In Bitrix24 können Sie mit verschiedenen Dateitypen arbeiten. Mit Textdokumenten, Boards, Tabellen und Präsentationen in Bitrix24 arbeiten Teams effizient zusammen: Sie können Projekte planen, Ideen visualisieren und Ergebnisse dokumentieren.

Um die Kontrolle über Ihre Informationen zu behalten, können Sie die Zugriffsrechte für verschiedene Nutzergruppen flexibel konfigurieren. Über denselben Link erhalten unterschiedliche Teilnehmer ihre eigene Zugriffsebene: Mitarbeiter können beispielsweise Dokumente bearbeiten, während Kunden oder externe Experten diese nur anzeigen dürfen. So binden Sie externe Teilnehmer ein, ohne das Risiko von Datenverlust oder unerwünschten Änderungen.

Zugriffseinstellungen öffnen

Den Zugriff auf Dateien und Ordner können Sie in der Liste der Elemente einrichten. Für Dokumente und Boards ist das zusätzlich direkt beim Arbeiten mit ihnen möglich.

Aus der Liste.

1. Öffnen Sie den Bereich Drive, Dokumente oder Boards und suchen Sie die gewünschte Datei. Ordner befinden sich im Bereich Drive.
2–4. Klicken Sie neben dem Namen auf Menü (≡) > Freigeben > Mehr Freigabeoptionen.

Im Dokumenten- oder Board-Editor. Wenn Sie bereits mit einem Dokument, Board, einer Tabelle oder Präsentation arbeiten, klicken Sie oben rechts auf Freigeben.

Externen Nutzern Zugriff gewähren

Wenn Sie ein Dokument einem Kunden zeigen oder einen Spezialisten, der keinen Zugriff auf Ihr Bitrix24 hat, zur Zusammenarbeit einladen möchten, aktivieren Sie den öffentlichen Zugriff. Kopieren Sie den Link und senden Sie ihn per SMS, Chat oder E-Mail – mit diesem Link kann die Datei oder der Ordner im Browser geöffnet werden. Den Link können sowohl externe Nutzer als auch Mitarbeiter nutzen.

Über den Link zu einem Ordner sieht der Empfänger die Liste der darin enthaltenen Dateien und kann einzelne Dateien oder den gesamten Ordner als Archiv herunterladen. Wenn sich der Inhalt des Ordners ändert, werden über denselben Link die aktuellen Dateien geöffnet.

Öffentlichen Zugriff erlauben. Ob der öffentliche Zugriff aktiviert werden kann, hängt von den Drive-Einstellungen ab. Standardmäßig ist diese Option aktiv, der Administrator von Bitrix24 kann sie jedoch einschränken.

1–2. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Logo oder dem Namen Ihres Bitrix24 und öffnen Sie Einstellungen (⚙️).
3–6. Klicken Sie auf Kommunikation > Drive und konfigurieren Sie 2 Parameter:

• Dokumente anzeigen via – wählen Sie Bitrix24.Docs aus. Nur mit diesem Dienst kann in den Einstellungen für öffentlichen Zugriff das Bearbeiten von Dateien erlaubt werden,
• Veröffentlichung von Dateienlinks erlauben – aktivieren Sie diese Option, damit Nutzer Dateien und Ordner per öffentlichem Link teilen können.

7. Speichern Sie die Änderungen.

Öffentlichen Zugriff konfigurieren. Standardmäßig öffnet der Link das Dokument oder den Ordner im Ansichtsmodus, ohne Passwort und ohne zeitliche Begrenzung. Sie können die Zugriffseinstellungen jedoch anpassen.

Webversion

Mobile App

1–2. Wechseln Sie zum Tab Öffentlicher Zugriff und aktivieren Sie die Option Öffentlicher Zugriff.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Zugriffseinstellungen zu konfigurieren.
4. Wählen Sie die Berechtigungen für externe Nutzer mit dem Link aus: Anzeigen oder Bearbeiten und Löschen. Wenn Sie das Bearbeiten erlauben, deaktivieren Sie diese Berechtigung nach Abschluss der Zusammenarbeit wieder, um das Ergebnis festzuhalten. Für Ordner ist nur Anzeigen verfügbar.
5. Legen Sie die Gültigkeitsdauer des Links fest: unbegrenzt oder zeitlich begrenzt. Wählen Sie Datum und Uhrzeit aus, nach denen der Link automatisch deaktiviert wird. So erhalten Nutzer nur für den erforderlichen Zeitraum Zugriff auf die Datei oder den Ordner, ohne dass Sie den Link manuell deaktivieren müssen.
6–7. Legen Sie ein Passwort fest, ohne das sich die Datei oder der Ordner nicht öffnen lässt, und speichern Sie die Änderung. Ändern Sie das Passwort, wenn der Auftragnehmer seine Arbeit abgeschlossen hat, um das fertige Ergebnis vor unbeabsichtigten Änderungen zu schützen.
8. Aktivieren Sie die Option Datei-Download erlauben, wenn das Zugriffsrecht Anzeigen ausgewählt ist, damit externe Nutzer die Datei herunterladen können. Wenn Sie die Option deaktivieren, kann die Datei nur angezeigt werden.
9. Kopieren Sie den Link, um ihn zu teilen.

Alle Änderungen an den Zugriffseinstellungen werden automatisch gespeichert.

1–2. Halten Sie die Datei oder den Ordner gedrückt und wählen Sie im geöffneten Menü Öffentlicher Link.
3–4. Aktivieren Sie den Zugriff per Link und kopieren Sie ihn.
5–7. Ändern Sie bei Bedarf die Zugriffsparameter. Tippen Sie auf Einstellungen der Zugriffsrechte und geben Sie die gewünschten Parameter an. Speichern Sie die Änderungen.

Mitarbeitern Zugriff gewähren

Wechseln Sie zum Tab Autorisierte Nutzer – hier sehen Sie die aktuelle Zugriffsebene. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Einstellungen zu öffnen.

Gemeinsamen Zugriff konfigurieren. Standardmäßig können alle Mitarbeiter mit einem internen Link zum Dokument dieses bearbeiten und löschen. Ein Ordner ist standardmäßig nur für den Besitzer verfügbar. Um dies zu ändern, klicken Sie auf die aktuelle Zugriffsebene und wählen Sie die gewünschte aus:

• Anzeigen – ermöglicht das Anzeigen des Dokuments und die Nutzung von Werkzeugen, die den Inhalt nicht beeinflussen. So können zum Beispiel während der Arbeit an einem Board die Cursor anderer Teilnehmer auf dem eigenen Bildschirm ein- oder ausgeblendet werden,
• Bearbeiten und Löschen – ermöglicht das Anzeigen und Bearbeiten des Dokuments,
• Zugriff verweigert – das Dokument oder der Ordner ist nur für den Besitzer zugänglich.

Wenn es wichtig ist, den Zugriff auf vertrauliche Dokumente zu kontrollieren, legen Sie die allgemeine Zugriffsebene fest, die standardmäßig für interne Links gilt. Das können nur Bitrix24-Administratoren.

1. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Namen Ihres Bitrix24.
2–4. Öffnen Sie Einstellungen (⚙️) > Kommunikation > Drive.
5. Wählen Sie die gewünschte Zugriffsebene in den Feldern Standardzugriffsrechte für Datei, wenn Zugriff über einen Link erfolgt und Standardzugriffsrechte für einen Ordner, wenn der Zugriff über einen Link erfolgt aus.
6. Speichern Sie die Änderungen.

Persönlichen Zugriff einrichten. Sie können die Zugriffsebene für bestimmte Mitarbeiter, Abteilungen oder Gruppen erhöhen.

1–2. Klicken Sie auf Erweiterte Parameter > Auswählen.
3–4. Geben Sie im Suchfeld den Namen des Mitarbeiters, der Abteilung oder der Gruppe ein. Alternativ können Sie zum gewünschten Tab wechseln und Nutzer von dort hinzufügen. Die ausgewählten Teilnehmer werden sofort in der Liste angezeigt.
5. Um einen Mitarbeiter, eine Gruppe oder eine Abteilung aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Kreuzsymbol im Auswahlfeld.
6–7. Legen Sie die Zugriffsebene fest – standardmäßig ist das Dokument zur Bearbeitung freigegeben. Um dies zu ändern, klicken Sie auf die aktuelle Zugriffsebene und wählen Sie die gewünschte aus:

• Anzeigen und Anzeigen und Erstellen – der Mitarbeiter kann das Dokument ansehen und Werkzeuge nutzen, die den Inhalt nicht beeinflussen. Zum Beispiel kann er während der Arbeit an einer Tabelle das Design oder den Zoom auf dem eigenen Bildschirm ändern,
• Bearbeiten und Löschen – ermöglicht das Anzeigen und Bearbeiten des Dokuments: Ändern des Namens, Hinzufügen oder Entfernen von Elementen usw.,
• Voller Zugriff und Bearbeitungsrechte – ermöglicht alle oben genannten Aktionen sowie das Verwalten der Zugriffsrechte für andere Teilnehmer.

8–9. Legen Sie fest, was Mitarbeiter mit der Zugriffsebene Anzeigen tun dürfen:

• Nutzern mit dem Recht zum Anzeigen das Erstellen öffentlicher Links erlauben – Mitarbeiter können den öffentlichen Zugriff aktivieren und seine Einstellungen ändern,
• Datei-Download erlauben, wenn das Zugriffsrecht Anzeigen ausgewählt ist – Mitarbeiter können die Datei auf ihren Computer herunterladen. Standardmäßig ist die Option aktiviert. Wenn Sie sie deaktivieren, kann die Datei nur angezeigt werden. Mitarbeiter mit einer höheren Zugriffsebene können die Datei jederzeit herunterladen.

10. Kopieren Sie den Link, um ihn an Kollegen zu senden.

Sobald Sie den persönlichen Zugriff auf das Dokument eingerichtet haben, erhält der Mitarbeiter eine Benachrichtigung. Je nach Dokumenttyp wird ihm vorgeschlagen, das Board zu seiner Liste hinzuzufügen oder die Datei oder den Ordner mit seinem Drive zu verbinden. Wenn der Mitarbeiter:

• die Aktion bestätigt, wird die Datei oder der Ordner in seiner Liste angezeigt, und er erhält den erweiterten Zugriff,
• die Aktion ablehnt, behält er den allgemeinen Zugriff auf das Dokument. Den erweiterten Zugriff kann nur der Besitzer des Dokuments oder ein Nutzer mit vollem Zugriff wiederherstellen.

Wie funktioniert der Zugriff auf angehängte Dokumente?

In der Webversion und in der mobilen App von Bitrix24 können Sie ein Dokument an Kollegen senden, indem Sie es an eine Nachricht, eine Aufgabe, einen Feed-Beitrag usw. anhängen. Alle, die Zugriff auf diese Elemente haben, können die angehängte Datei bearbeiten.

Fügen Sie beispielsweise eine Tabelle mit eingeschränktem Zugriff in einen Gruppenchat ein, können alle Chat-Teilnehmer Änderungen daran vornehmen. Das ist praktisch, wenn Sie ein Dokument schnell für die gemeinsame Bearbeitung freigeben möchten, ohne den Zugriff manuell einrichten zu müssen.

Wenn Sie die Zugriffsrechte nicht ändern möchten, teilen Sie das Dokument per Link statt als Anhang.