Lektion 2. Flows konfigurieren

Hier sind einige Beispiele von Routineaufgaben und typischen Abläufen, mit denen die meisten Firmen regelmäßig konfrontiert werden:

• Erstellung von Dokumenten, Audit, Genehmigung (Rechtsabteilung);
• Visuelle Assets für Marketing (Grafikdesigner);
• Website-Optimierung und Wartung (Webentwicklung);
• Einkauf des Materialbedarfs (Einkaufsabteilung);
• Reisekostenerstattung (Buchhaltung).

Wie wir sehen können, gibt es eine große Anzahl von Aufgaben und Vorgängen, die eine Optimierung erfordern.

Als Beispiel nehmen wir den Prozess der Genehmigung von Kaufverträgen und anderen rechtlichen Dokumenten und erstellen unseren ersten Flow in Bitrix24. Dafür sind nur 4 einfache Schritte nötig.

Schritt 1. Flow erstellen
Klicken Sie auf die Schaltfläche «NEUER FLOW» und füllen Sie die Felder aus:

• Geben Sie einen kurzen, aber eindeutigen Namen an, um den Flow in der Liste schnell finden zu können;
• Fügen Sie eine angemessene Beschreibung hinzu, die das Ziel dieses Flows erklärt.

Name - Dokumentgenehmigung
Beschreibung - Prüfung und Genehmigung verschiedener Rechtsdokumente, einschließlich Kaufverträge, Servicevereinbarungen usw.

Hier sollten wir auch entscheiden, wer Aufgaben zum Flow hinzufügen darf (alle Mitarbeiter oder nur bestimmte Personen) und die geplante Ausführungszeit für die Aufgaben definieren. Wenn Sie eine Aufgabe zum Flow hinzufügen, wird deren Frist anhand der geplanten Ausführungszeit automatisch berechnet und festgelegt.

Außerdem können Sie die Option “Feiertage und Wochenenden überspringen” deaktivieren. In unserem Fall arbeitet die Rechtsabteilung nach einem üblichen Dienstplan Mo-Fr von 9 bis 17 Uhr, daher lassen wir die Option doch aktiviert bleiben und klicken auf WEITER.  

Schritt 2. Flow konfigurieren
Im nächsten Schritt fügen wir Mitarbeiter zum Flow hinzu und wählen aus, wie Aufgaben im Flow zugewiesen werden (automatisch per Warteschlange oder manuell). Es gibt auch die dritte Option, die bald verfügbar sein wird — Aufgaben selbst verteilen. Diese Option wird den Nutzern erlauben, die anstehenden Aufgaben selbst auszuwählen, nachdem sie Ihre Aufgaben abgeschlossen haben. 

Weitere Optionen, die Sie für die Flow-Einrichtung nutzen können:

• Verantwortliche Person kann Frist ändern (die Genehmigung der Rechtsdokumenten unterliegt einer strengen Regulierung, deswegen deaktivieren wir diese Option);
• Warnung über die halbe Frist aktivieren (eine zusätzliche Erinnerung wäre hilfreich, deswegen lassen wir die Option aktiv);
• Aufgabe zur Kontrolle an den Ersteller senden (eine durchaus nützliche Option, wir aktivieren sie auch).

Hier können wir zudem ein aktuelles Projekt auswählen, um mit diesem Flow zu verknüpfen.
Zusätzlich zu den bereits erwähnten Optionen gibt es eine äußerst hilfreiche Einstellung “Aufgaben nur nach Vorlage erstellen”. Diese Option könnte unseren Prozess noch weiter vereinfachen, daher aktivieren wir sie auch.

Schritt 3. Aufgabenvorlage erstellen
Aufgabenvorlagen sind eine hervorragende Möglichkeit, die der verantwortlichen Person hilft, Missverständnisse und unnötige Fragen beim Zuweisen von Aufgaben zu vermeiden.

In unserem Beispiel haben wir solche Aufgabenvorlage vorbereitet:

• Füllen Sie bitte folgende Informationen aus:
• Vertragsname: …
• Käufer: …
• Betrag: …
• Zeitperiode: …
• Zusätzliche Informationen:
• Hängen Sie den Vertrag im DOCX-Format an:

Schritt 4. Endgültige Einstellungen
Zusätzlich zum Flow-Besitzer (die Person, die den Flow erstellt hat und Aufgaben darin verwaltet) können Sie auch einen Flow-Administrator angeben. Diese Option ist in den Situationen hilfreich, wenn Sie als Flow-Besitzer die Routineoperationen an eine andere Person delegieren möchten, da der Flow-Administrator auch Zugriff auf die Flow-Einstellungen hat.

Wir haben noch einige zusätzliche Einstellungen zu erwähnen:

• Benachrichtigen, wenn die Anzahl der anstehenden Aufgaben überschreitet;
• Benachrichtigen, wenn die Anzahl der Aufgaben in Arbeit überschreitet;
• Benachrichtigen, wenn die Effektivität ist unter einem bestimmten Wert;
• Diese Einstellungen können wir benutzerdefiniert anpassen, um unseren Arbeitsprozess noch präziser zu gestalten.

BI-Analytik — KOMMT BALD!
Mit der BI-Analytik können Sie die Arbeitsbelastung verschiedener Abteilungen analysieren und die Produktivität Ihres Teams bewerten. Dadurch können Sie beispielhaft feststellen, ob es ein Ungleichgewicht in der Aufgabenverteilung gibt oder ob einige Mitarbeiter nicht so produktiv sind wie ihre Kollegen.

Sie können mehrere Flows für eine Abteilung erstellen. Beispielsweise kann unsere Rechtsabteilung neben der Genehmigung von Dokumenten auch Beratungen für unterschiedliche rechtliche Angelegenheiten anbieten, was einen separaten Flow erfordert. Dies wird jetzt sicherlich nur wenige Minuten Ihrer Zeit benötigen.

Wenn Sie unsicher sind, welchen Flow-Typ Sie benötigen, empfehlen wir Ihnen, für jede Abteilung einen Flow anzulegen und diesen einige Wochen lang zu testen. Dies hilft Ihnen, Feedback und Erfahrungen zu sammeln sowie Daten zu analysieren, um zu verstehen, welche Änderungen wahrscheinlich nötig sind.

Erstellen und testen Sie Ihren ersten Flow direkt jetzt!!