Im Formular des CRM-Elementes können 2 Nutzerrollen angegeben werden: verantwortliche Person und Beobachter. Die verantwortliche Person ist für den Kunden und Verkaufsprozess zuständig. Sie können Beobachter hinzufügen, um anderen Mitarbeitern den Zugriff auf das CRM-Element zu vergeben. Dabei kann das CRM-Element nur eine verantwortliche Person, aber mehrere Beobachter haben.
Die Beobachter dürfen das CRM-Element lesen und einen Chat zur Besprechung des Auftrags direkt aus dem Formular des Elementes erstellen.
Bitrix24 Tarife.
Die Beobachter können in Leads, Aufträgen, Rechnungen, Smartprozessen und Dokumenten zur Unterzeichnung angegeben werden.
Beobachter hinzufügen
Die Möglichkeit, einen Beobachter zum CRM-Element hinzuzufügen, haben Sie sowohl in der Webvision als auch in der mobilen Anwendung von Bitrix24.
Finden Sie im Formular des CRM-Elementes das Feld Beobachter, klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Sie Mitarbeiter aus.
Um Beobachter sofort zu mehreren Elementen hinzuzufügen, verwenden Sie die Gruppen.
Gruppenoptionen im CRM
1. Öffnen Sie die Ansicht Liste.
2. Kreuzen Sie gewünschte CRM-Elemente an.
3. Wählen Sie Beobachter hinzufügen
4. Fügen Sie die gewünschten Mitarbeiter hinzu.
5. Um die Aktion auf alle Listenelemente, auch auf anderen Seiten, anzuwenden, aktivieren Sie die Option Für alle.
6. Klicken Sie auf Anwenden.
Die hinzugefügten Beobachter werden das CRM-Element lesen und sich über die Arbeit mit dem Kunden informieren dürfen.
Der hinzugefügte bzw. entfernte Beobachter erhält eine Benachrichtigung.
Öffnen Sie das Formular des CRM-Elementes und finden Sie das Feld Beobachter. Kreuzen Sie im Feld die Mitarbeiter an und klicken Sie auf Auswählen.
Der hinzugefügte bzw. entfernte Beobachter erhält eine Benachrichtigung.
Das Formular hat kein Feld Beobachter
Zugriffsrechte im CRM
Chat zur Besprechung des CRM-Elements erstellen
Erstellen Sie einen Chat direkt aus dem Formular des CRM-Elementes. Die verantwortliche Person, sowie alle Beobachter, werden automatisch in den Chat eingeladen.
Um einen Chat zu erstellen, klicken Sie in der Timeline des Formulars auf Im Chat besprechen.
Danach können Sie schnell aus dem Formular des CRM-Elementes in den Chat wechseln.
Wenn das Formular des CRM-Elementes bereits den Chat hat, wird dieser Chat geöffnet.
Die Teilnehmerlisten des Chats und die Beobachterliste im CRM-Element sind miteinander verbunden:
- Bei Hinzufügen eines Mitarbeiters, der im CRM-Element nicht angegeben ist, wird automatisch diesem der Status „Beobachter“ zugewiesen. Nach dem Entfernen aus dem Chat verbleibt der Mitarbeiter weiterhin als Beobachter im CRM-Element.
- Durch das Hinzufügen eines Mitarbeiters als Beobachter zum CRM-Element erfolgt automatisch die Aufnahme in den verknüpften Chat mit Zugriff auf alle Nachrichten. Bei Entfernung aus dem CRM-Element wird der Mitarbeiter ebenfalls aus dem Chat ausgeschlossen.
- Um den Zugriff auf den Chatverlauf einzuschränken, fügen Sie den Mitarbeiter zum Chat hinzu und deaktivieren Sie die Option „Verlauf anzeigen“. Dadurch sieht der Mitarbeiter nur neue Nachrichten.
- Soll ein Mitarbeiter die Chat-Diskussion nicht einsehen, können Sie ihn als Beobachter dem CRM-Element hinzufügen und anschließend aus der Chat-Teilnehmerliste entfernen.
Beobachter aus dem Formular des CRM-Elementes entfernen
Wenn der Mitarbeiter nicht mehr mit dem Kunden arbeitet, entfernen Sie den Nutzer aus der Liste der Beobachter im CRM-Element.
Öffnen Sie das CRM-Element und klicken Sie auf Bearbeiten.
Entfernen Sie den Mitarbeiter aus der Liste der Beobachter und speichern Sie die Änderungen.
Öffnen Sie das CRM-Element und klicken Sie im Feld Beobachter auf den Bleistift. Entfernen Sie das Häkchen bei den Mitarbeitern, die zu entfernen sind, und klicken Sie auf Auswählen. Speichern Sie die Änderungen.
Zusammenfassung
- Zum Formular des CRM-Elementes können Sie Beobachter hinzufügen, damit sie sich über die Arbeit mit dem Kunden informieren und daran teilnehmen können.
- Sowohl in der Webversion als auch in der mobilen Anwendung von Bitrix24 können Sie Beobachter hinzufügen und einen Chat zur Besprechung erstellen.
- Wenn Sie den Chat aus dem Formular des CRM-Elements erstellen, werden die verantwortliche Person und alle Beobachter automatisch eingeladen.
- Wenn der Mitarbeiter mit dem Kunden nicht mehr arbeitet, entfernen Sie den Nutzer aus der Liste der Beobachter im Formular des CRM-Elements. Die entfernten Beobachter verlassen automatisch auch den Chat des Elementes.
