Dokument vor der Unterzeichnung mit der elektronischen Unterschrift für HR genehmigen

Autor: Mia Fuchs

Zuletzt aktualisiert am 28. Juni 2024

Bevor Sie einige HR-Dokumente unterzeichnen, könnten Sie eine Genehmigung benötigen. Mit der elektronischen Unterschrift für HR haben Sie die Möglichkeit, eine bestimmte Person auszuwählen, die diese Genehmigung erteilen wird. Die zuständige Person überprüft das Dokument und leitet es dann zur Unterzeichnung an Ihren Unternehmensvertreter weiter.

Nach der Gesetzgebung und Regelungen für die Verwendung elektronischer Signaturen kann es in einigen Ländern erforderlich sein, eine spezielle Vereinbarung mit dem Mitarbeiter vor der Nutzung der Funktion über die Verwendung einer elektronischen Unterschrift abzuschließen.

Genehmigende Person auswählen

Der Mitarbeiter, der den Unterzeichnungsprozess initiiert hat, kann eine genehmigende Person auswählen. Das Dokument wird an diese Person gesendet, sobald alle darin enthaltenen Informationen vollständig sind und einer abschließenden Prüfung bedürfen.

Als genehmigende Person kann jeder Mitarbeiter angegeben werden, der den Zugriff auf die elektronische Unterschrift für HR hat.
Zugriffsrechte in der elektronischen Unterschrift für HR

Um ein Dokument ohne Unterzeichnung zu genehmigen, benutzen Sie Bitrix24 Workflows. Workflows im Feed

Dokument genehmigen

Sobald das Dokument zur Prüfung und Genehmigung gesendet wurde, erhält die genehmigende Person eine Nachricht im Bitrix24 Chat. Das Dokument kann sowohl in der Webversion als auch in der mobilen Anwendung von Bitrix24 genehmigt werden.

Webversion

Mobile Version

Klicken Sie auf Überprüfen und Genehmigen.

Wenn ein Dokument zur Genehmigung gesendet wird, wird der Zähler im Bereich Elektronische Unterschrift für HR > Warten auf meine Aktion aktiviert. Die genehmigten Dokumente verschwinden aus der Liste.

Überprüfen Sie das Dokument. Wenn alles korrekt ist, genehmigen Sie es. Wenn Sie jedoch einige Fehler gefunden haben, z. B. nicht korrekte persönliche Daten, können Sie den Unterzeichnungsprozess unterbrechen.

Nach der Genehmigung wird das Dokument an den Unternehmensvertreter zur Unterzeichnung gesendet.

Klicken Sie auf Überprüfen und genehmigen.
Prüfen Sie das Dokument und genehmigen Sie es.
Wenn Sie erfahren möchten, wer das Dokument unterschreiben wird, klicken Sie auf Unterzeichnende Parteien anzeigen.

Nachdem Sie das Dokument genehmigt haben, wird es an andere unterzeichnende Parteien gesendet.

Zusammenfassung

Die Person, die den Unterzeichnungsprozess initiiert hat, kann eine genehmigende Person auswählen.
Die genehmigende Person überprüft das Dokument und sendet es an den Unternehmensvertreter zur Unterzeichnung weiter.
Wenn Sie jedoch einige Fehler gefunden haben, z. B. nicht korrekte persönliche Daten, können Sie den Unterzeichnungsprozess unterbrechen.
Nach der Genehmigung wird das Dokument an den Unternehmensvertreter zur Unterzeichnung gesendet.
Das Dokument kann sowohl in der Webversion als auch in der mobilen Anwendung von Bitrix24 genehmigt werden.

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