In Bitrix24 können Sie während der Audio- und Videoanrufe Zusammenfassungen des Termins anlegen sowie Dokumente gemeinsam mit Kollegen erstellen und bearbeiten. Konfigurieren Sie die Zugriffsrechte für Dokumente und setzen Sie die Arbeit daran nach dem Anruf fort.
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Im Beitrag werden folgende Themen behandelt:
- Zusammenfassung des Termins erstellen,
- Dokument erstellen,
- Neulich genutzte Zusammenfassung öffnen,
- Dokument oder Zusammenfassung bearbeiten,
- Zugriffsrechte für Dokumente konfigurieren.
Zusammenfassung der Besprechung erstellen
Um eine Zusammenfassung zu erstellen, klicken Sie auf Dokument > Zusammenfassung des Termins und wählen Sie eine von drei Vorlagen aus. Die Vorlagen unterscheiden sich nur im Stil und haben denselben Plan.
In der Zusammenfassung werden einige Daten ausgefüllt:
- Chat- oder Terminname, aus dem die Zusammenfassung erstellt wird,
- Teilnehmernamen,
- Datum und Uhrzeit.
Jeder Anrufteilnehmer kann die Zusammenfassung erstellen und öffnen. Sobald eine Vorlage ausgewählt wird, erscheint die Datei im Chat und wird im Bitrix24 Drive gespeichert.
In den Zusammenfassungen können Sie sofort Fragen zur Besprechung, Aufgaben und deren Fristen festhalten. Beim nächsten Anruf werden Sie die Möglichkeit haben, die rechtzeitige Erledigung der festgelegten Aufgaben zu besprechen.
Dokument erstellen
Klicken Sie auf Dokument > Dokument erstellen und wählen Sie eine der verfügbaren Varianten aus. Die Datei erscheint im Chat und wird im Bitrix24 Drive gespeichert, sobald sie erstellt wird.
In den Zusammenfassungen können Sie sofort Fragen zur Besprechung, Aufgaben und deren Fristen festhalten. Beim nächsten Anruf werden Sie die Möglichkeit haben, die rechtzeitige Erledigung der festgelegten Aufgaben zu besprechen.
Neulich genutzte Zusammenfassung öffnen
Klicken Sie auf Dokument > Neulich genutzte Zusammenfassung und wählen Sie das gewünschte Dokument aus der Liste aus. Die Zusammenfassung ist für jeden Anrufteilnehmer zugänglich.
Dokument oder Zusammenfassung bearbeiten
Öffnen Sie das Dokument aus dem Chat und klicken Sie auf Bearbeiten. Wählen Sie Bitrix24.Docs aus, um die Änderungen Ihrer Kollegen sofort zu sehen und das Dokument in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten. Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Datei > Speichern. Die aktualisierte Dateiversion erscheint im Chat.
Das Dokument kann gemeinsam mit Kollegen jederzeit bearbeitet werden. Die verfügbare Mitarbeiterzahl hängt von Ihrem Tarif ab.
Zugriffsrechte für Dokumente konfigurieren
Standardmäßig können alle Anrufteilnehmer die Dateien bearbeiten. Das Dokument kann außerdem mit Kollegen und Kunden geteilt werden, die keinen Zugriff auf Ihr Bitrix24 haben.
Gemeinsam bearbeiten. Klicken Sie auf Zugriffsrechte > Gemeinsam bearbeiten > Mehr hinzufügen. Wählen Sie das Zugriffsrecht aus: Lesen, Hinzufügen, Bearbeiten, Voller Zugriff. Speichern Sie die Änderungen.
Ihr Kollege erhält eine Benachrichtigung mit dem Vorschlag, die Datei mit dem Drive zu verbinden. Der Nutzer kann die Datei entweder verbinden oder ablehnen. Nach dem Verbinden wird das Originaldokument auf dem Bitrix24 Drive gespeichert. Alle Änderungen werden in der Datei im Chat angezeigt.
Öffentlicher Zugriff. Klicken Sie auf Zugriffsrechte bearbeiten > Öffentlicher Zugriff. Aktivieren Sie die Option. Standardmäßig erhalten die Nutzer Lesezugriffsrechte.
Klicken Sie auf die Einstellungen (⚙️), um
- Gültigkeitsdauer zu definieren,
- Passwort anzugeben,
- Bearbeiten zu erlauben.
Zusammenfassung
- In Bitrix24 können Sie während der Audio- und Videoanrufe Zusammenfassungen des Termins anlegen sowie Dokumente gemeinsam mit Kollegen erstellen und bearbeiten. Die Option ist für alle Anrufteilnehmer verfügbar.
- In den Zusammenfassungen können Sie sofort Fragen zur Besprechung, Aufgaben und deren Fristen festhalten. Während des Anrufs können Sie ein Textdokument, eine Tabelle oder eine Präsentation erstellen. Nutzen Sie diese Option, um schnell einen Entwurf anzulegen und das Dokument anschließend zu überarbeiten.
- Die aktualisierte Datei wird im Chat angezeigt und im Bitrix24 Drive gespeichert.
- Das Dokument kann gemeinsam mit Kollegen gleichzeitig bearbeitet werden. Die verfügbare Mitarbeiterzahl hängt von Ihrem Tarif ab. Die aktualisierte Datei wird im Chat angezeigt.
- Nach dem Anruf können Sie die Datei mit Kunden oder Kollegen teilen, die am Terminchat nicht teilnehmen. Laden Sie dazu Ihre Kollegen zum Bearbeiten ein oder konfigurieren Sie den öffentlichen Zugriff für Ihre Kunden.
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