Zugriffsrechte im CRM

Autor: Mia Fuchs

Zuletzt aktualisiert am 1. November 2024

Die Einstellung der Zugriffsrechte im CRM ist nicht in allen kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. Erfahren Sie mehr auf unserer Preisseite.

In Bitrix24 ist es möglich, flexible Zugriffsrechte im CRM einzustellen. Erstellen Sie neue Rollen, ordnen sie Ihren Mitarbeitern oder Nutzergruppen zu und stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter Zugang nur zu nötigen CRM-Elementen haben.

So funktioniert es

Jede Rolle im CRM hat bestimmte Zugriffsrechte, die einem oder mehreren Mitarbeitern, einer Abteilung bzw. Nutzergruppe zugeordnet werden können.

Nehmen wir an, dass eine Verkaufsabteilung aus 20 Managern/innen besteht, die gleiche Zugriffsrechte im CRM haben sollten. In Bitrix24 ist es nicht erforderlich, jedem Manager jedes Mal manuell nötige Zugriffsrechte zu gewähren. Sie erstellen einmal eine Rolle und ordnen sie einer bestimmten Abteilung, wenn notwendig. Das hilft Ihnen, schneller Zugriffsrechte im CRM zu konfigurieren und zu ändern.

Gehen Sie auf CRM - Einstellungen - Zugriffsrechte.

Im rechten Teil wird die Liste der Rollen angezeigt. Standardmäßig sind 2 Rollen verfügbar: Manager und Administrator. Sie können zudem eigene zusätzliche Rollen erstellen oder vorhandene bearbeiten bzw. löschen.

Rollen erstellen und löschen

Um eine neue Rolle zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen.

Geben Sie die Zugriffsrechte an und speichern Sie Ihre Einstellungen. Die verfügbaren Zugriffsrechte gehen wir weiter im Text detailliert an.

Um eine Rolle zu löschen, klicken Sie auf das Kreuzchen.

Im linken Teil wird die Liste der Mitarbeiter angezeigt, denen eine bestimmte Rolle zugewiesen wurde.

Wenn dem Mitarbeiter keine Rolle zugeordnet wurde, kann er/sie den Bereich CRM nicht öffnen.

Nachdem die Rollen erstellt und konfiguriert sind, kann man sie den Mitarbeitern zuordnen. Tippen Sie auf Zugriffsrecht hinzufügen.

Die Rolle kann einem bestimmten Nutzer, einer Abteilung bzw. Nutzergruppe zugewiesen werden.

Nutzerkategorien

Nutzer — die Zugriffsrechte erhält ein bestimmter Mitarbeiter.
Mitarbeiter und Abteilungen — die Zugriffsrechte erhalten Mitarbeiter und Abteilungsleiter.
Soziales Netzwerk: Gruppen — die Zugriffsrechte erhalten Mitglieder der Gruppe.

Seien Sie aufmerksam, wenn Sie Rollen erstellen und sie Mitarbeitern zuordnen, damit kein Konflikt der Zugriffsrechte entsteht. Das kann passieren, wenn 1 Mitarbeiter gleichzeitig in mehreren Abteilungen arbeitet und diese Abteilungen verschiedene Rollen haben. Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Konflikt der Zugriffsrechte im CRM".

Zugriffsrechte für die Rollen einstellen

Jede Rolle hat bestimmte Zugriffsrechte. Die Zugriffsrechte bestimmen, welche Aktionen mit welchen Elementen der Mitarbeiter ausführen kann.

Wählen Sie die Rolle aus, die Sie einstellen möchten, und klicken Sie auf den Bleistift.

Im linken Teil der Tabelle befindet sich die Liste der Elemente, für welche die Zugriffsrechte eingestellt werden. Die Liste der verfügbaren Aktionen ist im oberen Teil, um im Zentrum befinden sich Zugriffsrechte auf die Aktionen mit den Elementen.

Stellen Sie die Zugriffsrechte für die ausgewählte Rolle ein und speichern Sie Ihre Einstellungen.

Zugriffsrechte für die Phasenänderung. Sie können festlegen, in welche Phase Ihre Mitarbeiter Aufträge verschieben dürfen.

Klicken Sie in der Spalte Zusätzlich auf Mehr neben der Phase, für die Sie Zugriffsrechte konfigurieren möchten.
Wählen Sie in der Seitenleiste In die Phase verschieben.
Konfigurieren Sie die Zugriffsrechte für die Phasenänderung. Sie können den Zugriff auf alle Phasen gewähren, bestimmte Phasen auswählen oder den Zugriff vollständig verweigern.

Gesamtbetrag der Aufträge im Kanban. Es ist möglich, die Zugriffsrechte auf Anzeigen des Gesamtbetrags der Aufträge im Kanban konfigurieren. Klicken Sie auf Mehr in der Spalte Zusätzlich. Um die Zugriffsrechte für jede Phase einzustellen, klicken Sie auf Plus (+). Klicken Sie auf Schließen und speichern Sie die Änderungen.

Benutzerdefinierte Auftragsansicht erlauben Geben Sie an, wer von den Mitarbeitern seine benutzerdefinierte Auftragsansicht der CRM-Elemente einrichten kann. Wenn das Zugriuffsrecht verweigert ist, wird die allgemeine Ansicht installiert.
Formulareinstellungen der CRM-Elemente

Klicken Sie in der Spalte Sonstiges auf Mehr. Wählen Sie eine der Varianten aus.

Detailliert über die Liste der Elemente

Für Leads und Aufträge kann man Zugriffsrechte für jeden Status einstellen. In der Liste steht Auftrag für die Allgemeine Auftragspipeline.

Für Status ist ein eigenes Zugriffsrecht "Vererben" verfügbar. In diesem Fall wird das Zugriffsrecht für die Phase des Elementes selbst vom jeweiligen Element (z.B. vom Auftrag) vererbt.

Standardmäßig vererben die Phase die Zugriffsrechte vom Kernelement. Wenn Sie ein bestimmtes Zugriffsrecht für die Phase einstellen, wird es stärker als der Standardwert.

Detailliert über die Aktionen mit Elementen

Jedes Zugriffsrecht erlaubt nur eine bestimmte Aktion. Das Recht auf Ändern der Aufträge erlaubt nicht, neue Aufträge zu erstellen oder vorhandene zu löschen.

Lesen - das Recht erlaubt, das Element nur zu öffnen und alle Informationen durchzulesen.
Hinzufügen - das Recht erlaubt, neue Elemente anzulegen. Wenn der Mitarbeiter kein Zugriffsrecht auf lesen hat, wird der Mitarbeiter nach dem Erstellen dieses Element in der Liste nicht sehen.
Ändern - das Recht erlaubt, Elemente zu bearbeiten, die der Mitarbeiter lesen darf.
Löschen - das Recht erlaubt, die Elemente zu entfernen, die der Mitarbeiter lesen darf.
Export - das Recht erlaubt, CRM-Elemente zu exportieren. Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Export der Elemente im CRM".
Import - das Recht erlaubt, CRM-Elemente zu importieren. Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Import der Elemente im CRM".

Alle Mitarbeiter können Automatisierungsregeln lesen. Und Zugriffsrecht auf Ändern erlaubt auch, sie zu löschen.

Detailliert über die Zugriffsrechte auf Aktionen

Dabei sind folgende Zugriffsrechte verfügbar:

Kein Zugriff - Zugriff verweigert
Nur meine - nur die Elemente, für welche der Mitarbeiter verantwortlich ist.
Meine und meiner Abteilung - eigene Elemente und dazu alle CRM-Elemente der Mitarbeiter seiner Abteilung.
Meine, meiner Abteilung und meiner Unterabteilung - alle oben genannten Elemente und dazu Elemente der Mitarbeiter aus untergeordneten Abteilungen.
Alle offenen - alle oben genannten Elemente und dazu alle Elemente, in denen die Option "Freigegeben für alle" aktiviert ist.
Alle - alle Elemente im System

Bitte achten Sie auf die Option "Ändern von Einstellungen erlauben". Wenn sie aktiviert ist, kann der Nutzer manuell für sich selbst beliebige Einstellungen der Zugriffsrechte bearbeiten.