Es kann vorkommen, dass Dokumente, zu welcher Zugang mehrere Mitarbeiter haben, gleichzeitig von ihnen bearbeitet werden. In diesem Fall werden mehrere Versionen der Datei erstellt, was in jedem Fall die weitere Arbeit an dem Dokument verwirrt.
Um solche Situationen zu vermeiden, steht Ihnen die Sperrfunktion zur Verfügung. Das Dokument kann nur vor dem Mitarbeiter bearbeitet werden, der es gesperrt hat. Alle anderen Mitarbeiter werden mit der Datei arbeiten und sie ändern können, nur nachdem dieser Benutzer die Datei gespeichert und wieder entsperrt hat.
So funktioniert das
Im Kontextmenü des nötigen Dokuments in der Liste wählen Sie die Funktion Sperren aus.
Danach werden andere Benutzer die Datei lesen aber nicht ändern können. Das Dokument wird entsprechend markiert.
Wenn Sie alle nötigen Änderungen vorgenommen haben, vergessen Sie nicht, die Datei wieder zu entsperren, damit die anderen Mitarbeiter weiter mit dem Dokument arbeiten können.
Im Kontextmenü der Datei wählen Sie die Option Entsperren aus.
Fehler: Dokument wurde nicht gespeichert
Wenn Sie die Datei sperren, während ein anderer Mitarbeiter damit arbeitet, wird ein Fehler auftreten, wenn Sie versuchen, diese Datei zu speichern.
Alle Änderungen werden dabei in einem neuen Dokument im Ordner "Gespeicherte Dateien" gespeichert. Sie können im Weiteren mit Ihrem Kollegen entscheiden, wie das ursprüngliche Dokument verarbeitet werden soll.