E-Mail-Vorlagen

Alle Bitrix24 Nutzer können E-Mail-Vorlagen für alle Elemente im CRM erstellen, wenn sie ihre E-Mails aus dem CRM versenden möchten.

Die Möglichkeit finden Sie im Bereich CRM - Einstellungen - E-Mail-Vorlagen.

Klicken Sie auf E-Mail-Vorlage hinzufügen.

Vorlage bearbeiten

In der E-Mail-Vorlage können Sie folgende Felder ausfüllen:

Freigegeben für alle – wenn Sie diese Option aktivieren, wird Ihre Vorlage für alle Nutzer verfügbar sein. Die Option ist nur für den Administrator des Account verfügbar.
Aktiv – aktivieren Sie diese Option, sonst wird Ihre Vorlage in der allgemeinen Liste von E-Mail-Vorlagen nicht angezeigt.
Name
Anbindung – Sie können für Ihre Vorlage ein Element im CRM auswählen: Lead, Kontakt, Unternehmen, Rechnung, Angebot, Auftrag.
Achten Sie bitte bei der Erstellung Ihrer Vorlage auf die Anbindung Ihrer E-Mail-Vorlage an CRM-Elemente, wenn Sie z.B. Kontakt auswählen, wird diese Vorlage nur für die Kontakte verfügbar sein.
Von - E-Mail-Adresse, die als Absender angegeben wird.
Wenn Sie im Feld "von" eine E-Mail-Adresse eingeben, wird sie in der E-Mail erst dann angegeben, wenn diese E-Mail-Adresse:
- Bei der E-Mail-Integration mit dem CRM
genutzt wird oder im Profil des Nutzers, der die Vorlage verwendet, eingetragen ist.
Betreff

Außerdem können Sie Dateien hochladen und an Ihre E-Mail-Vorlage anhängen.

In Ihren Vorlagen können Sie auch den HTML-Modus aktivieren und Ihren Text wie gewünscht formatieren.

Wechseln Sie in den Visuellen Editor um zu sehen, wie Ihr Text nach dem Formatieren aussieht.

Die Liste aller zulässigen Tags finden Sie in diesem Beitrag.

In den Vorlagen können Sie sowohl Werte für die Standardfelder der CRM-Elemente verwenden als auch für benutzerdefinierte Felder, die beim Absenden automatisch ausgefüllt werden.

Vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen zu speichern.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie E-Mails gleichzeitig an mehrere Kontakte absenden, werden die Daten für jedes Element automatisch nicht angegeben. E-Mails-Vorlagen mit persönlichen Daten können Sie verwenden, wenn Sie E-Mails an einen bestimmten Kontakt senden.

E-Mails mit Ihrer E-Mail-Vorlage versenden

Im Formular des ausgewählten Elementes tippen Sie auf E-Mail.

Für die geöffnete E-Mail werden Ihre E-Mail-Vorlagen, die Sie bereits für dieses Element erstellt haben, verfügbar sein.

Tippen Sie auf die ausgewählte Vorlage, und Ihnen werden alle ausgefüllten Felder angezeigt. Bei Bedarf können Sie Ihre E-Mail weiter bearbeiten.

Anrede in der E-Mail-Vorlage

Um die Anrede in Ihrer Vorlage hinzuzufügen, stellen Sie das Format des Kundennamens ein.

Im Bereich CRM - Einstellungen - Sonstiges klicken Sie auf Sonstige Einstellungen.

Im geöffneten Bereich Sonstige Einstellungen - Format wählen Sie das Format des Kundennamens im entsprechenden Feld aus und speichern Sie Ihre Einstellungen.

Jetzt können Ihre E-Mail-Vorlage bearbeiten, damit die Anrede und der Kundenname automatisch in der E-Mail hinzugefügt werden.

Binden Sie Ihre Vorlage mit dem entsprechenden CRM-Element an. Im Menü wählen Sie die Option "Anrede und Name" aus und tippen Sie auf Speichern.

Wenn Sie jetzt diese E-Mail-Vorlage für Ihre E-Mail an einen Kunden nutzen werden, werden die Anrede und der Kundenname automatisch hinzugefügt.

Benutzerdefinierte Anreden, z. B. Frau Dr. u.a. können Sie in Auswahllisten einstellen.

Bilder einfügen

In eine Vorlage können zudem Bilder eingefügt werden. Führen Sie dafür einfache Schritte aus.

Wichtig! Es werden nur die Bilder mit den direkten und öffentlichen Links hochgeladen. Das Bild soll von außen verfügbar sein, sonst wird es in der E-Mail nicht angezeigt. Der öffentliche Link aus Ihrem Bitrix24.Drive passt in diesem Fall nicht. Es wird als eine mögliche Variante empfohlen, das nötige Bild auf Ihrem Server oder einem passenden Imagehoster zu speichern, dimit es über den Link zur Vorlage hinzugefügt werden kann.

Laden Sie das Bild auf den passenden Hosting-Service hoch und kopieren Sie den direkten Link auf das Bild.

In der Vorlage klicken Sie im Visual-Editor das Bild-Zeichen an.

Fügen Sie den kopierten Link im Feld Bildquelle ein und passen Sie die Bildgröße an. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

Das Bild erscheint in der Vorlage und kann weiterhin z.B. als Logo Ihres Unternehmens verwendet werden.

Schauen Sie sich ein kurzes Video zu diesem Thema an.

Warum kann ich keine Vorlage auswählen bzw. eine bestimmte Vorlage nicht auswählen?

Wenn Sie im CRM-Elemente keine E-Mail-Vorlage zum Auswählen haben bzw. eine bestimmte Vorlage nicht sehen, gehen Sie auf CRM - Einstellungen - E-Mails - E-Mail-Vorlagen und stellen Sie sicher, dass die nötige Vorlage verfügbar ist und Sie darauf Zugriff haben.

Wenn die nötige Vorlage in der Liste fehlt, bitte Sie den Ersteller der Vorlage, sie für alle verfügbar zu machen, damit alle Mitarbeiter sie nutzen können.

E-Mail-Vorlage bearbeiten / löschen

Um eine Vorlage zu bearbeiten oder zu löschen, gehen Sie auf CRM -Einstellungen - E-Mails - E-Mail-Vorlagen.

Rufen Sie das Kontextmenü der gewünschten Vorlage auf und wählen Sie Bearbeiten oder Löschen aus.

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