In Bitrix24 können Sie die E-Mail-Postfächer Ihrer Mitarbeiter zentral verwalten: Liste der verbundenen Postfächer einsehen, neue hinzufügen, Zugriffsrechte vergeben und prüfen, ob sie mit dem CRM verknüpft sind.
Dies unterstützt Sie dabei, die Unternehmenskommunikation zu überwachen, den Überblick über E-Mails zu behalten und die Einstellungen der Mailboxen bei Bedarf anzupassen.
Standardmäßig gelten folgende Berechtigungen:
- Der Administrator hat Zugriff auf die Liste aller Mailboxen und kann deren Einstellungen bearbeiten. Bei Bedarf kann er anderen Mitarbeitern Konfigurationsrechte erteilen.
- Ein Vorgesetzter sieht die Mailboxen seiner unterstellten Mitarbeiter, kann deren Einstellungen jedoch nicht ändern.
Einstellungen der Mailbox
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie:
Um zur Verwaltung zu gelangen, öffnen Sie den Bereich Webmail > Mailboxen der Nutzer verwalten.
Liste der verbundenen Mailboxen anpassen
Im Bereich Mailboxen der Nutzer verwalten wird eine Übersicht aller angebundenen E-Mail-Postfächer Ihres Unternehmens angezeigt. Um die Übersicht zu verbessern, wählen Sie die Spalten aus, die Sie sehen möchten.
Möchten Sie beispielsweise schnell bewerten, wie Mitarbeiter ihre E-Mails nutzen, können Sie nur die relevanten Spalten anzeigen lassen – z. B. den Namen des Mitarbeiters, die E-Mail-Adresse und das Datum der letzten Synchronisation. So erhalten Sie einen präzisen Überblick über den aktuellen Status der Mailboxen, ohne durch unnötige Informationen abgelenkt zu werden.
Um die Spaltenauswahl anzupassen, klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) in der oberen rechten Ecke der Tabelle. Wählen Sie die gewünschten Felder aus und speichern Sie Ihre Änderungen.
Mailbox finden
Wenn im Unternehmen viele Mailboxen verbunden sind, ist die manuelle Suche nach einer bestimmten Mailbox oft mühsam. Mit Filtern können Sie die benötigten Daten schnell finden, ohne die gesamte Liste durchscrollen zu müssen. Sie können z. B. nur Mailboxen anzeigen, die mit dem CRM integriert sind, oder solche, die seit längerer Zeit nicht synchronisiert wurden.
Um eine Mailbox schnell zu finden, nutzen Sie die Filterfunktion. Folgende Filterfelder stehen zur Verfügung:
- E-Mail-Adresse – die E-Mail-Adresse, z. B.
mustermann@mycompany.de. - Name – der vom Benutzer vergebene Name des Postfachs, z. B. „Hauptpostfach“ oder „Ersatzpostfach“.
- Mailbox-Besitzer – der Name des Mitarbeiters, dem die Mailbox zugeordnet ist.
- Zuletzt synchronisiert – wann die E-Mails zuletzt in Bitrix24 geladen wurden.
- Im CRM – ob die Integration der Mailbox mit dem CRM aktiviert ist.
- Nutzer mit Zugriff – wer mit dieser Mailbox arbeiten darf.
- Mit CRM-Warteschlange genutzt – die Namen der Mitarbeiter, an die Leads und Kontakte im CRM verteilt werden.
- Diskspeicher – zeigt an, wie viel Platz E-Mails und Anhänge belegen.
- Absendername – Vor- und Nachname, die im Feld „Von“ angezeigt werden.
Mailbox konfigurieren
Sie können die Einstellungen bearbeiten, die Synchronisation starten, die Anzahl ungelesener E-Mails überprüfen und neue Mailboxen hinzufügen.
Bearbeiten. Hier können Sie die Verbindungsparameter ändern, das Passwort aktualisieren, den Absendernamen anpassen oder zusätzliche Einstellungen aktivieren, wie z. B. die Integration mit dem CRM.
Mailbox-Einstellungen: Signatur, Kontaktliste, Schwarze Liste
Klicken Sie auf Menü (≡) > Mailbox bearbeiten neben der gewünschten Mailbox oder in der Spalte Mailbox verwalten auf Verwalten.
Synchronisieren. Die Synchronisation erfolgt automatisch, wenn der Nutzer Bitrix24 in einem Browser-Tab, der Desktop-App oder der mobilen App aktiv nutzt.
Arbeit mit der Webmail
Sie können eine Mailbox manuell synchronisieren, z. B. wenn Sie feststellen, dass sie längere Zeit nicht aktualisiert wurde. Klicken Sie auf Menü (≡) > Jetzt synchronisieren oder auf das Symbol 
in der Spalte Zuletzt synchronisiert.
Ungelesene E-Mails anzeigen. Wenn z. B. viele ungelesene E-Mails vorhanden sind, kann ein Vorgesetzter den Mitarbeiter darauf ansprechen, warum die eingehende Post nicht bearbeitet wird.
Der Zähler für ungelesene E-Mails wird direkt neben der E-Mail-Adresse angezeigt.
Mailbox hinzufügen. Sie können eine oder mehrere Mailboxen hinzufügen. Um mehrere Mailboxen gleichzeitig anzubinden, müssen diese dieselbe E-Mail-Domäne sowie identische SMTP- und IMAP-Einstellungen aufweisen.
Mailboxen für mehrere Mitarbeiter verbinden
Zugriffsrechte einrichten. Legen Sie fest, welche Nutzer die Liste der verbundenen Mailboxen einsehen und deren Einstellungen ändern dürfen. Ein Mitarbeiter kann z. B. die Liste der verbundenen Mailboxen seiner Kollegen einsehen, aber keine Einstellungen ändern.
Zugriffsrechte für Webmail
Zusammenfassung
- Bitrix24 ermöglicht die zentrale Verwaltung der Mailboxen Ihrer Mitarbeiter: Sie können die Liste der angebundenen Mailboxen einsehen, neue hinzufügen, Zugriffsrechte konfigurieren und überprüfen, ob die E-Mails mit dem CRM verknüpft sind.
- Standardmäßig kann der Administrator die Liste aller Mailboxen einsehen und deren Einstellungen bearbeiten, während ein Vorgesetzter die Postfächer seiner unterstellten Mitarbeiter sieht, aber deren Einstellungen nicht ändern kann.
- Der Bitrix24-Administrator und der Vorgesetzte können E-Mails nicht einsehen, wenn sie keinen Zugriff auf die jeweilige Mailbox haben.
- Um zur Verwaltung zu gelangen, öffnen Sie den Bereich Webmail > Mailboxen der Nutzer verwalten. Hier wird die Liste aller verbundenen Mailboxen des Unternehmens angezeigt.
- Um effizient mit der Liste der Mailboxen zu arbeiten, können Sie einstellen, welche Daten in der Tabelle angezeigt werden.
- Mit Filtern können Sie schnell die gewünschten Mailboxen finden, ohne die gesamte Liste durchscrollen zu müssen.
