Die Aufgabenvorlagen sparen wesentlich Zeit bei der Arbeit mit den regulären Aufgaben und tragen wesentlich zur Automatisierung der Geschäftsprozesse bei.
Aufgabenvorlage erstellen
Die vorhandenen Vorlagen finden Sie im Bereich Aufgaben - Vorlagen. Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf den blauen Button Hinzufügen.
Füllen Sie alle Felder der Vorlage aus. Sie gleichen der Felder einer gewohnten Aufgabe in Ihrem Bitrix24. Die Einstellungen werden gespeichert und für die Aufgaben, die Sie im Weiterhin aufgrund dieser Vorlage erstellen, angewendet. Bei Bedarf können Sie sowohl die Vorlage selbst als auch jede neu erstellte Aufgabe einzeln bearbeiten.
Wenn die Option aktiviert ist, wird die Aufgabe aus dieser Vorlage für jeden neu registrierten Mitarbeiter erstellt.
Außerdem können Sie eine neue Vorlage aus der Aufgabe erstellen, wenn Sie die Aufgabe erstellen bzw. bearbeiten. Um eine Vorlage aus der Aufgabe zu erstellen, aktivieren Sie die Option "Als Vorlage speichern" in der rechten unteren Ecke des Aufgabenformulars.
Automatische Erstellung der Aufgaben
Damit die Aufgaben automatisch zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt werden, aktivieren Sie die Option Aufgabe wiederholen (Automatisierung der Prozesse).
Frist angeben
Man kann die Frist der Aufgabe angeben, die aus dieser Vorlage erstellt wird. Geben Sie im Feld Frist in an, wann die Aufgabe fertiggestellt werden soll.
Zugriffsrechte für die Vorlage
Die erstellten Vorlagen können geteilt werden, indem man Zugriffsrechte darauf bestimmten Nutzern vergibt.
Es stehen Ihnen 2 Varianten zur Auswahl:
- Voller Zugriff auf Aufgabenvorlage - der angegebene Mitarbeiter kann die Vorlage bearbeiten und Aufgaben aus dieser Vorlage erstellen.
- Aufgabenvorlage lesen - der angegebene Mitarbeiter kann Aufgaben aus dieser Vorlage erstellen aber nicht bearbeiten.
Vorlagen für Aufgaben mit Teilaufgaben
Teilaufgaben sind dann hilfreich, wenn Sie eine strengere Kontrolle über aufwendige und umfangreiche Aufgaben benötigen. Größere Aufgaben können im mehrere kleinere aufgeteilt werden. Dabei können die Teilaufgaben verschiedenen Mitarbeitern zugewiesen werden, was die Arbeit an einem großen Projekt noch flexibler macht.
Um eine Teilaufgabe zur Aufgabenvorlage hinzuzufügen, machen Sie folgendes:
Beim Erstellen einer neuen Vorlage finden Sie unter Mehr das Feld Teilaufgabe - Vorlage - Hinzufügen.
Oder öffnen Sie die gewünschte Aufgabenvorlage und klicken Sie den blauen Button Teilaufgabe hinzufügen.
Lesen Sie mehr zum Thema im Beitrag "Wiederkehrende Aufgabe mit Teilaufgaben erstellen".
Nachdem die Vorlage erstellt wurde, können Sie aus den vorhandenen Vorlagen neue Aufgaben hinzufügen.
Im Bereich Aufgaben und Projekte klicken Sie anschließend auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Button Neue Aufgabe> Neue Aufgabe nach Vorlage und wählen Sie eine Vorlage aus der Liste aus.
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