Sie können einen Ordner oder ein Dokument erstellen, ein Board anlegen oder eine Datei vom lokalen Computer hochladen.

1–3. Öffnen Sie den Bereich Drive und wechseln Sie zum Tab Drive. Wählen Sie den Speicherort: Mein Drive oder Unternehmensdrive.
4–5. Klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Aktion aus.

Datei. Ermöglicht das Hochladen beliebiger Dateien vom lokalen Computer, z. B. Dokumente, Bilder, Archive oder andere Formate. Dadurch sind alle benötigten Materialien zentral und jederzeit verfügbar.

Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus und klicken Sie auf Öffnen. Nach Abschluss des Uploads können Sie entweder auf Mehr hochladen klicken, um weitere Dateien hinzuzufügen, oder auf Schließen, um zum Drive zurückzukehren.

Ordner. Ermöglicht das Erstellen eines Ordners im Drive, um Dateien zu strukturieren. Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Erstellen.

Bitrix24 Docs, Board. Ermöglicht das Erstellen eines Textdokuments, einer Tabelle, einer Präsentation oder eines Boards und die sofortige Bearbeitung im integrierten Bitrix24-Editor.

Ändern Sie den Namen, bearbeiten Sie das Dokument oder das Board und schließen Sie es – alle Änderungen werden automatisch gespeichert.

Google Docs, MS Office Online, Office365. Wenn einer dieser Dienste im Unternehmen bereits verwendet wird, können Mitarbeiter weiterhin im gewohnten Editor arbeiten.

1–2. Wählen Sie den Dienst und den Dokumenttyp, den Sie erstellen möchten.
3. Melden Sie sich im externen Dienst an.
4–5. Bearbeiten Sie das Dokument und schließen Sie es.
6–8. Klicken Sie auf Speichern unter, geben Sie den Dokumentnamen an und speichern Sie die Änderungen – die Datei wird zu Bitrix24 hinzugefügt.
Mit Dokumenten in Google Docs arbeiten

In der mobilen App von Bitrix24 können Sie einen Ordner erstellen und eine Datei vom Gerät auf den Drive hochladen.

1. Tippen Sie unten rechts auf Menü.
2–3. Tippen Sie auf Dateien und öffnen Sie den Tab Meine Dateien, um eine Datei zum persönlichen Drive hinzuzufügen, oder Dateien gesamt, um sie zum Unternehmensdrive hinzuzufügen.
4–7. Tippen Sie unten rechts auf Plus (+), um eine Datei hinzuzufügen. Machen Sie ein Foto oder Video oder wählen Sie Dateien vom Gerät aus und tippen Sie auf Öffnen oder Hochladen.
8–10. Um einen Ordner zu erstellen, tippen Sie oben rechts auf Drei Punkte (...) > Ordner erstellen, geben Sie den Namen ein und bestätigen Sie die Aktion.

Wählen Sie die Datei aus oder klicken Sie auf Menü (≡). Die Liste der verfügbaren Aktionen wird sowohl im oberen Bereich als auch im Kontextmenü der Datei angezeigt.

Details. Öffnet die Dateikarte mit folgenden Möglichkeiten:

• einen Link zur Datei dem Hauptmenü hinzufügen,
• allgemeine Dateiinformationen anzeigen (Größe, Änderungsdatum, Besitzer),
• die Datei öffnen, bearbeiten oder herunterladen,
• eine neue Version hochladen und den Versionsverlauf einsehen,
• Zugriffsrechte konfigurieren: den internen Link kopieren, den Zugriff per Link konfigurieren und Mitarbeitern im Block Freigeben persönlichen Zugriff gewähren,
• ansehen, in welchen Elementen die Datei verwendet wird (z. B. in Aufgaben, CRM-Elementen oder anderen Elementen),
• die Datei löschen.

Anzeigen. Öffnet die Datei zur Ansicht.

Herunterladen. Speichert die Datei lokal auf dem Computer.

Sperren. Schränkt vorübergehend die Bearbeitungsmöglichkeit durch andere Mitarbeiter ein. Diese Funktion ist hilfreich, um Versionskonflikte bei eigenen Änderungen zu vermeiden.
Sperrfunktion für Dokumente

Freigeben. Ermöglicht es, den Zugriff über einen Link für Mitarbeiter des Unternehmens und externe Nutzer einzurichten und diesen zu kopieren, um ihn über Messenger, SMS oder E-Mail zu versenden.
Ordner oder Datei freigeben

Zugriffsrechte. Dieser Menüpunkt wird nur angezeigt, wenn in den Drive-Einstellungen die Option Für bestimmte Dateien und Ordner erweiterte Zugriffsrechte aktivieren aktiviert ist.

Hier können Zugriffsrechte für einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen eingesehen und angepasst werden. Nach der Konfiguration finden berechtigte Kollegen die Datei an ihrem Speicherort: im Unternehmensdrive oder im persönlichen Drive eines Mitarbeiters.

Umbenennen. Ermöglicht es, den Dateinamen zu ändern.

Kopieren. Erstellt eine Kopie der Datei im ausgewählten Ordner auf dem aktuellen Drive.

Verschieben. Ermöglicht es, die Datei in einen anderen Ordner auf dem aktuellen Drive zu verschieben. Das Verschieben zwischen verschiedenen Drives ist nicht möglich.

Mit Drive verbinden. Nur für Dateien im Unternehmensdrive verfügbar. Ermöglicht es, die Datei zum persönlichen Drive eines Mitarbeiters hinzuzufügen, ohne sie zu kopieren.

Das ist praktisch, wenn das Team häufig mit einer gemeinsamen Datei arbeitet. Beispielsweise enthält die Datei einen Dienstplan für ein Quartal: Der Leiter aktualisiert ihn im Unternehmensdrive, und die Mitarbeiter öffnen stets die aktuelle Version in ihrem eigenen Drive.

Deaktivieren. Die Option ist für Ordner und Dateien verfügbar, die mit Ihrem Drive verbunden wurden – entfernt sie von Ihrem Drive. Das Original bleibt beim Besitzer.

Versionsverlauf. Zeigt, wer und wann die Datei geändert hat. Sie können frühere Versionen anzeigen.
Dateiversionen wiederherstellen

Workflows. Nur für Dateien im Unternehmensdrive verfügbar. Ermöglicht es, die Arbeit mit Dateien zu automatisieren, z. B. die Genehmigung von Dokumenten oder die Bearbeitung von Anfragen.
Workflows im Drive

Löschen. Ermöglicht es, die Datei in den Papierkorb zu verschieben oder endgültig zu löschen.
Papierkorb im Bitrix24 Drive

Halten Sie die Datei gedrückt, um das Menü aufzurufen. Wählen Sie eine Aktion aus:

• Teilen. Damit können Sie die Datei ohne vorheriges Herunterladen an einen externen Messenger senden, kopieren oder speichern. Das ist praktisch, wenn Sie ein Dokument schnell an einen Kunden oder Kollegen senden möchten.
• Herunterladen. Speichert die Datei auf dem Gerät.
• Verschieben. Verschiebt die Datei in einen anderen Ordner auf dem aktuellen Drive.
• Öffentlicher Link. Ermöglicht es, den Zugriff per Link zu aktivieren, zu konfigurieren und zu kopieren, um die Datei per Nachricht, SMS oder E-Mail zu senden.
• Kopieren. Erstellt eine Kopie der Datei.
• Umbenennen. Ändert den Dateinamen.
• Löschen. Verschiebt die Datei in den Papierkorb.
  Papierkorb im Drive

Sortierung und Anzeige konfigurieren. Bei einer großen Anzahl von Dateien im Drive können Sie die Darstellung der Liste anpassen, um den Überblick zu behalten.

Wählen Sie die Sortierparameter und die Reihenfolge aus. Bei Auswahl von Nach Größe in Kombination mit Rückwärts wird beispielsweise die größte Datei an erster Stelle angezeigt.

Die Option Gemischte Sortierung steuert die Reihenfolge von Ordnern und Dateien. Ist sie deaktiviert, werden zunächst alle Ordner (nach dem gewählten Kriterium sortiert) und anschließend alle Dateien (ebenfalls separat sortiert) angezeigt.

Wählen Sie die gewünschte Ansicht für Dateien und Ordner: Listenansicht, kleine Symbole oder große Vorschaubilder.

Datei finden. Sie können eine Datei über den Namen oder mithilfe von Filtern finden.

1. Geben Sie den Dateinamen (ganz oder teilweise) in das Feld Filter + Suche ein. Um Filter hinzuzufügen, klicken Sie erneut in das Suchfeld.
2. Geben Sie die gewünschten Suchbedingungen ein, z. B. den Speicherort der Datei.
3–4. Um weitere Parameter hinzuzufügen, klicken Sie auf Feld hinzufügen und wählen Sie die benötigten Felder aus.
5. Klicken Sie auf Filter speichern, um die Suchparameter für zukünftige Abfragen zu speichern.
6. Für eine schnelle Suche können gespeicherte Filter direkt ausgewählt werden.

1. Tippen Sie oben rechts auf das Lupensymbol, um eine Datei zu finden.
2. Tippen Sie oben rechts auf Drei Punkte (...) und konfigurieren Sie Sortierung und Anzeige der Dateien.
3. Wählen Sie, nach welchen Parametern und in welcher Reihenfolge die Dateien sortiert werden sollen. Wenn Sie beispielsweise die Option Nach Aktualisierungsdatum auswählen und auf das Symbol Pfeil nach oben tippen, wird die zuletzt bearbeitete Datei am Anfang der Liste angezeigt.
4. Aktivieren Sie die Option Dateiformate anzeigen, damit in der Liste die Erweiterung angezeigt wird, z. B. doc oder mp4.

Datei anhängen. Sie können eine Datei an eine Nachricht, eine Aufgabe, einen Feed-Beitrag usw. anhängen. Das ist besonders praktisch, wenn eine Datei zur gemeinsamen Bearbeitung an Kollegen übermittelt werden soll – beispielsweise zur Diskussion eines Dokuments im Chat oder zur direkten Anbindung an eine Aufgabe.

Beim Anhängen von Dokumenten oder Boards an Chats, Aufgaben, CRM-Elemente und andere Elemente werden die Zugriffsrechte automatisch erweitert. Alle Teilnehmer des jeweiligen Elements erhalten Bearbeitungsrechte, auch wenn der ursprüngliche Zugriff auf die Datei eingeschränkt war.

Soll der Zugriff nicht für alle Teilnehmer geöffnet werden, empfiehlt sich das Senden eines Links – in diesem Fall bleiben die ursprünglichen Zugriffsrechte der Datei unverändert.
Zugriff auf angehängte Dokumente

Link zu einem Ordner oder einer Datei senden – in einen Bitrix24-Chat, einen externen Messenger, per SMS oder per E-Mail. Den Link können Sie aus der Liste der Ordner und Dateien, aus der Karte mit den Dateiinformationen sowie direkt beim Arbeiten mit der Datei kopieren.

Zugriff per Link einrichten. Per Link können Sie unterschiedliche Zugriffsebenen für Mitarbeiter des Unternehmens und externe Nutzer festlegen. Für Mitarbeiter sind 2 Zugriffsebenen verfügbar:

• allgemein – gleich für alle Mitarbeiter, die den internen Link haben,
• persönlich – für bestimmte Mitarbeiter, Abteilungen oder Gruppen.

Klicken Sie auf Menü (≡) > Freigeben > Mehr Freigabeoptionen, öffnen Sie den Tab Autorisierte Nutzer und klicken Sie auf Bearbeiten, um zu den Einstellungen zu gelangen. Um den Link für externe Nutzer freizugeben, öffnen Sie den Tab Öffentlicher Zugriff.
Zugriff auf Dateien einstellen

Wenn Sie den persönlichen Zugriff einrichten, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung. Je nach Dateityp wird ihm angeboten, das Board zur Liste der Boards hinzuzufügen oder die Datei bzw. den Ordner mit dem Drive zu verbinden. Wenn der Mitarbeiter:

• die Aktion bestätigt, erscheint die Datei bzw. der Ordner in der Liste und der Mitarbeiter erhält persönlichen Zugriff darauf.
• ablehnt, behält der Mitarbeiter die allgemeine Zugriffsebene. Persönlichen Zugriff kann nur der Dokumentbesitzer oder ein Nutzer mit Vollzugriff erneut gewähren.

Zugriffsrechte konfigurieren. Sie können Zugriffsrechte für den Unternehmensdrive oder für bestimmte Ordner und Dateien festlegen. So können Materialien geteilt werden, ohne eine Datei oder einen Ordner mit dem Drive eines anderen Mitarbeiters zu verbinden.
Mein Drive: Zugriffsrechte einstellen und Dokumente freigeben

Dabei erhalten die Mitarbeiter keine Benachrichtigung. Um freigegebene Dateien zu finden, öffnen Sie das Profil des Mitarbeiters und wechseln Sie zum Tab Drive – dort werden alle Elemente angezeigt, für die Zugriffsrechte gewährt wurden.

Datei anhängen. Sie können eine Datei an eine Nachricht, eine Aufgabe, einen Feed-Beitrag usw. anhängen. Das ist besonders praktisch, wenn eine Datei zur gemeinsamen Bearbeitung an Kollegen übermittelt werden soll – beispielsweise zur Diskussion eines Dokuments im Chat oder zur direkten Anbindung an eine Aufgabe.

Beim Anhängen von Dokumenten oder Boards an Chats, Aufgaben, CRM-Elemente und andere Elemente werden die Zugriffsrechte automatisch erweitert. Alle Teilnehmer des jeweiligen Elements erhalten Bearbeitungsrechte, auch wenn der ursprüngliche Zugriff auf die Datei eingeschränkt war.

Soll der Zugriff nicht für alle Teilnehmer geöffnet werden, empfiehlt sich das Senden eines Links – in diesem Fall bleiben die ursprünglichen Zugriffsrechte der Datei unverändert.
Zugriff auf angehängte Dokumente

Datei senden. Sie können eine Datei ohne vorheriges Herunterladen an einen externen Messenger senden. Das ist praktisch, wenn Sie ein Dokument schnell mit einem Kunden teilen möchten.

Halten Sie die Datei gedrückt, um das Kontextmenü zu öffnen. Wählen Sie Teilen und legen Sie fest, an welchen Dienst bzw. an welche Person die Datei gesendet werden soll.

Öffentlichen Link senden. Sie können den Zugriff per Link konfigurieren, den Link kopieren und ihn per Nachricht, SMS oder E-Mail an externe Nutzer senden, z. B. an Kunden oder Auftragnehmer.

Halten Sie die Datei gedrückt, um das Menü zu öffnen. Wählen Sie Öffentlicher Link, aktivieren Sie den Zugriff per Link, konfigurieren Sie die Parameter und tippen Sie auf Kopieren.
Externen Nutzern Zugriff erteilen