Mit der elektronischen Unterschrift für HR in Bitrix24 können Sie Mitarbeiter in Gruppen zusammenfassen – zum Beispiel nach Abteilungen, Projekten oder anderen Kriterien. Das ist besonders praktisch, wenn Sie ein Dokument mehreren Personen gleichzeitig zur Unterschrift schicken müssen. So sparen Sie Zeit und vermeiden manuellen Aufwand.
Typische Anwendungsfälle:
- Mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen nehmen an einer Konferenz teil. Die Personalabteilung erstellt eine Dienstreise-Anordnung und schickt sie an die gesamte Gruppe.
- Ein funktionsübergreifendes Team muss über eine Sonderregelung für die Arbeit an einem freien Tag informiert werden. Die Anordnung geht direkt an alle Teammitglieder.
- In einem Unternehmensverbund mit mehreren Tochterfirmen soll eine interne Richtlinie nur an die Mitarbeiter einer bestimmten Gesellschaft gehen. Die Gruppe wird einmal angelegt – und das Dokument landet nur bei den richtigen Empfängern.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen:
Gruppe erstellen
1. Öffnen Sie den Bereich Elektronische Unterschrift für HR.
2–4. Klicken Sie auf Mehr > Mitarbeiter > Mitarbeitergruppen.
5. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen.
6–7. Geben Sie einen Gruppennamen ein, z. B. „Dienstreise Berlin 17.11.2025“. Klicken Sie auf Erstellen.
8–9. Öffnen Sie die erstellte Gruppe und klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen.
10–11. Wählen Sie Mitarbeiter oder Abteilungen aus und klicken Sie auf Speichern.
Gruppe für die Unterzeichnung der Dienstreiseanordnung ist erfolgreich erstellt
Gruppe bearbeiten oder löschen
Teilnehmer bearbeiten: Fügen Sie Mitarbeiter hinzu oder entfernen Sie sie. Öffnen Sie dazu die Gruppe und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Gruppe umbenennen: Passen Sie den Namen an, wenn sich der Zweck der Gruppe ändert – zum Beispiel von „Dienstreise November“ zu „Dienstreise Dezember“.
Gruppe kopieren: Nützlich, wenn Sie eine neue Gruppe mit ähnlichen Mitgliedern erstellen möchten.
Gruppe löschen: Entfernen Sie die Gruppe, wenn sie nicht mehr benötigt wird – beispielsweise nach Abschluss einer Dienstreise oder eines Projekts.
Klicken Sie auf Menü (≡) und wählen Sie die gewünschte Aktion aus.
Dokument zur Unterzeichnung senden
Um ein Dokument für eine Gruppe von Mitarbeitern zur Unterschreibung vorzubereiten und zu senden:
1–2. Öffnen Sie den Bereich Elektronische Unterschrift für HR > Elektronische Unterschrift für HR.
3. Klicken Sie auf Erstellen.
4-5. Wählen Sie ein Dokument aus den zuletzt hochgeladenen aus oder fügen Sie ein neues hinzu. Klicken Sie auf Fortfahren.
6. Füllen Sie die Unternehmensdaten aus und geben Sie den Unternehmensvertreter an.
7. Klicken Sie auf Fortfahren.
8–9. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die das Dokument unterzeichnen sollen – klicken Sie auf Mitarbeitergruppen und wählen Sie die gewünschte aus.
10. Klicken Sie auf Fortfahren. Wenn die Gruppe Mitarbeiter hat, die sich geweigert haben, elektronische Personalunterlagen zu unterzeichnen, erhalten sie das Dokument nicht.
Unterschriftsverweigerung: Mitarbeiterliste erstellen.
11–12. Bearbeiten Sie das Dokument, falls erforderlich. Verwenden Sie dazu die Editorblöcke auf der rechten Seite. Klicken Sie auf Fortfahren.
13. Überprüfen Sie die Daten und klicken Sie auf Zur Unterschreiben senden.
Zusammenfassung
- Mit der elektronischen Unterschrift für HR in Bitrix24 können Sie Mitarbeiter in Gruppen zusammenfassen – zum Beispiel nach Abteilungen, Projekten oder anderen Kriterien. Das ist besonders praktisch, wenn Sie ein Dokument mehreren Personen gleichzeitig zur Unterschrift schicken müssen.
- Um eine gruppe zu erstellen, öffnen Sie den Bereich Elektronische Unterschrift für HR > Mehr > Mitarbeiter > Mitarbeitergruppen und klicken Sie auf Gruppe hinzufügen.
- Zu einer Gruppe können Sie einzelne Mitarbeiter und Abteilungen hinzufügen.
- Sie können die erstellten Mitarbeitergruppen umbenennen, kopieren oder löschen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, weitere Mitarbeiter hinzuzufügen oder vorhandene aus der Gruppe zu entfernen.
