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Workflows in RPA einstellen

Workflows in RPA werden im Kanban in 3 Schritten eingestellt: Konfiguration der Phasen, Zuweisungen und Automatisierungsregeln. Um den Workflow zu bearbeiten, gehen Sie auf den Reiter Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und klicken Sie auf den nötigen Workflow.

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Phasen einstellen

Jede Phase stellt einen Schritt vor, den der Workflow macht: z. B. Abstimmung durch den Abteilungsleiter oder Vorbereitung der erforderlichen Unterlagen. Sie können die Phasen im Kanban hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Um eine neue Phase hinzuzufügen, klicken Sie das Pluszeichen an. Um die Phase zu bearbeiten, navigieren Sie den Kursor darauf und klicken Sie den Bleistift an.

Anwendungsbeispiel: die meisten Workflows im Unternehmen benötigen eine Abstimmung durch den Abteilungsleiter. Erstellen Sie eine Phase für jede Abstimmung.

Zuweisungen einstellen

Die Zuweisungen zeigen dem Verantwortlichen, was im aktuellen Schritt ausgeführt werden soll: z. B. Abstimmung des Dokumentes, Anfrage der Information u.a.

Klicken Sie auf den Button Zuweisung hinzufügen.

Es sind 4 Vorlagen für die Zuweisungsvorlagen verfügbar: Genehmigen oder ablehnen, Informationen anfordern, Informationen lesen, Verschieben. Wählen Sie die passende Variante aus.

Im Formular der Zuweisung finden Sie 2 Reiter:

  • Allgemeine - geben Sie den Namen der Zuweisung an, die Nutzerreihenfolge, die diese Zuweisung ausführen und auch auf welche Phase die erledigte Zuweisung weiter geht.


  • Anzuzeigende Felder - wählen Sie die Felder aus, die der verantwortliche Mitarbeiter sieht.

Anwendungsbeispiel: geben Sie an, was der Mitarbeiter im laufenden Schritt machen soll: die Unterlagen vorbereiten oder das Datum der Rechnungsfrist abstimmen.

Automatisierungsregel einstellen

Außer der Zuweisung kann man zu den Phasen auch Automatisierungsregeln hinzufügen. Sie helfen, in die Aktion nicht nur den Verantwortlichen, sondern auch andere Mitarbeiter einzubeziehen. Die Mitarbeiter können Benachrichtigungen, E-Mails an Mitarbeiter, Nachrichten an Activity Stream senden oder Aufgaben erstellen.

Klicken Sie auf den Reiter Automatisierungsregeln im Kanban.

Fügen Sie die nötigen Regeln hinzu.

Anwendungsbeispiel: Sie können den Mitarbeiter informieren, dass sein Urlaubsantrag durch den Vorgesetzten abgestimmt wurde.


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