Das Buchungstool ermöglicht es Kunden, Termine bei Spezialisten zu vereinbaren oder Geräte und Ausrüstung zu buchen. Damit können Sie die Auslastung der Mitarbeiter überwachen, Erinnerungen an Termine an Kunden versenden und Daten im CRM speichern. In diesem Beitrag haben wir Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Buchung zusammengestellt.

Wofür dient das Buchungstool?

Das Tool automatisiert die Bearbeitung von Anfragen. Kunden können selbstständig eine passende Zeit und Dienstleistung über ein Formular auswählen oder sich an einen Mitarbeiter wenden, der den Termin in den Kalender einträgt. Das Unternehmen behält den Überblick über den aktuellen Zeitplan, vermeidet Überschneidungen und Leerzeiten, während Mitarbeiter von Routineanrufen entlastet werden.

Dieses Tool eignet sich für verschiedene Branchen. Beispiele:

• Medizinische Zentren – Termine für Ärzte, Diagnostik und Behandlungen buchen.
• Schönheitssalons – Termine für Haarschnitte, Make-up und andere Dienstleistungen buchen.
• Raumvermietung – Coworking-Spaces, Fotostudios und mehr vermieten.
• Gerätevermietung – Autos und Spezialtechnik verleihen.
• Beratungsdienste – Beratung zu rechtlichen und anderen Fragen durchführen.

Was sind Ressourcen?

Ressourcen umfassen alles, was für die Erbringung einer Dienstleistung erforderlich ist: Spezialisten, Räumlichkeiten, Ausrüstung und mehr. Für jede Ressource lassen sich Typ, Zeitplan und Buchungsdauer festlegen. Beispiele für Ressourcen:

• In einem medizinischen Zentrum: Ärzte und Behandlungsräume mit Ausstattung.
• Im Fitnessstudio: Trainer und Trainingsräume.
• In einer Autowerkstatt: Werkstatt, Mechaniker und Hebebühne.
• Im Coworking-Space: Besprechungsräume.
• In der Vermietung: Autos und andere Fahrzeuge.

Ressourcen für die Buchung erstellen

Wie kann ein Kunde kann eine Dienstleistung buchen?

Ein Kunde kann sich auf zwei Arten für eine Dienstleistung anmelden:

Über einen Mitarbeiter: Wenn der Kunde anruft oder schreibt, wählt der Mitarbeiter eine passende Zeit aus und trägt den Termin in den Zeitplan ein. Beispielsweise bucht ein Klinikadministrator einen Termin für einen Patienten bei einem Arzt oder ein Mitarbeiter einer Autowerkstatt reserviert einen Termin für eine Reparatur.

Über ein Online-Formular: In Bitrix24 kann ein Buchungsformular eingerichtet werden, sodass Kunden selbstständig eine passende Zeit auswählen und sich für Dienstleistungen anmelden können. Es gibt drei Arten von Online-Formularen:

• Ressource automatisch auswählen: Das Formular schlägt automatisch die nächste verfügbare Zeit und einen Spezialisten vor. Dies ist praktisch, wenn es darauf ankommt, schnell einen Termin zu erhalten und der spezifische Mitarbeiter nicht entscheidend ist. Beispielsweise kann ein Patient mit Zahnschmerzen zu jedem verfügbaren Zahnarzt gehen.
• Aus verfügbaren Ressourcen auswählen: Der Kunde sieht alle verfügbaren Zeitfenster für ein bestimmtes Datum und wählt das passende aus. Dies eignet sich, wenn Datum und Uhrzeit wichtig sind. In einer Autowerkstatt kann beispielsweise ein Termin für den Reifenwechsel reserviert werden.
• Aus allen Ressourcen auswählen: Der Kunde wählt selbst den Mitarbeiter, das Datum und die Uhrzeit aus. Dieser Ansatz ist sinnvoll, wenn ein bestimmter Spezialist gewünscht ist. Beispielsweise möchte ein Kunde im Schönheitssalon einen Termin bei seinem Stammfriseur.

Buchungsformulare erstellen

Welche Erinnerungen können eingerichtet werden?

In der Buchung lassen sich automatische Erinnerungen für Kunden und Mitarbeiter einrichten:

• Benachrichtigung über eine neue Buchung: Der Kunde erhält unmittelbar nach der Buchung eine Nachricht mit Datum, Uhrzeit und Details zur Dienstleistung.
• Buchungsbestätigung anfordern: Der Kunde erhält einen Link zur Bestätigung der Buchung. Falls der Kunde den Termin nicht bestätigt, wird der Mitarbeiter informiert.
• Erinnerung an den Termin: Der Kunde erhält eine Erinnerung an den Termin zu einem festgelegten Zeitpunkt, beispielsweise am Morgen des Termintags.
• Verspätung des Kunden: Der Kunde erhält eine Nachricht, und der Mitarbeiter wird benachrichtigt, falls sich der Kunde verspätet.

Dadurch können Sie die Anzahl verpasster Termine und Leerzeiten reduzieren. Kunden erhalten rechtzeitige Erinnerungen und vergessen seltener ihre Termine, während Mitarbeiter mögliche Absagen frühzeitig erkennen und entsprechend reagieren können.
Buchung: Nachrichtenvorlagen konfigurieren

Können mehrere Kunden denselben Termin gleichzeitig buchen?

Das Buchungstool bietet die Option der Überbuchung – es ist möglich, 2 Kunden zur gleichen Zeit zu buchen. Falls einer absagt oder den Termin verschiebt, bleibt der andere im Zeitplan. Dies ist besonders praktisch, wenn häufig Absagen vorkommen: Der Zeitplan bleibt optimal ausgelastet, Mitarbeiter sind kontinuierlich beschäftigt, und das Unternehmen verliert weder Zeit noch Kunden.
Einen Slot für mehrere Kunden buchen

Wie können Sie eine Buchung erstellen, wenn der Zeitplan ausgebucht ist?

Falls alle Termine belegt sind, kann der Kunde auf die Warteliste gesetzt werden. Sobald eine Buchung storniert wird, kann der Mitarbeiter die freigewordene Zeit umgehend den Kunden anbieten, die sich zuvor angemeldet und auf den Slot gewartet haben. Dadurch lassen sich Leerzeiten im Zeitplan vermeiden und Kunden bleiben erhalten.

Beispielsweise nutzen Fitnessstudios die Warteliste für Personal Training und Kliniken für Patiententermine.
Buchung: Kunden zur Warteliste hinzufügen

Können Buchungen für Kunden aus dem CRM erstellt werden?

Für einen Kunden, der bereits im CRM registriert ist, können Sie auf zwei Arten für eine Dienstleistung buchen.

Im Formular des CRM-Elements. Öffnen Sie den Bereich CRM und wählen Sie das gewünschte Element, z. B. einen Kontakt oder einen Auftrag. Klicken Sie in der Timeline auf Buchung und wählen Sie eine Zeit für die gewünschte Ressource aus.
Buchungen für Kunden aus dem Formular des CRM-Elements erstellen

Im Bereich Buchung. Beim Erstellen einer neuen Buchung klicken Sie auf Kunden hinzufügen. Geben Sie im Feld Kontaktname den Namen des Kunden ein und wählen Sie ihn aus der Liste aus. Die Buchung wird automatisch mit dem CRM verknüpft und im Formular angezeigt.