Lektion 1. Flows. Übersicht

Einführung
Wenn Sie Abteilungsleiter oder Geschäftsführer sind, sollten Sie sich Gedanken über folgende Fragen machen:

• An wie vielen Aufgaben arbeitet Ihr Team im Moment?
• Wie viele davon würden Sie als “typisch” oder “wiederkehrend” bezeichnen und wie effektiv gehen Sie damit um?
• Woran kann es liegen, wenn jemand aus Ihrem Team die festgelegte Frist nicht einhält?

Falls es Ihnen schwerfällt, sofort diese Fragen zu beantworten, wäre es rationell, ein spezielles Tool dafür zu verwenden.
Nehmen wir als Beispiel eine typische Abteilung in Ihrem Unternehmen — Rechtsabteilung, Marketing, IT-Dienste, Buchhaltung usw. In der Regel bearbeitet sie täglich viele eingehende Anfragen (Aufgaben) aus anderen Abteilungen. Natürlich müssen die Führungskräfte den Aufgabenablauf kontrollieren und verwalten. Andernfalls kann es zu einer verwirrenden Situation kommen, wenn nicht klar ist, wer und für welche Aufgaben verantwortlich ist und warum sie überhaupt auszuführen sind.
Aber es besteht ein erhebliches Risiko, dass dieses Problem erst behoben werden kann, wenn die Hauptursache identifiziert wird: eine ungleiche Arbeitsbelastung, eine hohe Anzahl von Aufgaben, persönliche Schuld oder alle genannten Gründe. Und hier kommen Bitrix24-Flows ins Spiel.  

Flows in Bitrix24
Flows sind ein einfaches und praktisches Aufgabenmanagement-Tool in Bitrix24. Die Flows ermöglichen es Ihnen, Aufgaben gleichen Typs zusammenzufassen, um sie effizienter zu bearbeiten. Die Aufgaben werden gleichmäßig unter Ihren Teammitgliedern verteilt und Sie können zutreffende Parameter wie Fristen, Status und die aktuelle Position in einer Warteschleife verfolgen. Die Zuweisung von Aufgaben wird auch erleichtert, da Sie nicht manuell die verantwortlichen Personen auswählen müssen. Das übernimmt das System für Sie.

Einen weiteren großen Vorteil stellen die Vorlagen für die Aufgabenzuweisung vor. Dadurch müssen Sie nicht mehr unnötige Einzelheiten klären, was Ihnen bestimmt Zeit sparen wird.

Hauptvorteile von Flows
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die Verwendung von Flows in Bitrix24 folgende Vorteile anbietet:  Sie beseitigen das Chaos und organisieren Ihren Aufgabenverwaltungsprozess. Die Einstellungen sind einfach und erfordern keine technischen Kenntnisse Flows schaffen einen klaren Überblick über die Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter und Abteilungen, was Ihnen hilft, sie effizient zu managen Die Engpässe und Verzögerungen werden sofort identifiziert, indem Sie die Flow-Effektivität in Echtzeit verfolgen.  Sie erhalten die Möglichkeit, die Aufgabenfluss manuell oder automatisch zu verwalten. Das Tool liefert konkrete Belastungsdaten für jede Abteilung.

Engpässe erkennen
Nicht zuletzt dienen Flows in Bitrix24 dazu, die Effizienz einer Abteilung zu überprüfen und gegebenenfalls zu verbessern. Durch die Analyse von Daten und Statistiken können Sie potenzielle Gründe für niedrige Produktivität identifizieren und korrigieren, anstatt auf Vermutungen und unzuverlässige Korrekturen zurückzugreifen. Dies ermöglicht es der Geschäftsführung, begründete Entscheidungen zu treffen und die Arbeitsleistung des Unternehmens insgesamt zu steigern.