Wir haben 4 neue Automatisierungsregeln zum Informieren der Mitarbeiter hinzugefügt. Dadurch können Sie neue Gruppenchats erstellen, Kollegen zur Besprechung einladen und Nachrichten versenden. 

Alle Automatisierungsregeln befinden sich im Bereich Automatisierung > Automatisierungsregeln und Trigger. Wählen Sie den Bereich aus, in welchem die Automatisierungsregeln angewendet werden. 

Klicken Sie auf den Button, um das Menü der Automatisierungsregeln zu öffnen.

Tippen Sie auf die Schaltfläche Erstellen und wählen Sie die gewünschte Regel aus.

Um die Automatisierungsregel einzustellen, können Sie die Hauptparameter ausfüllen. Diese Einstellungen sind optional. 

• Ausführung — wählen Sie aus, wie die Regel die Aktion ausführen wird: unabhängig von anderen Automatisierungsregeln oder nur nach der vorherigen Regel ausgeführt.
• Zeit — geben Sie die Zeitparameter für die Automatisierungsregel an.
• Bedingung — der Parameter ermöglicht es, festzulegen, unter welcher Bedingung die Automatisierungsregel aktiviert wird.

In diesem Beitrag erzählen wir, wie jede von 4 Automatisierungsregeln funktioniert. 

Gruppenchat erstellen

Die Automatisierungsregel erstellt einen Gruppenchat, in dem Sie mit Kollegen Aufträge oder Aufgaben besprechen können. Dies erspart Ihnen die manuelle Einladung jedes einzelnen Teilnehmers, denn alle Chat-Mitglieder werden automatisch hinzugefügt.

• Chatname — geben Sie den Namen für den neuen Chat an.
• Teilnehmer — wählen Sie mindestens 2 Teilnehmer für den Gruppenchat aus.

Teilnehmer zum Gruppenchat hinzufügen

In einer bestimmten Phase des Auftrags kann man automatisch neue zuständige Mitarbeiter hinzufügen. Wenn zum Beispiel der Auftrag in die Phase Lieferung übergeht, fügt die Automatisierungsregel automatisch in den Chat die Mitarbeiter hinzu, die für die Lieferservices verantwortlich sind. 

• Chat auswählen — geben Sie einen Chat an, der aus der vorher eingestellten Automatisierungsregel "Gruppenchat erstellen" festgelegt wurde. Wählen Sie dafür im Menü den Punkt Automatisierungsregeln > Gruppenchat erstellen > Chat-ID aus.
• Teilnehmer hinzufügen — geben Sie die Mitarbeiter an, die zum Gruppenchat hinzugefügt sein werden.
• History anzeigen — geben Sie an, ob die Nachrichtehistory für die neuen Teilnehmer verfügbar sein wird.

Nachricht an den Gruppenchat senden

Die Automatisierungsregel informiert Kollegen über wichtige Änderungen und Leistungen. Sie kann eine Standardnachricht an den Gruppenchat senden und über den neuen bekommenen Auftrag mitteilen. Um die Nachricht zu senden, schreiben Sie den Text und wählen Sie den Chat im entsprechenden Feld aus.

• Chat auswählen — wählen Sie den Gruppenchat aus. Außerdem können Sie den Chat auswählen, der mithilfe der Automatisierungsregel "Gruppenchat erstellen" festgelegt wurde. Klicken Sie dafür auf Automatisierungsregeln > Gruppenchat erstellen > Chat-ID.
• Absender — geben Sie den Absender der Nachricht an. Sie können einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Nutzerrolle auswählen.
• Nachrichtentyp — bestimmen Sie den Nachrichtentyp abhängig von der Wichtigkeit der Nachricht. Sie können allgemeine Nachrichten und dringliche Mitteilungen senden.
• Nachrichtentext— geben Sie den Text an, der an den Gruppenchat gesendet wird.

Nachricht an einen Privatchat senden

Die Automatisierungsregel erinnert an wichtige Anrufe, Aufträge und andere Aktivitäten. Wenn der Gesamtbetrag der Auftrag mehr als 10.000 Euro ist, kann er die Genehmigung durch den Geschäftsführer benötigen. Stellen Sie die Automatisierungsregel ein, damit sie über diese Aufträge benachrichtigen kann. 

• Absenter  — geben Sie den Absendet für diese Nachricht an. Sie können eine bestimmte Person oder eine Nutzerrolle auswählen. 
• Empfänger — wählen Sie eine Position oder einen bestimmten Mitarbeiter aus, der diese Nachricht erhalten wird.
• Nachrichtentyp — bestimmen Sie den Nachrichtentyp abhängig von der Wichtigkeit der Nachricht. Sie können allgemeine Nachrichten und dringliche Mitteilungen senden.
• Nachrichtentext— geben Sie den Text an, der an den Gruppenchat gesendet wird.

• Bedingungen im CRM
• Automatisierungsregeln
• Automatisierungsregeln und Aktionen in Workflows deaktivieren