Kunden können Termine entweder über ein Online-Formular oder mit Unterstützung eines Mitarbeiters buchen.
Unabhängig davon, wie sie buchen, sendet Bitrix24 automatisch Erinnerungen, um sicherzustellen, dass der Termin nicht vergessen wird und um das Risiko von Nichterscheinungen zu verringern.
Die Erinnerungen werden über WhatsApp versendet. Wann, wie oft und in welcher Form sie gesendet werden, hängt von Ihren individuellen Einstellungen ab. Sie können den Erinnerungsplan ganz einfach anpassen, Vorlagen auswählen und unnötige Erinnerungen deaktivieren.
Auch Ihre Mitarbeiter erhalten Benachrichtigungen. So können sie den Status der Buchung jederzeit im Blick behalten und sich bei Bedarf direkt mit dem Kunden in Verbindung setzen.
Buchungsinformation
Wenn ein Kunde einen neuen Termin bucht, sendet Bitrix24 automatisch eine Bestätigungsnachricht mit Datum, Uhrzeit und Angaben zur Ressource. Sie können wählen, ob die Nachricht sofort, nach 10 Minuten oder nach einer Stunde gesendet wird.
Im Auftragsformular wird die Buchung als Aktivität in der Timeline angezeigt, zusammen mit dem Nachrichtenverlauf. Dazu gehören auch die Status „gesendet“ und „gelesen“, damit Sie immer wissen, ob der Kunde die Nachricht erhalten hat.
Buchungsbestätigung
Standardmäßig bekommt der Kunde eine Nachricht mit einem Link, um die Buchung einen Tag vor dem Termin zu bestätigen.
Im Terminplaner wird bei noch nicht bestätigten Terminen ein Uhr-Symbol angezeigt.
Im CRM können Sie die Bestätigungen und den Nachrichtenverlauf in Echtzeit verfolgen.
Wenn der Kunde den Termin über den Link nicht bestätigt, erscheint ein roter Zähler.
Zudem erstellt das System eine Aktivität im CRM für die verantwortliche Person. Standardmäßig geschieht das 3 Stunden vor dem Termin, damit der Mitarbeiter sich bei dem Kunden melden und die Pläne klären kann.
Wenn sich der Kunde seine Pläne ändert, kann er denselben Link nutzen, um den Termin abzusagen.
Sofort wird das Team benachrichtigt, der Slot wird wieder freigegeben und im Planer als verfügbar angezeigt. So bleibt Ihre Auslastung immer optimal.
Erinnerung an anstehende Buchung
Das System sendet dem Kunden automatisch eine Erinnerung zu dem von Ihnen gewählten Zeitpunkt, z. B. am Morgen des gebuchten Termins.
Erinnerung an fast überfällige Buchung
Wenn ein Kunde nicht pünktlich erscheint und der Termin vom Mitarbeiter noch nicht als bestätigt markiert wurde, sendet Bitrix24 automatisch eine Folgenachricht – entweder 5 oder 10 Minuten nach dem geplanten Start, je nach Ihren Einstellungen.
Im Terminplaner wird der Termin dann orange angezeigt und rechts neben ihm erscheint ein Zähler, um auf die Situation aufmerksam zu machen.
Wenn die Buchung immer noch nicht bestätigt wird, erstellt Ihr CRM eine Aktivität, um den Mitarbeiter daran zu erinnern, sich bei dem Kunden zu melden.
Wenn der Kunde die Buchung nicht bestätigt, wird das Zeitfenster automatisch für eine andere Buchung freigegeben.
Der Mitarbeiter erhält auch eine Benachrichtigung und der Slot im Terminplaner wird wieder frei.
Tipp
Sowohl der Kunde als auch der Mitarbeiter können eine Buchung stornieren:
Wenn der Kunde den Termin absagt, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung.
Wenn der Mitarbeiter den Termin storniert, wird der Kunde automatisch nicht informiert.
In beiden Fällen empfehlen wir, sich mit dem Kunden in Verbindung zu setzen und einen neuen Termin anzubieten.