In Bitrix24 können Sie Rechnungen, Lieferscheine und weitere Dokumente auf Grundlage der Daten aus CRM-Elementen und Bestandsverwaltung generieren. Die Zugriffsrechte definieren, wer Dokumente einsehen, bearbeiten oder Vorlagen anpassen darf.

Damit lässt sich die Verantwortung klar zwischen den Mitarbeitern aufteilen. So kann beispielsweise ein Vorgesetzter Vorlagen bearbeiten, während Mitarbeiter lediglich Lesezugriff auf die Dokumente erhalten.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• wie Sie Standardrollen auswählen,
• wie Sie individuelle Rollen erstellen,
• welche Rechte Sie konfigurieren können und wie diese funktionieren.

Um die Rechte einzurichten, öffnen Sie das Formular eines beliebigen Elements:

• 1–2. Wählen Sie Dokument > Neue Vorlage hinzufügen.
• 3–4. Klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > Zugriffsrechte.

Standardrollen auswählen

Eine Rolle ist eine Reihe von Zugriffsrechten, die einem Nutzer zugeordnet wird. Standardmäßig stehen zwei Rollen zur Verfügung: Administrator und Mitarbeiter. Ihre Konfiguration ermöglicht es den Mitarbeitern, mit allen Dokumenten zu arbeiten und die Zugriffsparameter zu verwalten.

Sie können Mitarbeiter den Standardrollen hinzufügen und die Berechtigungen mithilfe von Schaltern anpassen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie einer gesamten Abteilung schnell einheitliche Zugriffsrechte zuweisen möchten.

Eigene Rollen einrichten

Neben den Standardrollen können Sie eigene Rollen erstellen, die auf die spezifischen Aufgaben Ihres Teams zugeschnitten sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• 1–2. Erstellen Sie eine neue Rolle. Klicken Sie dazu auf Drei Punkte (...) und wählen Sie Neue Rolle hinzufügen, dann geben Sie den Namen der Rolle an.
• 3. Fügen Sie Mitarbeiter zu dieser Rolle hinzu.
• 4. Wählen Sie den passenden Satz von Rechten mithilfe der Schalter aus.

Sie können konfigurierte Rechte in eine neue Rolle kopieren und die Anzeigereihenfolge der Rollen anpassen.

• Rolle kopieren – kopiert alle konfigurierten Rechte in eine neue Rolle. Dies ist besonders praktisch, wenn Sie eine ähnliche Rolle mit nur geringfügigen Änderungen erstellen möchten.
• Rollen anzeigen/ausblenden – ermöglicht es, nur die gewünschten Rollen in der Liste anzuzeigen und andere auszublenden. Dies erleichtert den Vergleich oder die Bearbeitung mehrerer Rollen.

Um eine bestimmte Rolle zu konfigurieren, klicken Sie auf das Symbol Drei Punkte (...) rechts neben dem Rollennamen und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Alle Berechtigungen auswählen – gewährt der ausgewählten Rolle volle Zugriffsrechte auf alle Bereiche.
• Auswahl aller Berechtigungen aufheben – entfernt alle Zugriffsrechte für die ausgewählte Rolle.
• Umbenennen – ändert den Namen der Rolle.
• Kopieren – erstellt eine Kopie der ausgewählten Rolle.
• Löschen – löscht die Rolle inklusive aller zugehörigen Einstellungen.

Zugriffsrechte festlegen

Die Zugriffsrechte sind in 3 Bereiche unterteilt. Sie definieren, wer Einstellungen, Vorlagen und Dokumente verwalten darf.

Einstellungen. Dieses Recht erlaubt die Anpassung der Zugriffsparameter für Dokumente und Vorlagen. Es kann Administratoren oder Vorgesetzten zugewiesen werden, um Rollen zu konfigurieren und Mitarbeitern oder Abteilungen Zugriff zu gewähren. Ein Abteilungsleiter kann beispielsweise den Zugriff auf Dokumentenvorlagen für seine Mitarbeiter freischalten.

Vorlagen. Dieses Recht legt fest, welche Dokumentenvorlagen ein Mitarbeiter bearbeiten oder löschen darf. Der Zugriff lässt sich auf 4 Ebenen beschränken:

• Kein Zugriff – der Mitarbeiter hat keine Sicht auf Vorlagen und kann diese nicht bearbeiten.
• Nur meine – der Mitarbeiter kann nur selbst erstellte Vorlagen bearbeiten.
• Meine und meiner Abteilung – der Zugriff umfasst eigene Vorlagen sowie die der Kollegen innerhalb der Abteilung.
• Beliebig – voller Zugriff auf alle Vorlagen im Unternehmen.

Dokumente. Dieser Bereich bestimmt, welche Aktionen Mitarbeiter mit Dokumenten ausführen dürfen.

• Bearbeiten – ermöglicht das Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten. Ein Manager kann so z. B. detaillierte Informationen vor dem Versand an den Kunden korrigieren.
• Anzeigen – erlaubt nur das Anzeigen von Dokumenten ohne Bearbeitungsmöglichkeit. Ein Mitarbeiter kann z. B. einen Lieferschein bei der Warenausgabe prüfen, aber nicht ändern.