Korrekte Aufgaben helfen, die Arbeit des Unternehmens zu organisieren. Eingestellte innere Prozesse bringen Ihr Business voran und steigern den Umsatz als Endergebnis.

Wenn Sie Ihre Aufgaben im Notizbuch, einer Tabelle pflegen oder überhaupt mündlich stellen, werden Sie einmal auf Schwierigkeiten stoßen. Sie werden höchstwahrscheinlich erzwungen sein, sich selbst mit der Aufgabe auseinaderzusetzen oder alles aufs Neus zu machen.

In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, Ihre Vorangehensweise zu überdenken: stellen Sie Ihre Aufgaben nicht mündlich, geben Sie eindeutige Aufgabennamen, schreiben Sie maximal detaillierte Beschreibung an und legen Sie obligatorisch Fristen fest. So erhöhen Sie die Arbeitsleistung Ihrer Manager und Ihr Business wird sich weiter entwickeln. 

So funktionieren die Aufgaben

Nehmen wir als Beispiel ein kleines Unternehmen, in dem 5 Mitarbeiter*innen eingestellt sind.

• Geschäftsführer erstellt Aufgaben für Manager und beauftragt sie, Berichte über Verkäufe, Einkäufe und Anzahl der Neukunden vorzubereiten.
• Der Büroleiter soll die reibungslose Arbeit des Büros organisieren - Trinkwasser bestellen, Schreibwaren einkaufen, Telefonie- und Internetkosten bezahlen.
• Die Manager*innen bereiten Berichte für den Geschäftsführer vor, planen Termine und Veranstaltungen für die Kunden.

Wie Sie auch sehen können, ist die Arbeit auch solch eines relativ kleinen Unternehmens streng mit den Aufgaben verbunden. Je größer das Unternehmen ist, desto mehr Geschäftsprozesse hat es, die rechtzeitig zu erledigen sind. Dabei unterstütz Sie die Aufgaben, weil sie es ermöglichen, diese Prozesse besonders bequem zu organisieren.

Weiter erzählen wir, wie jeder von diesen Nutzer*innen die Aufgaben erstellen kann.

Beispiele der Arbeit mit Aufgaben

Angenommen, dass Sie Geschäftsführer sind und einen Verkaufsbericht für den letzte Monat beim Manager abfragen. Zu diesem Zweck erstellen Sie eine einfache Aufgabe, geben Sie verantwortliche Personen an, fügen Sie eine detaillierte Beschreibung und die Frist hinzu. 

Der Büroleiter bestellt jeden Monat Trinkwasser fürs Büro. In diesem Fall ist es bequem, eine Aufgabe mit Wiederholung zu erstellen.

Stellen wir die Aufgabe ein.

Die Aufgabe mit Wiederholung wird monatlich zum angegebenen Zeitpunkt ertstellt. Wir werden eine Benachrichtigung über die neue Aufgabe erhalten und nicht vergessen, die Aufgabe zu erledigen.

Jetzt bereiten wir uns in Rolle eines Managers auf den Termin mit dem Kunden mithilfe einer Aufgabe vor.

Wir wissen nicht genau, wann sich der nächste Termin stattfinden wird, deswegen passt eine Aufgabe mit Wiederholung in diesem Fall nicht. Aber die Vorbereitung auf einen Termin erfolgt nach demselben Plan, deswegen verwenden wir zu diesem Zweck eine Aufgabenvorlage. Die Aufgabenvorlage dient zum Erstellen der Aufgaben mit voreingestellten Parametern.

Wir gehen auf Aufgaben - Vorlagen und fügen eine neue Vorlage hinzu.

Füllen wir die Daten aus und speichern die Einstellungen.

Jetzt werden wir für die Vorbereitung auf einen Termin diese Vorlage immer verwenden.

Es kommt häufig vor, dass Sie ein Aufgabe für den Nutzer erstellen sollten, der mit Ihnen im Bitrix24 nicht arbeitet. Sie können einem beliebigen Nutzer per E-Mail Aufgaben absenden.

Eine große Aufgabe kann in mehrere kleiner Aufgaben aufgeteilt werden, zudem können Sie zu für die bequemere Arbeit Checklisten erstellen.

Für Remote-Work ist es wichtig,  die geleistete Arbeitszeit erfassen zu können. 

Außerdem können Sie in Bitrix24 die Arbeit mit Aufgaben automatisieren, z. B. eine Automatisierungsregel kreieren, die z. B. eine Nachricht im Feed für die verantwortliche Person erstellen wird, um zu benachrichtigen, dass die Aufgabe fast überfällig ist.

Eine Vorlage hilft uns, wichtige Eckpunkte außer Acht nicht zu lassen und unsere Arbeitszeit wesentlich zu sparen.

An diesen Beispielen haben wir Ihnen gezeigt, wir die Aufgaben im Unternehmen funktionieren und den Arbeitsablauf automatisieren können