Bitrix24 verfügt über 2 Anlaufstellen, wo Sie Ihre persönlichen oder öffentliche Dokumente speichern und managen können: Ihr persönlicher Drive und der Unternehmensdrive. Aber es ist auch möglich, Dokumente und Ordner nur mit ausgewählten Mitarbeitern zu teilen.
In diesem Fall kommt Ihnen unser flexibles System der Zugriffsberechtigungen entgegen. Sie können den Nutzern Zugriff auf Ihren ganzen Drive oder einzelne Dateien vergeben oder Dokumente freigeben, wobei sie an den Drive Ihres Kollegen angeschlossen werden.
Zugriffsrechte einstellen
Die Zugriffsrechte für die Dokumente können Sie im Bereich Bitrix24.Drive - Mein Drive und Unternehmensdrive einstellen. Wählen Sie dazu unter dem Zahnrad die Option Zugriffsrechte definieren aus.
Im geöffneten Fenster können Sie neue Zugriffsrechte hinzufügen bzw. die bestehenden bearbeiten:
Es gibt folgende Zugriffsreche:
- Lesen – man darf Dokumente nur lesen.
- Hinzufügen - man darf Dokumente lesen und auf den Drive neue Dateien hochladen.
- Teilen – man darf Dokumente mit den Mitarbeitern teilen, indem man die Option Freigeben aktiviert.
- Bearbeiten - man darf Dokumente bearbeiten und einen Ordner zu seinem eigenen Drive hinzufügen, aber man darf die bestehenden Zugriffsrechte nicht ändern.
- Voller Zugriff
Sie können ein neues Zugriffsrecht einem einzelnen Mitarbeiter, einer Gruppe oder einer Abteilung vergeben.
Zugriff für einen bestimmten Ordner einstellen
Wenn Sie einem Mitarbeiter Zugriffrechte nur für eine Datei bzw. für einen Ordner vergeben möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Aktivieren Sie die Option "Für bestimmte Dateien und Ordner erweiterte Zugriffsrechte aktivieren".
- Wenn Sie jetzt auf das Icon neben dem ausgewählten Ordner klicken, wird die Option Zugriffsrechte für jeden Ordner verfügbar.
Unterschied zwischen "Freigeben" und "Zugriffsrechte"
Die Option Freigeben ermöglicht angegebene Dateien und Ordner mit anderen Mitarbeitern zu teilen, indem man diese Dokumente mit dem Drive der ausgewählten Mitarbeiter verbindet.
Die Zugriffsrechte für das ausgewählte Dokument oder für den ausgewählten Ordner bekommen Sie erst nach der Auswahl eines Mitarbeiters, einer Gruppe oder einer Abteilung zu sehen.
Nachdem Sie den Ordner oder die Datei freigegeben haben, wird dieser oder diese entsprechend bezeichnet.
Ihr Kollege erhält die Benachrichtigung mit der Frage, ob der freigegebene Ordner bzw. die freigegebene Datei in seinem Drive aktiviert werden muss. Nach der Aktivierung erscheint das Dokument / der Ordner in seinem persönlichen Drive.
Wählen Sie zwischen den verschiedenen Möglichkeiten der Zugriffsberechtigungen und arbeiten Sie zusammen mit Ihren Kollegen an Dokumenten in Ihrem Bitrix24.
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