Lektion 3. Arbeit mit Flows

Welche Nutzergruppen können von der Nutzung der Flows profitieren?
Nachdem wir einen Flow erstellt und gestartet haben, möchten wir nun ermitteln, wie unser Team von der Nutzung dieses Tools konkret profitieren kann. Wir haben dabei besondere Vorteile für vier verschiedene Nutzergruppen identifiziert:

1. Alle Mitarbeiter (Vorteil: einfachere Aufgabenerstellung)
   Ein einfacher Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen braucht keine überflüssigen Fragen zu stellen, um zu verstehen, wie man mit Standardanfragen oder Aufgaben umgeht. Jetzt reicht es aus, die Flow-Liste zu öffnen, einen Flow auszuwählen und eine Aufgabe nach Vorlage zu erstellen.
   Darüber hinaus kann der Mitarbeiter sehen, wie viel Zeit die Aufgabenausführung benötigt.
   
   Jetzt ist es nicht nötig, sich Gedanken über die verantwortlichen Personen und Fristen zu machen — wenn Sie eine Aufgabe zum Bitrix24-Flow hinzufügen, füllt das System diese Felder automatisch aus.
   
2. Verantwortliche Personen (Vorteil: einfachere Verwaltung eingehender Aufgaben)
   Nachdem eine Aufgabe zum Flow hinzugefügt wurde, wird sie automatisch an die nächste verantwortliche Person in der Warteschleife oder an einen bestimmten Nutzer geleitet. Dieser Nutzer wird die Aufgabe weiter manuell dem Mitarbeiter zuweisen, der sie zu dem Zeitpunkt am effektivsten verarbeiten kann.
   Ein anderes Tool, das bald verfügbar sein wird, ist die Möglichkeit für die Verantwortlichen, die Aufgabe aus dem Flow selbst auszuwählen, sobald sie die vorherigen Aufgaben erfolgreich abgeschlossen haben.
   Die Aufgabe nach Vorlage vereinfacht die Verarbeitung, da alle notwendigen Informationen bereits vorhanden sind:
   
   Abhängig von Team-Anforderungen können Sie die Aufgaben in Form einer Liste oder als Kanban-Tafel mit den benutzerdefinierten Phasen anzeigen. Für die Rechtsabteilung würden wir folgende vorschlagen: Unsortiert, In Bearbeitung, Warten auf Kontrolle, Abgeschlossen.
   
   Wie Sie vielleicht wissen, sind Aufgaben in Bitrix24 mehr als nur Fristen und Verantwortliche. Sie können auch andere Teammitglieder als Teilnehmer und Beobachter einladen, um aufgabenbezogene Fragen in Kommentaren, im Chat oder im Videoanruf zu besprechen. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie eine Zusammenfassung des Aufgabenstatus liefern, was dem Ersteller der Aufgabe die Bewertung erleichtert.
   
   Außerdem dürfen wir auch unsere Automatisierungsregeln und Trigger nicht außer Acht lassen. Einige davon sind bereits für Ihre Bequemlichkeit vorkonfiguriert. So wird eine Aufgabe beispielsweise automatisch in die nächste Phase im Kanban verschoben.
   
3. Arbeitsgruppen- und Abteilungsleiter (Vorteil: schnelle Analyse)
   Als Bitrix24-Administrator oder Flow-Besitzer haben Sie Zugriff auf umfangreiche Informationen: Arbeitsbelastung, Anzahl der aktiven Aufgaben (insgesamt und pro Mitarbeiter), Anzahl der Aufgaben in der Warteschleife, Flow-Effektivität und so weiter.
   
4. Geschäftsführer (Vorteil: Transparenz und fundierte Entscheidungen)
   Flows in Bitrix24 ermöglichen es Managern, die Effektivität der Abteilungen schnell und unkompliziert zu bewerten, Engpässe zu erkennen, und bieten Einblicke in mögliche Strategien zur Steigerung der Produktivität.
   
   Fassen wir die Vorteile zusammen:
   – Einfachere Aufgabenerstellung;
   – Einfachere Aufgabenverwaltung;
   – Einfachere Verfolgung der Effektivität und Arbeitsbelastung;
   – Einfachere fundierte Entscheidungsfindung.