Wiederkehrende Aufträge eignen sich ideal für die Zusammenarbeit mit Stammkunden – etwa bei monatlichen Dienstleistungen, Vermietungen oder Lieferungen. Das CRM erstellt solche Aufträge automatisch nach einem von Ihnen definierten Zeitplan. So bleiben Sie rechtzeitig mit Ihren Kunden in Kontakt und können Routineaufgaben effizient automatisieren.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• wie Sie wiederkehrende Aufträge erstellen,
• wie die Liste der wiederkehrenden Aufträge verwaltet wird.

Wiederkehrende Aufträge erstellen

Öffnen Sie den Bereich CRM > Aufträge und klicken Sie auf Erstellen. Füllen Sie die Felder im Bereich Wiederkehrender Auftrag aus.

Auftrag erneut erstellen – legen Sie fest, wie oft der Auftrag erstellt werden soll.

• Intervall angeben – Das CRM erstellt Aufträge automatisch nach einem Zeitplan.
• Nur einmal, mit einem Zeitplan – Der Auftrag wird nur einmal zu einem von Ihnen festgelegten Datum erstellt.

Für einen Auftrag, der einmalig erstellt wird, geben Sie das Erstellungsdatum an

Intervall angeben – für regelmäßig erstellte Aufträge legen Sie das Intervall fest: einmal pro Tag, einmal pro Woche, einmal pro Monat, einmal pro Jahr oder ein benutzerdefiniertes Intervall, z. B. alle drei Tage.

Wiederkehrenden Auftrag stoppen – legen Sie fest, wann die automatische Erstellung enden soll:

• Niemals – Die Aufträge werden unbegrenzt weiter erstellt.
• Datum angeben – Die Aufträge werden bis zum angegebenen Datum erstellt.
• Wiederholungszahl angeben – Das CRM stoppt die Erstellung nach der angegebenen Anzahl von Wiederholungen.

Ersten Auftrag erstellen am – geben Sie an, wann das CRM den ersten wiederkehrenden Auftrag automatisch erstellt.

Wählen Sie die Option Auftrag nach dem Erstelldatum starten, damit die Aufträge bereits im Voraus erstellt werden. So haben Sie ausreichend Zeit, Dokumente vorzubereiten und den Kunden rechtzeitig vor Auftragsbeginn zu kontaktieren. Beispiel: Das Erstelldatum des ersten Auftrags ist der 3. November und Sie geben eine Verzögerung von 2 Tagen an. Der Auftrag wird dann am 3. November erstellt, im Feld Anfangsdatum wird jedoch der 5. November angezeigt.

Auftragsdauer (dadurch wird das Auftragsenddatum festgelegt) – geben Sie die Auftragsdauer an. Standardmäßig sind 7 Tage eingestellt, Sie können aber jeden beliebigen anderen Zeitraum wählen. Das CRM trägt das berechnete Datum automatisch in das Feld Abschlussdatum des Auftrags ein, sodass Sie immer wissen, bis wann der Auftrag abgeschlossen sein muss.

Pipeline – in dieser Pipeline werden die wiederkehrenden Aufträge erstellt.

Speichern Sie die Änderungen.

Liste wiederkehrender Aufträge verwalten

Nach der Erstellung eines wiederkehrenden Auftrags speichert das CRM diesen als Vorlage ab. Alle Vorlagen werden in einer Liste zusammengefasst – jede Pipeline hat eine eigene Liste. Hier können Sie grundlegende Informationen bearbeiten, nach Vorlagen suchen und diese verwalten.

Liste anzeigen.

1–3. Öffnen Sie die gewünschte Pipeline und klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > Vorlagen der regelmäßigen Aufträge.
4–5. Falls die benötigten Spalten nicht angezeigt werden, klicken Sie oben links in der Tabelle auf Einstellungen (⚙️) und aktivieren Sie die gewünschten Felder. Wählen Sie zum Beispiel das Feld Aufträge erstellt, um die Gesamtzahl der bereits erstellten Aufträge pro Vorlage anzuzeigen.
6. Klicken Sie auf Anwenden.

Vorlage suchen – nach Schlüsselwörtern oder Parametern der Aufträge.

1. Klicken Sie auf Filter + Suche und geben Sie einen Suchbegriff ein – zum Beispiel den Namen der für den Auftrag verantwortlichen Person. In der Liste werden die entsprechenden Vorlagen angezeigt.
2. Um die Suche weiter einzugrenzen, fügen Sie zusätzliche Filter hinzu: Klicken Sie erneut auf die Suchleiste und füllen Sie die gewünschten Felder aus, z. B. den Auftragsbetrag.
3–5. Wenn das gewünschte Feld im Filter fehlt, klicken Sie auf Feld hinzufügen. Wählen Sie es in der Liste und klicken Sie auf Anwenden.
6. Klicken Sie auf Suchen, nachdem Sie alle Suchparameter angegeben haben.
7. Um alle Filter zurückzusetzen, klicken Sie auf das Kreuz in der Suchleiste.

Vorlagen verwalten. Klicken Sie auf das Menü (≡) neben dem Namen der Vorlage, um die verfügbaren Aktionen anzuzeigen:

• Anzeigen,
• Bearbeiten,
• Löschen – Die nach dieser Vorlage bereits erstellte Aufträge bleiben im CRM erhalten, es werden jedoch keine neuen mehr angelegt.

In der Timeline werden alle Aufträge angezeigt, die auf dieser Vorlage basieren, sowie das Datum der nächsten geplanten Erstellung.