Mit dem Formular-Layout können Sie festlegen, welche Felder und Blöcke für verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen sichtbar sind. So arbeitet jeder Nutzer nur mit den relevanten Informationen und spart Zeit.

Ein Beispiel: Ein Operator muss schnell den Namen und die Telefonnummer eines Kunden erfassen, während ein Vertriebsmitarbeiter Kommentare und spezifische Wünsche zum Auftrag benötigt. So lässt sich das Formular optimal an die Anforderungen verschiedener Abteilungen anpassen, was die Arbeit beschleunigt und die Fehler bei der Dateneingabe verringert.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie:

• die Struktur des Formular-Layouts anpassen,
• ein neues Formular-Layout erstellen,
• es bearbeiten oder löschen.

Struktur des Formular-Layouts anpassen

Passen Sie das Formular-Layout an die Anforderungen Ihrer Abteilung an – alle vorgenommenen Änderungen werden im Layout gespeichert und stehen künftig zur Verfügung.

Öffnen Sie das gewünschte CRM-Element – zum Beispiel einen Lead, Auftrag oder Kontakt.

Felder in einem Bereich bearbeiten. In jedem Bereich können Sie Felder ausblenden, die nicht benötigt werden, oder deren Darstellung anpassen. So bleiben nur die relevanten Informationen sichtbar. Jedes Feld kann später wieder eingeblendet werden.

1. Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Namen des Bereichs.
2. Klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) neben dem gewünschten Feld.
3. Blenden Sie das Feld aus oder passen Sie seine Einstellungen an. Sie können beispielsweise die Option Immer anzeigen aktivieren, damit das Feld auch dann sichtbar bleibt, wenn es leer ist, oder es als Pflichtfeld kennzeichnen – die Speicherung ist nur möglich, wenn das Feld ausgefüllt ist. Bei benutzerdefinierten Feldern können Sie zudem einen Hinweis hinzufügen oder das Feld für bestimmte Mitarbeiter ausblenden.
4. Speichern Sie die Änderungen.
Benutzerdefinierte Felder in CRM-Elementen
Systemfelder im CRM

Bereich umbenennen. Der Name des Bereichs sollte klar erkennbar sein, welche Informationen er enthält. Falls der aktuelle Name nicht aussagekräftig ist, können Sie ihn ändern. Wenn Sie beispielsweise mit Warenlieferungen arbeiten, können Sie den Bereich „Sonstiges“ in „Lieferung“ umbenennen und Felder wie „Adresse“ oder „Lieferdatum“ hinzufügen.

Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Bereichsnamen und geben Sie den neuen Namen ein.

Vorhandenes Feld hinzufügen. Falls im Bereich benötigte Daten fehlen, können Sie ein passendes Feld aus der Liste auswählen. Sie können zum Beispiel das Feld „Zahlungsfrist“ hinzufügen.

1. Klicken Sie auf Feld auswählen.
2. Wählen Sie die gewünschten Felder aus.
3. Bestätigen Sie mit Auswählen – die Felder werden im Formular angezeigt.

Feld erstellen. Wenn kein passendes Feld im Formular vorhanden ist, erstellen Sie ein neues – mit jedem gewünschten Typ und den benötigten Parametern.

1. Klicken Sie auf Feld erstellen.
2–3. Wählen Sie den Typ aus, geben Sie den Namen an und markieren Sie die gewünschten Optionen.
4. Speichern Sie das Feld – es erscheint im Formular des CRM-Elements.

Neuen Bereich erstellen. Erstellen Sie einen Bereich, wenn Mitarbeiter einen separaten Block mit Informationen benötigen. Zum Beispiel können Sie den Bereich „Dokumente“ mit den Feldern „Vertragsnummer“ und „Unterzeichnungsdatum“ erstellen.

1. Klicken Sie unten im Formular auf Bereich hinzufügen.
2. Geben Sie den Namen ein.
3. Wählen Sie Felder aus der Liste aus oder erstellen Sie neue.

Bereich löschen. Wenn ein Bereich nicht mehr benötigt wird, löschen Sie ihn. Die Felder aus diesem Bereich werden nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet. Bei Bedarf können Sie die Felder in einen anderen Bereich des Formulars verschieben.

1. Klicken Sie auf Bereich löschen.
2. Wählen Sie Fortfahren.

Neues Formular-Layout erstellen

Wenn Sie die Struktur des Formular-Layouts konfiguriert haben, speichern Sie es als separate Ansicht und legen Sie fest, wer damit arbeiten darf.

1–2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Formulars auf Einstellungen (⚙️) > Neues Layout.
3. Geben Sie den Namen ein.
4. Wählen Sie die Mitarbeiter oder Abteilungen aus, für die dieses Layout verfügbar sein soll.
5. Konfigurieren Sie die Parameter:

• Automatisch anwenden – dieses Layout wird zur Hauptansicht für die ausgewählten Abteilungen oder Mitarbeiter und öffnet sich standardmäßig.
• Layout verfügbar machen, wenn ein Element erstellt wird – Mitarbeiter können dieses Layout beim Erstellen eines CRM-Elements auswählen.
• Layout verfügbar machen, wenn ein Element bearbeitet wird – Mitarbeiter können dieses Layout beim Ändern der Daten im Formular des CRM-Elements auswählen.

6. Speichern Sie die Änderungen.

Um die Liste der für das Formular verfügbaren Layouts anzuzeigen, öffnen Sie die Einstellungen (⚙️). Der Mitarbeiter kann jederzeit das Formular-Layout umschalten.
Formulareinstellungen der CRM-Elemente

Formular-Layout bearbeiten oder löschen

Wenn Sie die Liste der berechtigten Mitarbeiter aktualisieren, die Einstellungen anpassen oder nicht mehr benötigte Formularansichten löschen möchten, können Sie dies direkt in den Einstellungen vornehmen.

1–2. Öffnen Sie das CRM-Element und klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > Layouts, um die Liste der verfügbaren Layouts und zugeordneten Mitarbeiter anzuzeigen.
3. Um Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu entfernen, klicken Sie auf Plus (+).
4–5. Um den Namen oder die Einstellungen zu ändern, wählen Sie das gewünschte Layout aus und klicken Sie auf Bearbeiten.
6. Speichern Sie die Änderungen.
7–8. Um ein Layout zu löschen, wählen Sie es in der Liste aus und klicken Sie auf Löschen.