In Bitrix24 können Sie direkt aus dem CRM-Element-Formular mit Kunden kommunizieren. Der Nachrichtenverlauf wird im Kundenformular gespeichert, sodass Sie schnell die benötigte E-Mail finden können. In diesem Beitrag haben wir Antworten auf die häufigsten Fragen zur Webmail im CRM zusammengestellt.

Dieser Beitrag beantwortet folgende Fragen:

• Warum werden E-Mails nicht automatisch im CRM gespeichert?
• Warum kann ich keine Leads und Aufträge aus den E-Mails erstellen?
• Warum kann die E-Mail mit keinem anderen Auftrag verknüpft werden?
• Wer kann für die E-Mail im CRM-Element-Formular verantwortlich sein?
• Warum werden unterschiedliche Zeiten für eine E-Mail in der Webmail und im CRM angezeigt?
• Warum sieht der Mitarbeiter keine E-Mail im CRM-Element-Formular?

Warum werden E-Mails nicht automatisch im CRM gespeichert?

Wenn die E-Mail automatisch im CRM nicht gespeichert werden, aber der Mitarbeiter dies manuell ausführen kann, prüfen Sie die Mailbox-Einstellungen.

1-2. Öffnen Sie den Bereich Webmail > Einstellungen (⚙️) > Mailbox-Einstellungen.
3. Wählen Sie Ordner für Synchronisierung konfigurieren.
4. Prüfen Sie, was im Punkt Spam verschieben in Ordner angegeben ist. Wenn der Ordner Eingang angegeben ist, werden alle eingehenden E-Mails automatisch im CRM gespeichert.
5. Wählen Sie für Spam einen anderen Ordner aus, zum Beispiel Spam. Danach werden eingehende E-Mail im CRM gespeichert.

Wer kann Leads und Aufträge aus den E-Mails erstellen?

Ist die CRM-Integration in den Postfacheinstellungen aktiviert, werden Leads oder Aufträge automatisch erstellt.

Ist die CRM-Integration deaktiviert, kann ein Mitarbeiter mit Zugriff auf das Postfach eine E-Mail manuell im CRM speichern. Klicken Sie dazu in der Liste der eingehenden E-Mails auf CRM neben der entsprechenden E-Mail.

Warum kann die E-Mail mit keinem anderen Auftrag verknüpft werden?

Um eine E-Mail mit einem anderen Auftrag zu verknüpfen, sollte der Mitarbeiter die Zugriffsrechte zum Ändern dieser Aufträge besitzen. Die CRM-Zugriffsrechte können Bitrix24 Administratoren und Mitarbeiter mit dem Zugriffsrecht Nutzer kann Einstellungen bearbeiten.
Zugriffsrechte im CRM

1. Öffnen Sie den Auftrag, mit dem die E-Mail verbunden ist. Klicken Sie in der Timeline auf Öffnen.
2. Klicken Sie auf Mehr > Auftrag ändern.

Wenn die Schaltfläche Auftrag ändern fehlt, können Sie die E-Mail nicht mit einem anderen Auftrag verknüpfen. Dies passiert, wenn ein Lead in einen Auftrag umgewandelt wird – die E-Mail bleibt sowohl mit dem Auftrag als auch mit dem ursprünglichen Lead verknüpft.

Das Feld „Dazugehörige Dokumente“ ist nicht aktiv, der Auftrag kann nicht geändert werden

Wer kann für die E-Mail im CRM-Element-Formular verantwortlich sein?

Die verantwortliche Person für die E-Mail im CRM-Element-Formular ist der Mitarbeiter, der für den Auftrag zuständig ist. Diese Person wird automatisch für alle mit dieser E-Mail verbundenen Aufgaben und Aktivitäten verantwortlich (1).

Wird die E-Mail im CRM-Element-Formular gespeichert, erscheint eine Systembenachrichtigung über die neue E-Mail mit der geplanten Aktivität. Neben der Aktivität wird das Profilbild des Mitarbeiters angezeigt, der das Postfach verknüpft hat (2). Dieser Mitarbeiter kann die Einstellungen der CRM-Integration anpassen.

Warum werden unterschiedliche Zeiten für eine E-Mail in der Webmail und im CRM angezeigt?

Eine E-Mail kann drei verschiedene Zeiten aufweisen:

• Die Zeit, zu der die E-Mail tatsächlich empfangen wurde,
• Die Zeit, zu der die E-Mail im CRM gespeichert wurde,
• Die Zeit, zu der eine Aktivität aus der E-Mail im CRM-Element-Formular erstellt wurde.

Die Zeit, zu der die E-Mail tatsächlich empfangen wurde. Öffnen Sie den Bereich Webmail und öffnen Sie die gewünschte E-Mail. Die tatsächliche Zeit des Nachrichtenempfangs ist in der rechten Ecke oben angegeben.

Die Zeit, zu der die E-Mail im CRM gespeichert wurde. Diese Zeit wird in der Timeline des CRM-Formulars angegeben.

Die Zeit, zu der eine Aktivität aus der E-Mail im CRM-Element-Formular erstellt wurde. Bei einer geplanten Aktivität wird die Zeit angegeben, zu der die E-Mail ins CRM gelangt ist. Wenn die Aktivität abgeschlossen ist, wird die Abschlusszeit angezeigt.

Verarbeitete Aktivität im Formular des CRM-Elements

Warum sieht der Mitarbeiter keine E-Mail im CRM-Element-Formular?

E-Mails werden nur den Mitarbeitern angezeigt, die Leserechte für die mit der E-Mail verknüpften Elemente haben. Ist die E-Mail beispielsweise mit einem Auftrag und einem Kontakt verknüpft, der Mitarbeiter hat jedoch keine Zugriffsrechte auf den Kontakt, wird die E-Mail im Auftragsformular nicht sichtbar sein.

Die CRM-Zugriffsrechte können Bitrix24 Administratoren und Mitarbeiter mit dem Zugriffsrecht Nutzer kann Einstellungen bearbeiten.
Zugriffsrechte im CRM