In Bitrix24 können Sie eine Wissensbasis erstellen – ein praktisches Online-Handbuch mit einfacher Navigation und integrierter Suchfunktion. Diese eignet sich ideal, um Anleitungen, Richtlinien und andere hilfreiche Materialien zu speichern. Ein schneller Zugriff auf relevante Informationen unterstützt neue Mitarbeiter bei der Einarbeitung und sorgt dafür, dass das Team einheitlich und effizient arbeitet.

Welche Tarife unterstützen Wissensbasen?

Wissensbasen stehen allen Bitrix24-Nutzern zur Verfügung. Die verfügbaren Funktionen hängen jedoch vom gewählten Tarif ab.
Bitrix24-Tarife

Wissensbasen des Unternehmens: Limits nach Tarif

• Free – 1 Wissensbasis,
• Basic – 3 Wissensbasen,
• Standard – 5 Wissensbasen,
• Professional und Enterprise – unbegrenzt.

Wissensbasen für Gruppen und Projekte sind in den Tarifen Standard, Professional und Enterprise verfügbar.

Import und Export von Wissensbasen ist in allen Tarifen möglich.

Zugriffsrechte für Wissensbasen können in den Tarifen Standard, Professional und Enterprise individuell angepasst werden.

Wie füge ich ein Video in die Wissensbasis ein?

In die Wissensbasis können Videos von YouTube oder aus dem Bitrix24 Drive eingebunden werden. Durch Produktübersichten, Schulungsvideos und andere visuelle Inhalte wird die Wissensbasis anschaulicher und benutzerfreundlicher.

Öffnen Sie die gewünschte Wissensbasis. Der Zugriff hängt vom Typ der Wissensbasis ab:

• Wissensbasis des Unternehmens – öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter > Wissensbasis.
• Wissensbasis einer Projektgruppe – öffnen Sie den Bereich Projektgruppen und wählen Sie die gewünschte Gruppe aus. Klicken Sie im oberen Menü der Gruppe auf Mehr > Wissensbasis.

Wissensbasen der Unternehmens finden Sie im Bereich Mitarbeiter

Wissensbasen der Gruppen finden Sie im Menü der jeweiligen Gruppe

Fügen Sie zur Wissensbasis einen Block mit einem Video hinzu. Wählen Sie die gewünschte Quelle aus und binden Sie das Video ein.

Führen Sie folgende Schritte aus:

1. Öffnen Sie die gewünschte Wissensbasis mit einem Klick.
2. Klicken Sie auf Artikel bearbeiten.
3. Wählen Sie die Stelle im Artikel aus, an der das Video eingefügt werden soll, und klicken Sie auf Block hinzufügen.

Videos von externen Diensten lassen sich einfach über einen Link einbinden, ohne dass ein Download erforderlich ist. Das Video wird direkt auf der Seite der Wissensbasis wiedergegeben.

So binden Sie ein externes Video ein:

1-2. Öffnen Sie den Tab Video und wählen Sie eine Vorlage aus.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten.
4. Öffnen Sie das gewünschte Video auf der externen Website und kopieren Sie den Link aus der Adressleiste.
5. Fügen Sie die URL in das Feld Videolink in Bitrix24 ein.
6. Wählen Sie, ob das Video automatisch oder per Klick abgespielt werden soll.
7. Speichern Sie die vorgenommenen Änderungen.

Videos aus dem Bitrix24 Drive – persönliches Drive, Unternehmensdrive oder Drive der Projektgruppe. Videos werden in einem Pop-up-Fenster abgespielt, nachdem auf die Schaltfläche geklickt wurde.

So binden Sie ein Video aus dem Bitrix24 Drive ein:

1. Öffnen Sie den Tab Schaltflächen und Links und wählen Sie eine passende Vorlage aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche, z. B. Read more.
3. Geben Sie im Feld Link eine neue Beschriftung für die Schaltfläche ein.
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt Datei öffnen aus.
5. Klicken Sie auf Datei auswählen.
6. Wählen Sie das gewünschte Video aus und bestätigen Sie mit Dokument auswählen.
7. Speichern Sie die Änderungen.

Datei aus dem Bitrix24 Drive in die Wissensbasis einfügen

Wie füge ich eine Suchzeile in die Wissensbasis ein?

Wenn Sie eine Wissensbasis von Grund auf neu erstellen oder den Standard-Suchblock ersetzen möchten, fügen Sie einen neuen Block hinzu und wählen Sie eine passende Vorlage aus.

Öffnen Sie die gewünschte Wissensbasis – der Zugriff hängt vom Typ ab:

• Wissensbasis des Unternehmens – öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter > Wissensbasis.
• Wissensbasis der Projektgruppe – öffnen Sie den Bereich Gruppen und wählen Sie die gewünschte aus. Klicken Sie im oberen Menü der Gruppe auf Mehr > Wissensbasis.

Wissensbasen finden Sie im Bereich Mitarbeiter

Wissensbasen der Projektgruppe finden Sie im Menü der jeweiligen Gruppe

Fügen Sie zur Wissensbasis einen Block mit einer Suchzeile hinzu.

1. Klicken Sie auf die gewünschte Wissensbasis, um sie zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Artikel bearbeiten.
3. Wählen Sie die Stelle für die Suchzeile aus und klicken Sie auf Block hinzufügen.
4–5. Öffnen Sie den Tab Seitenleiste und wählen Sie die Vorlage Suchzeile oder Suchfeld aus.
6–7. Klicken Sie auf Design und passen Sie das Layout des Blocks an – ändern Sie den Hintergrund, das Eingabefeld und die Schaltfläche.

Wie ändere ich das Titelbild der Wissensbasis?

Ein individuelles Titelbild hebt Ihre Wissensbasis in der Übersicht aller Unternehmens-Wissensbasen deutlich hervor.

So ändern Sie das Titelbild:

1. Öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter > Wissensbasis.
2. Wählen Sie die Wissensbasis aus, deren Titelbild Sie ändern möchten.
3. Klicken Sie auf Artikel bearbeiten > Einstellungen (⚙️) > Seiteneinstellungen.
4. Klicken Sie auf das Stiftsymbol in der rechten Ecke des aktuellen Titelbilds, um ein neues Bild hochzuladen oder ein Bild generieren zu lassen.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Wie erstelle ich eine benutzerdefinierte Vorlage für die Wissensbasis?

In Bitrix24 können Sie eine Wissensbasis entweder auf Basis einer leeren Vorlage oder einer vorgefertigten Lösung erstellen. Es ist nicht möglich, eine bestehende Wissensbasis direkt als Vorlage zu speichern. Falls Sie jedoch häufig dieselbe Struktur verwenden, können Sie die Funktionen Export und Import nutzen, um die Wissensbasis nicht jedes Mal von Grund auf neu erstellen zu müssen.

So exportieren Sie eine Wissensbasis auf Ihren Computer:

1-2. Öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter > Wissensbasis.
3-6.Wählen Sie die Wissensbasis aus, die Sie kopieren möchten. Klicken Sie auf Aktionen > Export > Exportieren > Herunterladen.
7. Schließen Sie das Exportfenster.

Importieren Sie die Wissensbasis von Ihrem Computer in Ihr Bitrix24.

1–3. Klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > Wissensbasis importieren > Hochladen.
4–5. Wählen Sie das gewünschte Archiv aus und klicken Sie auf Öffnen.
6–7. Die kopierte Wissensbasis wird sofort zur Ansicht geöffnet. Klicken Sie auf Artikel bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen, oder schließen Sie die Wissensbasis.

Wie blende ich eine bestimmte Wissensbasis für einen Mitarbeiter aus?

In Bitrix24 können Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten für Wissensbasen erstellt und Mitarbeitern, Gruppen oder Abteilungen zugewiesen werden. Nutzer sehen nur die Wissensbasen, die ihrer Rolle zugeordnet sind. Wenn eine Rolle keinen Zugriff auf eine bestimmte Wissensbasis gewährt, bleibt diese für den Mitarbeiter unsichtbar.

Beispielsweise hat ein Unternehmen zwei Büros: in Berlin und München. Die Arbeitsrichtlinien jedes Standorts sind in separaten Wissensbasen beschrieben. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur auf die für sie relevanten Informationen zugreifen, sollte für jedes Büro eine eigene Rolle mit entsprechenden Zugriffsrechten erstellt werden.

1–4. Öffnen Sie den Bereich Mitarbeiter > Wissensbasis > Einstellungen (⚙️) > Zugriffsrechte.
5–7. Klicken Sie auf Hinzufügen > Zugriffsrechte für Wissensbasis hinzufügen und wählen Sie die gewünschte Wissensbasis aus der Liste aus.
8–9. Geben Sie einen Rollennamen ein und passen Sie die Zugriffsrechte an.

Bereich "Wissensbasis":

• Anzeigen verfügbar – der Mitarbeiter kann den Bereich öffnen und die ihm zugänglichen Wissensbasen sehen.
• Anzeigen Zugriff verweigert – der Bereich Wissensbasis wird aus dem Menü entfernt; der Mitarbeiter kann nur über einen direkten Link auf die ihm zugänglichen Wissensbasen zugreifen.
• Voller Zugriff – wählen Sie Zugriff verweigert. Wenn ein Mitarbeiter vollen Zugriff auf den Bereich hat, kann er alle Wissensbasen sehen, selbst wenn der Zugriff auf einige eingeschränkt ist.

Wissensbasen – für alle Aktionen wählen Sie Zugriff verweigert. So können Mitarbeiter keine geschützte Wissensbasis exportieren oder mit anderen teilen.

Inhalte aller Wissensbasen – für jede Aktion wählen Sie Zugriff verweigert. Dadurch werden alle Wissensbasen ausgeblendet, außer denen, für die Sie spezifische Rechte festlegen.

Einzelne Rechte für Wissensbasis – wählen Sie für jede Aktion eine Option:

• Zugriff auf Anzeigen – muss aktiviert sein. Ohne diese Einstellung können Mitarbeiter die Wissensbasis nicht öffnen.
• Bearbeiten – gewährt das Recht, Inhalte der Wissensbasis zu ändern.
• Einstellungen bearbeiten – erlaubt das Ändern von Einstellungen und Design einzelner Seiten sowie der gesamten Wissensbasis, z. B. Name, Farbpalette, Hintergrund oder Schriftart.
• Löschen – jeder Mitarbeiter mit dieser Rolle kann die Wissensbasis löschen.

Speichern Sie die Änderungen.

Um Mitarbeitern Zugriff auf die Wissensbasis zu gewähren, weisen Sie Rollen zu.

1. Klicken Sie auf Zugriffsrecht hinzufügen.
2–3. Wählen Sie einen Mitarbeiter, eine Gruppe oder eine Abteilung aus und klicken Sie auf Auswählen.
4–5. Wählen Sie eine Rolle aus der Liste aus und speichern Sie die Änderungen.

Der Mitarbeiter sieht nur die Wissensbasen, die durch seine Rolle erlaubt sind. Wenn er versucht, eine nicht zugängliche Wissensbasis über einen direkten Link zu öffnen, erscheint eine Meldung über eingeschränkten Zugriff.

Wie blende ich eine Wissensbasis im Bereich „Startseite“ aus?

Im Widget Wissensbasen im Bereich Startseite werden zufällig drei Unternehmens-Wissensbasen angezeigt – auch wenn der Mitarbeiter keinen Zugriff auf diese hat. Ein Ausblenden dieser Wissensbasen ist nicht möglich. Nutzer sehen zwar den Namen und das Titelbild, können jedoch keine nicht verfügbare Wissensbasis öffnen. Stattdessen erscheint eine Meldung über eingeschränkten Zugriff.

Versucht ein Mitarbeiter, die vollständige Liste aller Unternehmens-Wissensbasen aufzurufen, werden ihm nur diejenigen angezeigt, auf die er Zugriffsrechte besitzt.

Im Widget werden alle Wissensbasen angezeigt, ungeachtet davon, welche Zugriffsrechte der Nutzer besitzt

Wenn der Mitarbeiter die vollständige Liste öffnet, werden nur die Wissensbasen angezeigt, auf die der Mitarbeiter Zugriff hat