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Mein Drive: Zugriffsrechte einstellen und Dokumente freigeben

Bitrix24 verfügt über 2 Anlaufstellen, wo Sie Ihre persönlichen oder öffentliche Dokumente speichern und managen können: Ihr persönlicher Drive und der Unternehmensdrive. Aber es ist auch möglich, Dokumente und Ordner nur mit ausgewählten Mitarbeitern zu teilen.

In diesem Fall kommt Ihnen unser flexibles System der Zugriffsberechtigungen entgegen. Sie können den Nutzern Zugriff auf Ihren ganzen Drive oder einzelne Dateien vergeben oder Dokumente freigeben, wobei sie an den Drive Ihres Kollegen angeschlossen werden.

Zugriffsrechte für Dateien sind nicht in allen Tarifen verfügbar. Erfahren Sie mehr auf unserer Preisseite.

Zugriffsrechte einstellen

Die Zugriffsrechte für die Dokumente können Sie im Bereich Bitrix24.Drive - Mein Drive und Unternehmensdrive einstellen. Wählen Sie unter dem Zahnrad die Option Zugriffsrechte definieren aus.

drive1.jpg

Im geöffneten Fenster können Sie neue Zugriffsrechte hinzufügen bzw. die bestehenden bearbeiten:

Es gibt folgende Zugriffsrechte:

  • Lesen – man darf Dokumente nur lesen.
  • Hinzufügen - man darf Dokumente lesen und auf den Drive neue Dateien hochladen.
  • Teilen – man darf Dokumente mit den Mitarbeitern teilen, indem man die Option Freigeben aktiviert.
  • Bearbeiten - man darf Dokumente bearbeiten und einen Ordner zu seinem eigenen Drive hinzufügen, aber man darf die bestehenden Zugriffsrechte nicht ändern.
  • Voller Zugriff
Konfigurieren Sie sorgfältig die Zugriffsrechte. Mit vollem Zugriff können Ihre Kollegen zufällig wichtige Daten ändern oder löschen. Außerdem sollten Sie wissen, dass alle gewährten Zugriffsrechte auch auf das Lesen die Möglichkeit geben, die Datei herunterzuladen.

Zugriff für einen bestimmten Ordner bzw. eine bestimmte Datei einstellen

Wenn Sie einem Mitarbeiter Zugriffsrechte nur für eine Datei bzw. für einen Ordner vergeben möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie die Option "Für bestimmte Dateien und Ordner erweiterte Zugriffsrechte aktivieren".


  2. Wenn Sie jetzt auf das Icon neben dem ausgewählten Ordner klicken, wird die Option Zugriffsrechte für jeden Ordner verfügbar.

  3. drive4.jpg

So können Sie die Zugriffsrechte für jeden Ordner oder jede Datei definieren.

Unterschied zwischen "Freigeben" und "Zugriffsrechte"

 

Die Option Freigeben ermöglicht es, angegebene Dateien und Ordner mit anderen Mitarbeitern zu teilen, indem man diese Dokumente mit dem Drive der ausgewählten Mitarbeiter verbindet.

drive5.jpg

Wählen Sie die Option Mit anderen Nutzern teilen aus.

drive6.jpg

Klicken Sie auf den Link Mehr hinzufügen, wählen Sie Nutzer aus und bestimmen Sie Zugriffsrechte.

7Drive.png
Wichtig! Die Option Freigeben ist nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar und man kann sie nur für jeden Mitarbeiter einzeln verwenden.

Nachdem Sie den Ordner oder die Datei freigegeben haben, wird dieser oder diese entsprechend bezeichnet.

drive7.jpg

Ihr Kollege erhält die Benachrichtigung mit der Frage, ob der freigegebene Ordner bzw. die freigegebene Datei in seinem Drive aktiviert werden muss. Nach der Aktivierung erscheint das Dokument / der Ordner in seinem persönlichen Drive.

drive8.jpg

Interne und öffentliche Links

Interne und öffentliche Link bieten Ihnen die Möglichkeit an, schnell und einfach Ihre Ordner und Dateien zu teilen.

drive7.jpg

Der interne Link hilft, schnell eine Datei bzw. einen Ordner mit einem Kollegen zu teilen, ohne den vollen Zugriff zu gewähren. Nur Ihre internen Mitarbeiter können den Link öffnen.

Öffentliche Links werden Ihnen helfen, die Datei sowohl mit internen als auch externen Nutzern zu teilen.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Öffentliche und interne Links".

Wählen Sie zwischen den verschiedenen Möglichkeiten der Zugriffsberechtigungen und arbeiten Sie zusammen mit Ihren Kollegen an Dokumenten in Ihrem Bitrix24.

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