In Bitrix24 können Sie mehreren Mitarbeitern auf einmal eine Unternehmens-E-Mail einrichten – schnell und mit denselben Einstellungen. Das ist besonders praktisch, wenn:

• ein neues Team seine Arbeit aufnimmt,
• Sie Ihr Team auf eine Unternehmensdomain umstellen,
• Sie Bitrix24 neu nutzen und die Webmail konfigurieren möchten.

Standardmäßig können Bitrix24-Administratoren mehrere Mailboxen einrichten. Sie haben jedoch die Möglichkeit, diese Rechte auch anderen Mitarbeitern zu erteilen.
Zugriffsrechte in der Webmail

• wie Sie Mailboxen verbinden,
• wie Sie Mailboxen konfigurieren,
• wie Sie Verbindungsfehler beheben.

Mailboxen verbinden

Falls die Mailboxen dieselbe Domain nutzen und identische SMTP- und IMAP-Einstellungen haben, können Sie die Unternehmens-E-Mail für eine ganze Mitarbeitergruppe gleichzeitig einrichten – zum Beispiel für das Vertriebsteam oder den Kundensupport.

1–2. Öffnen Sie den Bereich Webmail > Nutzermailboxen verwalten. Falls Sie noch keine Webmail verbunden haben, wählen Sie die Option Nutzermailboxen verwalten.
3. Klicken Sie auf Verbinden.
4–5. Geben Sie die SMTP- und IMAP-Daten Ihres E-Mail-Servers ein und klicken Sie auf Weiter.
6–8. Wählen Sie die Mitarbeiter aus, für die Sie die Unternehmens-E-Mail einrichten möchten, und klicken Sie auf Weiter.
9. Tragen Sie für jeden Mitarbeiter die E-Mail-Adresse und das Passwort ein.
10. Klicken Sie auf Aktionen, wenn Sie alle Mitarbeiter aus der Liste entfernen oder einen Login hinzufügen möchten – zum Beispiel, wenn sich Login und E-Mail-Adresse unterscheiden.
11. Falls Sie einen Mitarbeiter versehentlich hinzugefügt haben, können Sie ihn entfernen: Fahren Sie mit der Maus über den Namen und klicken Sie auf das Kreuz (✕).
12. Klicken Sie abschließend auf Weiter.

Mailboxen konfigurieren

Konfigurieren Sie die Mailboxen entsprechend den Anforderungen Ihres Teams.

1. Legen Sie fest, für welchen Zeitraum E-Mails in Bitrix24 geladen werden sollen – zum Beispiel nur die letzte Woche. So vermeiden Sie eine Überlastung durch alte Nachrichten.
2. Aktivieren Sie die CRM-Integration, damit eingehende E-Mails automatisch Leads oder Kontakte erstellen. Geben Sie an, welche Mitarbeiter für die Verteilung neuer Elemente zuständig sind.
3. Konfigurieren Sie die Integration mit dem Kalender. Falls Einladungen aus E-Mails nicht in den Bitrix24-Kalender übernommen werden sollen, deaktivieren Sie diese Option. Das ist besonders nützlich, wenn E-Mails häufig automatische Benachrichtigungen enthalten – zum Beispiel über die Buchung eines Besprechungsraums oder Änderungen in der Teilnehmerliste eines Meetings.
4. Klicken Sie abschließend auf Verbinden.

Mailboxen wurden erfolgreich verbunden

Nach der Verbindung erhalten die Mitarbeiter automatisch eine Benachrichtigung und können sofort mit der E-Mail arbeiten.

Verbindungsfehler beheben

Falls bei der Verbindung Fehler auftreten, zeigt Bitrix24 an, bei welchen Mitarbeitern die E-Mail nicht verbunden werden konnte. Sie können die fehlerhaften Daten schnell korrigieren und die Verbindung erneut herstellen – ohne die gesamte Liste erneut einzurichten.

1. Klicken Sie auf Jetzt korrigieren.
2. Bearbeiten Sie die erforderlichen Angaben, z. B. die E-Mail-Adresse oder das Passwort.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Konfigurieren Sie die E-Mail-Einstellungen.
   Mailboxen konfigurieren
5. Klicken Sie abschließend auf Verbinden.