Wenn mehrere Personen an einer Aufgabe arbeiten, sind Informationen oft auf verschiedene Orte verteilt: Fragen werden in privaten Chats besprochen, Dateien über Chats oder den Drive ausgetauscht und Abstimmungen per E-Mail durchgeführt. Neue Teilnehmer müssen sich zunächst einen Überblick verschaffen und relevante Diskussionen sowie Dateien in verschiedenen Chats suchen. Dadurch ist nicht immer nachvollziehbar, welche Entscheidungen bereits getroffen wurden und wie weit die Bearbeitung der Aufgabe fortgeschritten ist.

In Bitrix24 befindet sich alles, was zu einer Aufgabe gehört, an einem zentralen Ort: Chats, Anrufe, Besprechungen und Dateien sind direkt mit der Aufgabe verknüpft. Hier können Sie auch mit Kunden, Auftragnehmern und anderen externen Teilnehmern kommunizieren. So bleibt der gesamte Kontext der Aufgabe erhalten. Das Team findet benötigte Informationen schnell, und Vorgesetzte können jederzeit den Verlauf und den aktuellen Bearbeitungsstand der Aufgabe überwachen.

Diskussionen in der Aufgabe: Chat für das gesamte Team

Der Aufgabenchat ist der zentrale Ort für die Kommunikation und Zusammenarbeit rund um eine Aufgabe. Hier werden Nachrichten der Teilnehmer sowie Systembenachrichtigungen zu Änderungen gespeichert. Anhand des Chatverlaufs lässt sich jederzeit nachvollziehen, welche Entscheidungen bereits getroffen wurden und wie weit die Bearbeitung der Aufgabe fortgeschritten ist. Neue Teilnehmer können sich schnell einarbeiten, Vorgesetzte behalten den Überblick und das gesamte Team arbeitet stets mit aktuellen Informationen.

Im Aufgabenchat können Sie:

• Fragen stellen und Details direkt während der Bearbeitung der Aufgabe klären.
• Teilnehmer zur Aufgabe hinzufügen.
• Kollegen erwähnen – sie erhalten sofort eine Benachrichtigung und können schneller reagieren.
• Ergebnisse der Aufgabenerledigung zusammenfassen und als Zusammenfassung des Aufgabenstatus markieren.
• Dateien anhängen – Dokumente, Entwürfe oder Tabellen werden zentral an der Aufgabe gespeichert.
• Änderungen nachverfolgen – wer die Frist geändert, den Status aktualisiert oder eine Nachricht hinzugefügt hat.
• Wichtige Nachrichten anheften oder zu den Favoriten hinzufügen, um schnell darauf zugreifen zu können.

Beispiel: Ein Mitarbeiter stimmt den Inhalt einer Website mit einem Texter und einem Designer ab. Alle Korrekturen und Versionen werden im Aufgabenchat besprochen. Bestellt der Kunde später eine Überarbeitung, muss niemand den bisherigen Verlauf rekonstruieren – alle Informationen sind im Chat verfügbar.

Externe Nutzer. In den Aufgabenchat können Sie externe Personen wie Kunden, Auftragnehmer oder Freelancer einladen. Externe Nutzer erhalten Zugriff ausschließlich auf diese Aufgabe: sie können die Diskussion lesen, Nachrichten im Chat schreiben und erhalten Benachrichtigungen per E-Mail. Alle anderen Unternehmensdaten bleiben verborgen.

Beispiel: Eine Design-Agentur arbeitet an einer Website für einen Kunden. Der Kunde wird als Gast zur Aufgabe hinzugefügt. Die Diskussion ist für ihn sichtbar, Korrekturen können direkt im Chat hinterlassen werden und Benachrichtigungen werden per E-Mail versendet. Die gesamte Kommunikation mit dem Kunden sowie die internen Teamabstimmungen bleiben an einem zentralen Ort gespeichert.

KI im Chat. Im Aufgabenchat steht CoPilot zur Verfügung. Geben Sie @ ein und wählen Sie CoPilot aus der Liste. Bitten Sie den KI-Assistenten, die Diskussion zusammenzufassen, Ideen vorzuschlagen oder Fragen zu beantworten. Die Antwort wird direkt im Chat angezeigt und ist für alle Teilnehmer sichtbar.

Aufgabenchats. Wenn Sie mit vielen Aufgaben arbeiten, können Sie alle Diskussionen zentral im Bereich Aufgabenchats verfolgen. Die Ansicht funktioniert ähnlich wie ein Messenger: Links sehen Sie die Aufgabenliste mit den neuesten Nachrichten, rechts den Chat der ausgewählten Aufgabe. Aufgaben mit neuen Nachrichten werden automatisch oben angezeigt. So erkennen Sie sofort, wo es Aktualisierungen gibt und wo Handlungsbedarf besteht. Sie können Nachrichten lesen und beantworten, ohne jede Aufgabe einzeln öffnen zu müssen.

Das hilft:

• Vorgesetzten, den aktuellen Stand aller Aufgaben schnell zu überblicken.
• Verantwortlichen, alle Aktualisierungen zu ihren Aufgaben an einem Ort zu verfolgen.
• Beobachtern, über Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben.

Die Aufgabenchats finden Sie im Bereich Aufgaben und Projekte > Aufgabenchats oder unter Messenger > Aufgabenchats.

Aufgabenchats im Bereich Aufgaben

Aufgabenchats im Messenger

Benachrichtigungen und Zähler, damit Sie keine neuen Nachrichten verpassen

Jeder Aufgaben-Teilnehmer erhält Benachrichtigungen entsprechend seiner Rolle. Neue Nachrichten und Änderungen an der Aufgabe werden durch Zähler gekennzeichnet — sofort sichtbar, wo eine Reaktion erwartet wird.

Je nach Rolle erhalten Teilnehmer unterschiedliche Benachrichtigungen:

• Verantwortliche und Mitwirkende erhalten Benachrichtigungen zu allen Änderungen an ihren Aufgaben.
• Auftraggeber werden über wichtige Ereignisse informiert, z. B. wenn eine Aufgabe abgeschlossen, eine Checkliste erledigt oder ein Ergebnis angehängt wurde.
• Beobachter erhalten Benachrichtigungen über Statusänderungen, z. B. wenn eine Aufgabe erstellt oder abgeschlossen wurde.

Werden Mitarbeiter im Chat erwähnt, erhalten sie unabhängig von ihrer Rolle in jedem Fall eine Benachrichtigung.

Anrufe: Wenn Chats nicht ausreichen

Manchmal lassen sich Fragen in einem Anruf schneller klären als im Chat. In Bitrix24 können Sie Audio- und Videoanrufe direkt aus dem Aufgabenchat starten, ohne in einen anderen Bereich zu wechseln. Nach dem Anruf lassen sich die wichtigsten Ergebnisse direkt im Aufgabenchat festhalten. Für Videoanrufe steht CoPilot Follow-up zur Verfügung. Der KI-Assistent erstellt automatisch eine Transkription und eine kurze Zusammenfassung des Gesprächs.
CoPilot Follow-Up: AI-Sprachanalyse von Videoanrufen

Beispiel: Das Team kann sich bei der Abstimmung eines Designs nicht einigen. Die Anforderungen werden unterschiedlich interpretiert. Die Kollegen starten direkt aus dem Aufgabenchat einen Videoanruf, aktivieren CoPilot Follow-up und klären alle offenen Fragen innerhalb weniger Minuten. Anschließend stehen Transkription und Zusammenfassung automatisch im Aufgabenchat zur Verfügung.

Meetings: Planung direkt aus der Aufgabe

Manchmal ist es sinnvoll, zu einer Aufgabe ein Meeting zu organisieren, um die Teilnehmer vor Beginn auf den aktuellen Stand zu bringen oder Zwischenergebnisse zu besprechen. Ein Meeting kann direkt aus dem Aufgabenchat erstellt werden. Klicken Sie auf die Büroklammer und wählen Sie Termin. Der Termin wird automatisch mit der Aufgabe verknüpft und alle Teilnehmer erhalten eine Einladung.

Beispiel: Der Designer hat den finalen Entwurf fertiggestellt, Entwickler und Fachabteilung haben jedoch noch Fragen. Statt lange im Chat zu diskutieren, wird direkt aus dem Aufgabenchat ein Meeting erstellt. Gemeinsam werden offene Punkte geklärt und die nächsten Schritte abgestimmt.