Collab ist ein Co-Working-Space, der die Zusammenarbeit mit externen Teams und Kunden erleichtert. In einem zentralen Bereich können Sie elektronische Dokumente erstellen und gemeinsam mit den Collab-Teilnehmern unterzeichnen. Gäste haben die Möglichkeit, Dokumente bequem über ihr Smartphone zu signieren.
Elektronische Unterschrift
Wie arbeiten Mitarbeiter mit den elektronischen Dokumenten im Collab.
Wenn Sie als Gast in ein Collab eingeladen wurden, lesen Sie den Abschnitt
Wie unterschreiben Gäste elektronische Dokumente im Collab.
So arbeiten Mitarbeiter mit den elektronischen Dokumenten im Collab
1. Öffnen Sie den Bereich Messenger.
2-3. Klicken Sie auf Collabs und wählen Sie das gewünschte Collab aus.
4-5. Klicken Sie auf die Klammer > Dokument zur Unterzeichnung.
Dokument vorbereiten
Wählen Sie eine Vorlage, die Sie vorher hochgeladen haben, oder fügen Sie eine neue hinzu. Füllen Sie die Felder aus:
- Person, die als Absender unterschreibt (Ihre Vertragspartei): Geben Sie den Namen des Mitarbeiters an, der von Ihrem Unternehmen das Dokument unterschreiben wird.
- Absender: Füllen Sie die Daten Ihres Unternehmens mit allen detaillierten Informationen aus.
- Empfänger: Fügen Sie die Kontaktdaten des Collab-Gastes hinzu, mit dem Sie das Dokument unterzeichnen möchten, oder wählen Sie einen Kontakt aus dem CRM aus.
Passen Sie die Position des Stempels und der Unterschriften im Dokument an und ergänzen Sie es um zusätzliche Parameter wie zum Beispiel Vertragsnummer und Bankverbindung.
Dokument zur Unterzeichnung senden
Überprüfen Sie die eingegebenen Daten sorgfältig und senden Sie das Dokument zur Unterzeichnung. Eine Benachrichtigung wird im Collab-Chat veröffentlicht. Zunächst sollte die verantwortliche Person Ihres Unternehmens das Dokument unterzeichnen, gefolgt vom Empfänger. Sobald beide Parteien das Dokument unterzeichnet haben, wird es sowohl im Chat als auch in den Dateien des Collabs angezeigt.
Elektronisches Dokument erstellen und zur Unterzeichnung senden
Unterzeichnung des Dokumentes durch Geschäftsführer Ihres Unternehmens
So unterschreiben Gäste elektronische Dokumente im Collab
Sobald der Geschäftsführer des Unternehmens das Dokument unterzeichnet hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail. Um das Dokument selbst zu unterzeichnen, klicken Sie einfach auf den Link in der SMS oder öffnen Sie die E-Mail und folgen Sie den Anweisungen.
So sieht die E-Mail-Nachricht mit dem Dokument aus
Füllen Sie die Felder aus und unterschreiben Sie das Dokument, indem Sie eine von 3 Optionen nutzen:
- Unterschrift aus Namen generieren: Geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen sowie Ihre Initialen ein, um eine digitale Unterschrift zu erstellen.
- Handunterschrift: Verwenden Sie die Maus oder unterschreiben Sie direkt per Hand auf einem Tablet oder Smartphone.
- Bild hochladen: Nehmen Sie ein Foto Ihrer handschriftlichen Unterschrift auf und laden Sie das Bild von Ihrem Computer oder Smartphone hoch.
Das unterschriebene Dokument erscheint im Chat des Collabs.
Unterzeichnung des Dokumentes durch den Kunden
- Im Collab haben Sie die Möglichkeit, elektronische Dokumente zu erstellen und diese gemeinsam mit anderen Teilnehmern zu unterzeichnen.
- Der Unterzeichnungsprozess gliedert sich in drei Schritte: Zuerst erstellt ein Mitarbeiter das Dokument und sendet es zur Unterschrift, anschließend unterzeichnet der Geschäftsführer, und schließlich wird das Dokument an den Auftragnehmer oder Kunden zur Unterschrift weitergeleitet.
- Alle unterschriebenen Dokumente werden in den Dateien des Collabs gespeichert.