Wiederkehrende Rechnungen unterstützen Sie dabei, regelmäßige Zahlungseingänge von Kunden – wie Mietzahlungen, Servicegebühren oder Abonnementbeiträge – zuverlässig zu verwalten. Ihr CRM generiert und versendet diese Rechnungen automatisch gemäß Ihrem definierten Zeitplan. Kunden erhalten so pünktlich Zahlungserinnerungen, während Sie wertvolle Zeit bei der Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben einsparen.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie:

• eine wiederkehrende Rechnung anlegen,
• diese an den Kunden senden,
• die Übersicht aller wiederkehrenden Rechnungen aufrufen.

Wiederkehrende Rechnung erstellen

Öffnen Sie den Bereich CRM > Umsatz > Rechnungen und klicken Sie auf Erstellen. Füllen Sie im Rechnungsformular im Block Wiederkehrende Rechnung die Felder aus.

Rechnung erneut erstellen – definieren Sie, wie häufig die Rechnung erstellt werden soll:

• Intervall angeben – CRM generiert Rechnungen automatisch nach dem festgelegten Zeitplan, z. B. wöchentlich oder monatlich.
• Nur einmal, mit einem Zeitraum – die Rechnung wird einmalig zum angegebenen Datum erstellt.

Wiederholungsintervall – legen Sie das Intervall fest: einmal pro Tag, pro Woche, pro Monat, pro Jahr oder definieren Sie ein benutzerdefiniertes Intervall, z. B. alle 3 Tage.

Wiederkehrende Rechnungen stoppen – legen Sie fest, wann die automatische Erstellung beendet werden soll:

• Niemals – Rechnungen werden fortlaufend erstellt.
• Datum angeben – die letzte Rechnung wird am angegebenen Datum generiert.
• Wiederholungszahl angeben – CRM stoppt die Erstellung nach Erreichen der festgelegten Wiederholungsanzahl.

Erste Rechnung erstellen am – geben Sie an, wann die erste Rechnung erstellt werden soll. Wählen Sie die Option Rechnung nach dem Erstelldatum ausstellen, um Rechnungen mit Verzögerung zu erstellen. Dies ist praktisch, wenn Sie Dokumente im Voraus vorbereiten und z. B. einige Tage vor der Zahlungsfrist versenden möchten. Wenn das Erstellungsdatum der ersten Rechnung z. B. der 3. November ist und eine Verzögerung von 2 Tagen angegeben ist, wird die Rechnung am 3. November erstellt, aber im Feld Rechnungsdatum wird der 5. November angezeigt.

Zahlungsfrist der Rechnung – legen Sie den Zeitraum fest, innerhalb dessen der Kunde die Rechnung begleichen muss. Diese Angabe wird im Rechnungsformular im Feld Zahlungsfrist angezeigt. 

Speichern Sie die Änderungen.

Rechnung per E-Mail senden

Damit die wiederkehrende Rechnung automatisch an den Kunden gesendet wird, aktivieren Sie die Option Rechnung automatisch senden und füllen Sie die Felder aus:

E-Mail-Vorlage – die Vorlage, nach der die Rechnung an den Kunden gesendet wird.
E-Mail-Vorlagen im CRM

Druckbares Formular – die Vorlage, nach der die Rechnung für den Kunden erstellt wird.
Dokumentenvorlagen im CRM

Absender – die E-Mail-Adresse, von der die Rechnung an den Kunden gesendet wird.

Empfänger – wählen Sie aus, an welche E-Mail-Adresse die Rechnung gesendet werden soll. Falls der ausgewählte Kontakt keine E-Mail-Adresse hat, bleibt die Liste leer. Sie können eine Adresse hinzufügen oder einen anderen Kontakt aus dem CRM auswählen – klicken Sie dazu auf Empfänger hinzufügen. Nach der Auswahl erscheint dieser automatisch im Feld Kunde im Rechnungsformular.

Liste der wiederkehrenden Rechnungen öffnen

Nach der Erstellung wird die wiederkehrende Rechnung im CRM als Vorlage hinterlegt. Alle diese Vorlagen sind in einem separaten Bereich zusammengefasst. Dort können Sie erfahren, welche Rechnungen konfiguriert sind, welche Verantwortlichen zugeordnet wurden und wann neue Dokumente generiert werden sollen.

1–2. Klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > Vorlagen der wiederkehrenden Rechnungen.
3–5. Falls benötigte Spalten nicht sichtbar sind, öffnen Sie über das Einstellungen-Symbol (⚙️) in der oberen rechten Ecke der Tabelle. Aktivieren Sie beispielsweise das Feld Erstellte Rechnungen, um die Gesamtanzahl der pro Vorlage generierten Rechnungen anzuzeigen.

Speichern Sie die Änderungen.