Automatisierte Lösungen sind ein eigenständiger Bereich für Smartprozesse, mit dem Sie die Arbeit jeder Abteilung im Unternehmen automatisieren können. Jetzt verfügen die automatisierten Lösungen über eigene Zugriffseinstellungen.
Smartprozess für die automatisierte Lösung erstellen
Sie können Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten für Abteilungen und einzelne Mitarbeiter erstellen. So kann die Personalabteilung vollen Zugriff auf die automatisierte Lösung für das Onboarding neuer Mitarbeiter haben, während die Vorgesetzten nur Leserechte für die Elemente besitzen.
Standardmäßig können nur Bitrix24 Administratoren die Zugriffsrechte konfigurieren und dieses Recht den anderen Mitarbeitern gewähren.
Die Zugriffsrechte können Sie für folgende Elemente einrichten:
- Automatisierte Lösungen,
- Alle Smartprozesse der automatisierten Lösung,
- Einzelne Smartprozesse.
Zugriffsrechte für automatisierte Lösungen
1-2. Öffnen Sie den Bereich Automatisierung > Automatisierte Lösungen.
3. Wählen Sie eine beliebige automatisierte Lösung aus.
4. Öffnen Sie einen beliebigen Smartprozess dieser automatisierten Lösung.
5. Öffnen Sie den Bereich Zugriffsrechte.
6. Wählen Sie die automatisierten Lösungen aus und geben Sie die Mitarbeiter an, die berechtigt sind, automatisierte Lösungen zu erstellen und zu konfigurieren.
Bearbeiten: Möglichkeit, automatisierte Lösungen im CRM zu erstellen und die Anbindung von Smartprozessen ans CRM zu bearbeiten.
Nutzer kann Einstellungen bearbeiten: Möglichkeit, die CRM-Zugriffsrechte zu bearbeiten.
Zugriffsrechte für alle Smartprozesse der automatisierten Lösung.
1-2. Öffnen Sie den Bereich Automatisierung > Automatisierte Lösungen.
3. Wählen Sie eine automatisierte Lösung aus.
4. Öffnen Sie einen beliebigen Smartprozess dieser automatisierten Lösung.
5. Gehen Sie auf Zugriffsrechte, um die Liste aller Smartprozesse und Pipelines anzuzeigen.
Zugriffsrechte für einen bestimmten Smartprozess.
1-2. Öffnen Sie den Bereich Automatisierung > Automatisierte Lösungen.
3. Wählen Sie eine automatisierte Lösung aus.
4. Öffnen Sie den nötigen Smartprozess dieser automatisierten Lösung.
5. Wählen Sie die Pipeline aus, für die Sie die Zugriffsrechte einrichten möchten. Wenn der Smartprozess mehrere Pipelines hat, konfigurieren Sie die Zugriffsrechte für jede davon.
6-7. Gehen Sie auf Einstellungen (⚙️) > Zugriffsrechte.
Rollen konfigurieren
Eine Rolle ist ein Satz von Zugriffsrechten, die einem Nutzer zugewiesen wird. Sie können gewünschte Rollen erstellen und konfigurieren.
Rollen, die in den CRM-Zugriffseinstellungen erstellt wurden, werden automatisch in die Zugriffsrechte für automatisierte Lösungen übernommen.
Sie können Rollen erstellen, kopieren und ihre Sichtbarkeit ändern. Klicken Sie dafür auf Drei Punkte (...) und wählen Sie die gewünschte Option aus.
Rolle erstellen. Klicken Sie auf Neue Rolle hinzufügen und geben Sie den Rollennamen an.
Rolle kopieren.
- Klicken Sie auf Rolle kopieren.
- Wählen Sie die zu kopierende Rolle aus.
- Alle Zugriffseinstellungen werden automatisch in die neue Rolle übernommen.
Rollen anzeigen/ausblenden. Sie können nur nötige Rollen in der Liste anzeigen und die anderen ausblenden. Das ist hilfreich, wenn Sie einige bestimmte Rollen vergleichen oder bearbeiten möchten. Klicken Sie auf Rollen anzeigen/ausblenden und kreuzen Sie die gewünschten Rollen an.
Die Rolle „Buchhaltung“ ist in der Liste ausgeblendet
Um eine bestimmte Rolle zu konfigurieren, klicken Sie auf die Drei Punkte (...) rechts neben dem Rollennamen und wählen Sie die gewünschte Option aus:
- Alle Berechtigungen auswählen: Aktiviert volle Rechte für Smartprozesse.
- Auswahl aller Berechtigungen aufheben: Deaktiviert den Zugriff auf alle Smartprozesse.
- Umbenennen: Ändert den Rollennamen.
- Kopieren: Erstellt eine Kopie der ausgewählten Rolle.
- Löschen: Entfernt die ausgewählte Rolle mit allen Einstellungen.
Zugriffsrechte konfigurieren
Für jede Rolle können Sie die Zugriffsrechte für Aktionen mit Elementen der Smartprozesse festlegen. So können Sie beispielsweise erlauben, alle Elemente zu lesen, aber nur die eigenen zu bearbeiten.
Aktionen mit Elementen der Smartprozesse.- Lesen: CRM-Elemente anzeigen.
- Hinzufügen: Elemente der Smartprozesse erstellen. Ohne Leserechte kann die Person das erstellte Element nicht sehen.
- Bearbeiten: CRM-Elemente ändern.
- Löschen: CRM-Elemente aus dem System entfernen.
- Export: CRM-Elemente aus Bitrix24 herunterladen.
Export der Elemente im CRM - Import: Elemente der Smartprozesse in Bitrix24 hochladen.
Import der Elemente im CRM ohne detaillierte Informationen - Benutzerdefinierte Formularansicht erlauben: Anpassung des CRM-Elementformulars. Ohne dieses Zugriffsrecht ist nur die vom Administrator festgelegte Ansicht verfügbar.
Formulareinstellungen der CRM-Elemente - Automatisierungsregeln: Automatisierungsregeln einrichten, bearbeiten oder lesen. Dieses Zugriffsrecht erscheint, wenn die Automatisierungsregeln in den Einstellungen des Smartprozesses aktiviert sind.
Automatisierungsregeln im CRM - Betrag in Kanban-Phasen: Gesamtbetrag in den Kanban-Phasen anzeigen oder ausblenden. Dieses Zugriffsrecht erscheint, wenn der Kanban-Modus in den Einstellungen des Smartprozesses aktiviert ist.
Einstellungen des Smartprozesses - In die Phase verschieben: Bestimmen, in welche Phasen ein Mitarbeiter das CRM-Element verschieben darf, ob beliebig oder nur bestimmte.
- Nutzer kann Einstellungen bearbeiten: Möglichkeit, die Zugriffseinstellungen für die automatisierten Lösungen zu ändern.
Ebenen der Zugriffsrechte: Für jeden Smartprozess können Sie die Zugriffsebene festlegen:
- Zugriff: Ermöglicht es, vollen Zugriff zu gewähren oder den Zugriff auf das ausgewählte Element zu sperren, wie zum Beispiel die Bearbeitungsrechte für alle Elemente des Smartprozesses.
- Elemente des Nutzers: Zugriff auf die Elemente, für die der Mitarbeiter verantwortlich ist.
- Elemente der Abteilung des Nutzers: Zugriff auf die Elemente der Mitarbeiter aus der eigenen Abteilung.
- Elemente der Unterabteilungen der Nutzerabteilung: Zugriff auf die Elemente der Mitarbeiter aller Unterabteilungen der Nutzerabteilung.
- Alle Elemente, die als "Verfügbar für alle" markiert sind: Dieses Zugriffsrecht umfasst alle vorherigen Rechte und den Zugriff auf Elemente, bei denen die Option Verfügbar für alle aktiviert ist.
- Alle Elemente: Zugriff auf alle Elemente des Smartprozesses.
- Erben: Dieses Zugriffsrecht kann nur für Phasen eingestellt werden. Für die Phasen eines Elements des Smartprozesses gelten die Zugriffsrechte, die Sie für das Element festgelegt haben. Wenn Sie zum Beispiel für das Lesen des Elements den Zugriff Alle Elemente ausgewählt haben, kann die Elemente des Smartprozesses in allen Phasen einsehen. Bei Bedarf können Sie separate Zugriffsrechte für jede Phase einrichten.
Die Zugriffsrechte in den Phasen wiederholen das Zugriffsrecht, die wir für den Smartprozess angegeben haben
Rollen den Mitarbeitern zuweisen
Klicken Sie auf Plus (+) unter dem Rollennamen. Wählen Sie aus, wem Sie diese Rolle zuweisen möchten:
Suche verwenden
Um schnell die Zugriffsrechte für ein bestimmtes Element einzurichten oder die gewünschte Aktion zu finden, verwenden Sie die Suchfunktion.
Über die Suche können Sie folgende Werte suchen:
- Smartprozesse. Geben Sie den Namen des Smartürozesses oder der Pipeline ein. Danach werden alle verfügbaren Zugriffsrechte für dieses Element angezeigt.
- Phasen von Elementen der Smartprozesse. Um die Zugriffsrechte für eine bestimmte Phase einzurichten, geben Sie deren Namen ein. So können Sie beispielsweise alle Smartprozesse finden, welche die Phase In Arbeit haben.
- Aktionen mit Elementen der Smartprozesse. Sie können beispielsweise das Zugriffsrecht Lesen für alle Smartprozesse anzeigen lassen.
Zusammenfassung
- Jetzt verfügen die automatisierten Lösungen über eigene Zugriffseinstellungen. Sie können Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten für Abteilungen und einzelne Mitarbeiter erstellen.
- Sie können Rollen erstellen, kopieren und ihre Sichtbarkeit ändern.
- Standardmäßig wird eine Rolle ohne Zugriffsrechte erstellt. Konfigurieren Sie die Rolle selbstständig.
- Für jede Rolle können Sie die Zugriffsrechte für Aktionen mit Elementen der Smartprozesse festlegen. So können Sie beispielsweise erlauben, alle Elemente zu lesen, aber nur die eigenen zu bearbeiten.
- Wenn Sie einer Person mehrere Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsebenen zuweisen, erhält sie im Falle von Überschneidungen die Zugriffsrechte, die mehr Möglichkeiten bieten.