In Bitrix24 können Sie E-Mails direkt aus dem Formular eines CRM-Elements an Kunden senden. Der Nachrichtenverlauf wird im Formular gespeichert, sodass Sie jede E-Mail schnell wiederfinden können.
Je nach den Einstellungen für ausgehende CRM-Webmails können Sie Nachrichten an folgende Adressen senden:
E-Mail-Nachrichten an beliebige E-Mail-Adressen senden
Vom Formular des CRM-Elements aus können Sie Nachrichten an E-Mail-Adressen von Kunden, Mitarbeitern sowie an Adressen senden, die noch nicht in der Empfängerliste gespeichert sind.
1-3. Öffnen Sie den Bereich CRM > Mehr > Einstellungen > CRM-Einstellungen.
4-5. Wählen Sie Sonstiges > Sonstige Einstellungen.
6. Klicken Sie auf Aktivitäten.
7. Stellen Sie sicher, dass die Option Senden von E-Mails an beliebige Adressen erlauben im Block Parameter der ausgehenden E-Mails aktiviert ist.
8. Legen Sie fest, ob ein Lead oder Kontakt erstellt werden soll, wenn Sie an eine E-Mail-Adresse senden, die nicht im CRM gespeichert ist. Speichern Sie die Änderungen.
Jetzt können Sie E-Mail-Nachrichten aus dem CRM-Element an beliebige Adressen senden, z. B. an Lieferanten oder Auftragnehmer.
Um eine E-Mail zu senden, öffnen Sie das Formular des gewünschten Elements.
1-2. Klicken Sie auf Mehr > E-Mail.
3. Wählen Sie den Empfänger aus der Liste aus oder fügen Sie einen neuen hinzu.
Neue Empfänger in der Webmail
E-Mail-Adressen aus dem Formular des CRM-Elements senden
Ist die Option Senden von E-Mails an beliebige Adressen erlauben in den CRM-Einstellungen deaktiviert, können Sie E-Mails nur an die Adresse senden, die im Formular des CRM-Elements oder der damit verknüpften Kontakte und Unternehmen angegeben ist. Das hilft, Fehler zu vermeiden, wenn der Mitarbeiter wichtige Informationen an eine falsche Adresse sendet.
In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie einen Empfänger in den folgenden Elementen auswählen können:
Empfänger im Lead auswählen
Von einem Lead aus können Sie eine E-Mail an die Adresse senden, die im Lead oder in den damit verknüpften Kontakten und Unternehmen angegeben ist.
E-Mail-Adresse im Lead. Ist das E-Mail-Feld im Lead-Formular ausgefüllt, wird diese Adresse automatisch als E-Mail-Empfänger festgelegt. Bei mehreren angegebenen Adressen können Sie auswählen, an welche die Nachricht gesendet werden soll.
Wenn das E-Mail-Feld im Lead-Formular nicht ausgefüllt ist und kein Kontakt oder Unternehmen verknüpft ist, kann keine E-Mail gesendet werden. In diesem Fall erscheint im Formular der neuen Nachricht eine Fehlermeldung.
E-Mail-Adresse des Kontakts und Unternehmens. Ist ein Kontakt und ein Unternehmen mit dem Lead verknüpft, können Sie als Empfänger die E-Mail-Adresse sowohl des Kontakts als auch des Unternehmens auswählen.
Ist nur der Kontakt im Lead angegeben, der mit dem Unternehmen verknüpft ist, kann die E-Mail nur an die Adresse des Kontakts gesendet werden.
Empfänger im Kontakt und Unternehmen auswählen
Kontakt. Ist das Feld E-Mail im Formular ausgefüllt, wird diese Adresse automatisch als E-Mail-Empfänger festgelegt. Bei mehreren angegebenen Adressen können Sie auswählen, an welche die Nachricht gesendet werden soll.
Ist der Kontakt im Unternehmen vorhanden und das E-Mail-Feld in beiden Formularen ausgefüllt, kann die Nachricht an eine der angegebenen Adressen gesendet werden.
Unternehmen. Ist das E-Mail-Feld im Formular ausgefüllt, wird diese Adresse automatisch als Empfänger der Nachricht festgelegt. Bei mehreren angegebenen Adressen können Sie auswählen, an welche die Nachricht gesendet werden soll.
Ist ein Kontakt mit dem Unternehmen verknüpft und das E-Mail-Feld in beiden Formularen ausgefüllt, können Sie die Nachricht an jede der angegebenen Adressen senden.
Empfänger im Auftrag, in der Rechnung, im Angebot oder Smartprozess auswählen
Um eine E-Mail aus dem Formular eines Auftrags, einer Rechnung, eines Angebots oder Smartprozesses zu senden, verknüpfen Sie diesen mit einem Kontakt oder einem Unternehmen.
Am Beispiel eines Auftrags zeigen wir, wie Sie einen E-Mail-Empfänger auswählen.
Ist ein Kontakt oder ein Unternehmen mit dem Auftrag verknüpft, können Sie als Empfänger die E-Mail-Adresse sowohl des Kontakts als auch des Unternehmens auswählen.
Ist der Auftrag mit einem Kontakt verknüpft, der einem Unternehmen zugeordnet ist, wird nur die E-Mail-Adresse des Kontakts als Empfänger angezeigt.
Ist kein Kontakt oder Unternehmen mit ausgefülltem E-Mail-Feld mit dem Auftrag verknüpft, können Sie keine E-Mail senden. Im Formular der neuen E-Mail-Nachricht wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Wer kann E-Mails aus dem Formular des CRM-Elements senden?
Um E-Mails aus dem Formular des CRM-Elements zu senden, benötigen Sie Zugriffsrechte zum Ändern und Anzeigen der zugehörigen Kontakte und Unternehmen.
Wenn Sie keinen Zugriff auf den Kontakt oder das Unternehmen haben, werden diese als Ausgeblendeter Kontakt oder Ausgeblendetes Unternehmen angezeigt. Sie können diesen Empfängern keine E-Mails senden.
Die CRM-Zugriffsrechte können vom Bitrix24-Administrator und dem Mitarbeiter mit dem Zugriffsrecht Nutzer kann CRM-Einstellungen bearbeiten konfiguriert werden.
Zugriffsrechte im CRM
Zusammenfassung
- In Bitrix24 können Sie E-Mails direkt aus dem CRM-Element-Formular an Kunden senden.
- Je nach den Einstellungen für ausgehende CRM-Webmails können Sie Nachrichten an beliebige Adressen oder an die Adresse senden, die im Formular des CRM-Elements oder der damit verknüpften Kontakte und Unternehmen angegeben ist.
- Um an beliebige E-Mails zu senden, aktivieren Sie die Option Senden von E-Mails an beliebige Adressen erlauben in den CRM-Einstellungen.
- Wenn Sie eine E-Mail an einen Empfänger senden, der im CRM nicht registriert ist, wird ein Lead oder Kontakt erstellt.
- Um E-Mails aus dem Formular des CRM-Elements zu senden, benötigen Sie Zugriffsrechte zum Ändern und Anzeigen der zugehörigen Kontakte und Unternehmen.