Im BI-Builder können Sie Dashboards über einen öffentlichen Link mit externen Nutzern teilen. Dies ist praktisch, wenn Sie Daten schnell anzeigen möchten, ohne Dateien exportieren zu müssen.
Erstellen Sie einfach einen Link, legen Sie die Gültigkeitsdauer und ein Passwort fest und senden Sie den Link an den Empfänger. Der Zugriff bleibt unter Kontrolle: Der Link kann deaktiviert werden, sobald das Dashboard nicht mehr benötigt wird. Ein Vorgesetzter kann zum Beispiel einem Kunden einen Link zu einem Dashboard über Werbeausgaben des Monats senden. Der Kunde kann den Bericht öffnen und die Daten einsehen, ohne Zugriff auf Bitrix24 zu haben.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
Zugriff auf ein Dashboard per Link einrichten
Öffnen Sie den Bereich BI-Builder und gehen Sie zu dem Dashboard, das Sie teilen möchten. Klicken Sie auf Freigeben > Einen Link erstellen und aktivieren Sie die Option Dashboard freigeben.
Füllen Sie die Zugriffsparameter aus:
- Link gültig bis – Geben Sie Datum und Uhrzeit an, zu denen der Link nicht mehr gültig sein soll. Danach kann der externe Nutzer das Dashboard nicht mehr öffnen.
- Passwort – Legen Sie ein Passwort für den Zugriff auf den Bericht fest.
Nach der Einrichtung klicken Sie auf Link kopieren und senden Sie den kopierten Link zusammen mit dem Passwort an den externen Nutzer.
Sobald der Nutzer den Link öffnet und das Passwort eingegeben hat, kann das Dashboard ohne Anmeldung bei Bitrix24 eingesehen werden.
Im Dashboard können Sie Diagramme und verfügbare Filter verwenden. Einige Filter werden jedoch bereits beim Erstellen des Links festgelegt: Filter für die Unternehmensstruktur, Aufgabenflows und Workflow-Vorlagen werden beim Erstellen des Links fixiert und können nicht mehr geändert werden. Wenn der Autor des Links beispielsweise die Vertriebsabteilung auswählt, sieht der externe Nutzer das Dashboard nur für diese Abteilung und kann nicht zu einer anderen Abteilung wechseln.
Zugriff auf einen Bericht deaktivieren
Der Zugriff auf das Dashboard wird automatisch deaktiviert, sobald die Gültigkeitsdauer des Links abläuft. Falls der Zugriff früher gesperrt werden muss, können Sie ihn manuell deaktivieren. Öffnen Sie dazu das gewünschte Dashboard, klicken Sie auf Freigeben > Einen Link erstellen und deaktivieren Sie die Option Dashboard freigeben.
Nach der Deaktivierung ist der Link nicht mehr gültig. Wenn ein externer Nutzer versucht, das Dashboard zu öffnen, wird eine Meldung angezeigt, dass der Zugriff auf das Dashboard gesperrt ist.
Zusammenfassung
- Im BI-Builder können Dashboards über einen öffentlichen Link mit externen Nutzern geteilt werden.
- Für den Link können Sie Gültigkeitsdauer und Passwort festlegen. Der externe Nutzer öffnet den Link, gibt das Passwort ein und kann das Dashboard einsehen, ohne sich bei Bitrix24 anzumelden.
- Filter für Unternehmensstrukturen, Aufgabenflows und Workflow-Vorlagen werden bei der Erstellung des Links festgelegt und können nicht geändert werden.
- Der Zugriff auf das Dashboard wird automatisch geschlossen, wenn die Gültigkeitsdauer des Links abläuft. Falls der Zugriff früher geschlossen werden muss, kann dies manuell erfolgen.