Aufgaben erstellen

Autor: Mia Fuchs

Zuletzt aktualisiert am 21. Oktober 2024

Aufgaben sind das Werkzeug zur Planung und Verwaltung der Arbeitsprozesse im Unternehmen. Mithilfe von Aufgaben können die Nutzer ihre Arbeit planen und die Abteilungsleiter die Effektivität der Mitarbeiter nachverfolgen und Projekte verwalten.

Aufgaben erstellen

Öffnen Sie den Bereich Aufgaben und Projekte > Aufgaben und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

Geben Sie den Aufgabennamen und eine detaillierte Beschreibung ein

Geben Sie den Namen und eine ausführliche Beschreibung der Aufgabe ein. Das hilft den Verantwortlichen, den Inhalt der Aufgabe zu verstehen.

Kreuzen Sie die Option Hohe Priorität an. Das gibt zu verstehen, dass die Aufgabe Aufmerksamkeit erfordert oder schnell zu erledigen ist.

Erstellen Sie eine Checkliste

Checkliste erlaubt es Ihnen, eine eigene Liste mit den Aktionen zu erstellen. Jeden Punkt kann man als erledigt markieren, nachdem eine der Aktionen erledigt worden ist.

Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Checklisten in Aufgaben".

Fügen Sie Aufgabenteilnehmer hinzu

In Bitrix24 gibt es 4 Rollen in den Aufgaben:

Verantwortliche Person	Der Mitarbeiter führt die Aufgabe aus. Wenn mehrere Mitarbeiter als verantwortliche Personen beim Erstellen der Aufgabe angegeben sind, wird eine separate Aufgabe für jede Person erstellt. Dabei wird die Aufgabe auch für den Ersteller kopiert.
Erstellt von	Der Mitarbeiter hat die Aufgabe erstellt. Diese Person kontrolliert die Aufgabe und bewertet die Arbeit.
Mitwirkende	diese Mitarbeiter helfen, wenn nötig, bei der Erledigung der Aufgabe. Die Aufgabe kann nur eine verantwortliche Person, aber mehrere Mitwirkende.
Beobachter	Diese Personen überwachen und kommentieren die Aufgaben, aber nehmen daran nicht teil.

Wenn Sie in die Aufgabe als Beobachter hinzugefügt wurden, wird die Aufgabe für Sie automatisch stumm geschaltet. In diesem Modus werden Sie keine Benachrichtigungen für die Aufgabe erhalten und der Zähler für ungelesene Kommentare bleibt grau. Lesen Sie mehr zum Thema in den Beiträgen "Ping-Nachrichten in Aufgaben".

Aufgabe vom Namen eines anderen Nutzers stellen

Wenn Sie Administrator des Accounts sind, wählen Sie einfach andere Nutzer in den entsprechenden Feldern aus.

Mitarbeiter können ihre Kollegen als Ersteller auswählen, aber sie werden in solchen Aufgaben als verantwortliche Personen angegeben.

Geben Sie Fristen an

Die Frist ist eine sehr wichtige Eigenschaft der Aufgabe. Sogenannte Deadlines kann man entweder in einem Kalender auswählen oder manuell eingeben.

Über den Link Zeitplanung werden zusätzliche Parameter angegeben, welche die Fristen der Aufgabe angehen. In diesem Feld können Sie angeben, wann die Aufgabe zu starten und zu beenden ist, oder wie lange die Aufgabe dauern sollte.

Aufgabenparameter einstellen

Unter den Aufgabenparametern sind folgende Optionen verfügbar:

Verantwortliche Person darf Frist ändern - Verantwortliche Person kann Daten der Aufgabe sowie Frist ändern. Sie werden über alle diese Änderungen benachrichtigt, da Sie die Aufgabe erstellt haben.
Wochenenden und Feiertage überspringen - Fallen die Daten der Aufgabe auf Wochenenden oder Feiertage, wird die Aufgabendauer erweitert, um so eine genauere Zeitplanung zu ermöglichen.
Aufgabenergebnis kontrollieren - Nachdem die Aufgabe von einem Verantwortlichen fertiggestellt worden ist, wird sie zum Aufgabenautor zur Kontrolle gesendet. Akzeptiert der Aufgabenautor das Ergebnis, ist die Aufgabe somit abgeschlossen. Anderenfalls kann die Aufgabe zur Überarbeitung gesendet werden. Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Aufgabe nach Erledigung kontrollieren".
Zu Lesezeichen hinzufügen - Lesezeichen sind Ihre persönlichen Aufgabenlisten für tägliche, wöchentliche oder auch monatliche Planung. Die Lesezeichen enthalten alle ausgewählten Aufgaben, unabhängig vom Status und davon, ob Sie dort Verantwortlicher, Mitwirkender usw. sind. Markieren Sie eine Aufgabe, damit sie in dieser Liste erscheint.
Zur Tagesplanung hinzufügen - Der Tagesplan befindet sich im oberen Seitenbereich neben der Uhr. Sie können eine Aufgabe zum Tagesplan hinzufügen, um darauf schneller zugreifen zu können.
Aufgabenfristen werden von Fristen der Teilaufgaben abgeleitet - Die geplanten Anfangs- und Abschlussdaten für diese Aufgabe werden anhand von Daten für Teilaufgaben kalkuliert. Das Anfangsdatum wird das früheste unter allen Teilaufgaben sein, das Abschlussdatum wird das späteste unter allen Teilaufgaben sein.
Aufgabe automatisch abschließen, wenn alle Teilaufgaben abgeschlossen sind (und umgekehrt) - Die übergeordnete Aufgabe wird automatisch abgeschlossen, sobald alle Teilaufgaben dieser Aufgabe abgeschlossen sind. Mit dem Abschluss der übergeordneten Aufgaben werden alle Teilaufgaben automatisch abgeschlossen.

Navigieren Sie den Cursor auf das Fragezeichen mit der Option, um ihre detaillierte Beschreibung zu lesen.

Kreuzen Sie die Option Zusammenfassung des Aufgabenstatus ist erforderlich an, damit die verantwortliche Person die Aufgabe nicht abschließen kann, ohne einen Kommentar als Zusammenfassung zu markieren.
Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Zusammenfassung des Aufgabenstatus".

Zusätzliche Einstellungen vornehmen

Zusätzlich können Sie einige wichtige Parameter bzw. Informationen zu der Aufgabe hinzufügen:

Projekt - Sie können die Projektgruppe auswählen, zu der die Aufgabe gehört.
Zeitaufwand aktiviert die Zeiterfassung in der Aufgabe.
An Aufgabe erinnern - hier stellen Sie eine Erinnerung ein, die Sie per Sofortnachricht oder E-Mail erhalten.
Aufgabe wiederholen
Gantt - fügen Sie die vorherige Aufgabe hinzu, wenn so eine existiert.
CRM - hier kann man ein Element aus dem CRM hinzufügen (Kontakte, Leads usw.).
Teilaufgabe von - wählen Sie die Hauptaufgabe für die untergeordnete Aufgabe aus.
Tags - erstellen Sie Tags für die Aufgaben, um sie schnell finden und sortieren zu können.
Benutzerdefinierte Felder
Abhängige Aufgaben - die Option erlaubt, Aufgaben visuell miteinander zu verbinden.