Wenn Sie an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, ist es wichtig, sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft und fristgerecht abgeschlossen wird.
Ein weiterer Vorteil ist die schnelle Delegation von Aufgaben. Wenn ein Mitarbeiter im Urlaub ist oder das Projekt verlässt, können seine Verantwortlichkeiten nahtlos und ohne Zeit- oder Informationsverlust an eine andere Person übertragen werden.
Schließlich ist es wichtig, den Projektverlauf zu speichern, damit alle Dateien und Nachrichten verfügbar bleiben.
Jetzt erzählen wir, welche Tools Ihnen dabei helfen können.
Als Beispiel nehmen wir ein typisches Projekt für viele Firmen: die Planung von Veranstaltungen wie Konferenzen, Ausstellungen, Firmenfeiern oder Teambuilding-Aktivitäten.
Für die Durchführung solcher Veranstaltungen sind in der Regel sowohl das interne Team als auch externe Spezialisten einer Eventagentur verantwortlich.
Chat: Kommunikationszentrum
Im Chat tauscht das Team Ideen aus. Hier finden Sie auch Zähler für Aufgaben und Termine.
In den Collab-Chats findet die gesamte Kommunikation statt. Hier können Sie Nachrichten senden, Aufgaben erstellen, Termine und Besprechungen planen sowie Videoanrufe durchführen.
Hilfreich
Videoanrufe: Schnell und uneingeschränkt
Videoanrufe helfen Ihrem Team, Projektdetails abzustimmen.
Videoanrufe in Collabs sind nicht nur die Kommunikation, sondern ein Tool zur produktiven Arbeit. Machen Sie sich keine Sorgen mehr über Zeitbeschränkungen, denn unsere Anrufe sind kostenlos und zeitlich unbegrenzt. Außerdem ist es nicht notwendig, zu prüfen, ob alle verfügbar sind. Sie rufen einfach gleichzeitig alle Collab-Teilnehmer an und erkennen sofort, wer verbunden ist und wer nicht.
Aufgaben: Worte in Taten umsetzen
Nach einer Besprechung werden Aufgaben erstellt: einen Veranstaltungsort buchen, Anschauungsmaterialien entwerfen, Logistik bereitstellen.
Aufgaben helfen Ihnen, Vereinbarungen zu festigen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Fristen zu setzen. Sie geben einen Überblick über den Fortschritt des Projekts und die nächsten Schritte. Auch bei vielen Aufgaben wissen die Teilnehmer, was aktuell zu tun ist. Der Zähler weist auf Aufgaben hin, die besondere Aufmerksamkeit benötigen, z. B. wegen einer nahenden Frist oder eines neuen Kommentars.
Hilfreich
Kalender und Meetings: Einfache Planung
Erstellen Sie Termine in einem praktischen Planer, der die Verfügbarkeit aller Teilnehmer berücksichtigt. Der gemeinsame Kalender zeigt die für alle verfügbaren Zeitfenster an, und ein Treffen kann mit nur wenigen Klicks organisiert werden. Benachrichtigungen und Zähler erinnern Sie rechtzeitig im Chat an den bevorstehenden Termin.
Hilfreich
Benachrichtigungen: Fokus auf das Wesentliche
Alle Benachrichtigungen im Collab beziehen sich ausschließlich auf das Projekt. Die Teilnehmer reagieren schnell auf dringende Angelegenheiten und die Zähler weisen auf Aufgaben und Ereignisse hin, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Dateien: Alles Wichtige griffbereit!
In diesem Bereich werden alle Collab-Dateien gespeichert.
Sie können jede Datei im Handumdrehen finden, unabhängig davon, ob sie in einem Chat, einer Aufgabe, einem Kalendertermin oder direkt im Bereich „Dateien“ hochgeladen wurde.
Dateien, zum Beispiel Dokumente oder Tabellen, können Sie gemeinsam bearbeiten.
Hilfreich
Elektronische Unterschrift
Dokumente, wie Verträge, Vereinbarungen und andere, können Sie online direkt im Collab genehmigen und unterschreiben.
Elektronische Unterschrift in Bitrix24 ist eine elektronische Unterschrift (keine digitale Unterschrift). Jedes Land hat seine eigene Gesetzgebung und Regelungen für die Verwendung elektronischer Signaturen. In einigen Ländern muss eine spezielle Vereinbarung mit dem Kunden vor der Nutzung der Funktion über die Verwendung einer elektronischen Unterschrift abgeschlossen werden.
Sobald ein Dokument von allen Parteien elektronisch unterschrieben wird, erscheint es in den Collab-Dateien. Sie können es sowohl im Chat als auch im Bereich „Dateien“ lesen und herunterladen. Das unterschriebene Dokument ist für Teilnehmer verfügbar.
Hilfreich
Jetzt schauen wir uns auf das Collab wie ein Gast an.
Den Gästen stehen vier Tools zur Verfügung: Messenger, Aufgaben, Dateien und Kalender.
Die Verfügbarkeit einiger Optionen in Tools hängt von den Zugriffseinstellungen ab, die der Collab-Besitzer festgelegt hat.
Die Collab-Gäste können mit Aufgaben arbeiten, an Terminen teilnehmen und Dateien verwalten. Neben dem Gruppenchat können die Gäste direkt andere Collab-Teilnehmer anschreiben und in Gruppenchats eingeladen werden.
Wie können Sie den Projektfortschritt kontrollieren?
Der Collab-Besitzer (in der Regel auch Projektleiter) kann kontrollieren, wie die Teilnehmer an Aufgaben arbeiten, und den passenden Ansichtsmodus auswählen.
Liste bietet umfassende Informationen zu einer Aufgabe (Status, Name, Frist, Phase) und sortiert die Aufgaben nach diesen Parametern.
Kanban stellt den Arbeitsprozess als Tafel dar, wobei die Aufgaben nach Phasen in Spalten sortiert sind.
Frist gruppiert Aufgaben in Spalten, abhängig von ihren Fristen.
Planer funktioniert ähnlich wie der Kanban-Modus und besteht aus selbst erstellten Phasen.
Gantt visualisiert Aufgaben als Kalenderplan, auf dem alle zusammenhängenden Projekte angezeigt werden.
Kalender überwacht Aufgabenfristen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter.
Hilfreich
Benutzen Sie die Bitrix24 mobile App, um mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben und nichts Wichtiges zu verpassen.
Ihr Projekt ist immer griffbereit. Alle Collab-Funktionen in der mobilen App ermöglichen es Ihnen, sowohl von Ihrem Laptop oder PC als auch von jedem mobilen Gerät aus zu arbeiten.
Ihr Projekt ist abgeschlossen
Herzlichen Glückwunsch! Noch ein Projekt wurde erfolgreich beendet!
Alle Kommunikationsverläufe und Projektdaten bleiben im Unternehmen, sodass es nicht nötig ist, Informationen aus anderen Services oder persönlichen Accounts zu übertragen. Das kann sicherlich nützlich sein, da noch viele Projekte folgen.
Externe Nutzer können Sie deaktivieren oder, falls weitere Projekte anstehen, zu einer neuen Zusammenarbeit hinzufügen!
Jetzt sind Sie dran: Planen Sie ein Treffen für eine abschließende Besprechung, diskutieren Sie die Ergebnisse und sammeln Sie Feedback zur Zusammenarbeit. Wenn ein Kunde beteiligt war, holen Sie auch sein Feedback und Vorschläge ein. So können Sie die Qualität Ihrer zukünftigen Interaktionen verbessern.