Bevor Sie einen Mitarbeiter in Bitrix24 deaktivieren, ist es empfehlenswert, seine Aufgaben, Aktivitäten und geschäftliche E-Mail-Adresse an einen anderen Mitarbeiter zu übertgeben.
Prüfen Sie deshalb vor der Deaktivierung, ob die E-Mail-Adresse als Kontaktdaten oder als Login genutzt wird, und passen Sie diese entsprechend an.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- wie Sie prüfen, wofür die E-Mail-Adresse genutzt wird,
- was zu tun ist, wenn die E-Mail-Adresse als Kontaktdaten genutzt wird,
- was zu tun ist, wenn die E-Mail-Adresse für den Login genutzt wird.
Überprüfen, wie die E-Mail-Adresse genutzt wird
Angenommen, wir haben einen Mitarbeiter mit der geschäftlichen E-Mail-Adresse manager@mycompany.com. Bei der Deaktivierung möchten wir diese E-Mail-Adresse einem anderen Nutzer zuweisen.
Um zu prüfen, wie diese E-Mail-Adresse genutzt wird:
1. Öffnen Sie das Nutzerprofil des Mitarbeiters. Das Feld E-Mail zeigt die Kontakt-E-Mail an.
2–3. Wenn der Mitarbeiter bereits deaktiviert wurde, aktivieren Sie ihn vorübergehend. Nachdem Sie die Zugangsdaten überprüft haben, können Sie ihn erneut deaktivieren.
4. Klicken Sie auf Passwörter (nur für Administratoren verfügbar).
5–6. Öffnen Sie den Tab Authentifizierung und prüfen Sie das Feld E-Mail:
- Wenn die E-Mail-Adresse mit der geschäftlichen E-Mail übereinstimmt: Sie wird für den Login genutzt.
- Wenn sie anders ist: Die geschäftliche E-Mail dient nur als Kontakt-E-Mail.
Passen Sie anschließend die E-Mail-Adresse entsprechend an.
E-Mail-Adresse wird für den Kontakt genutzt
Öffnen Sie das Nutzerprofil des Mitarbeiters. Im Feld E-Mail ersetzen Sie die geschäftliche E-Mail-Adresse durch eine temporäre, z. B. temp@somemail.tld.
Danach können Sie die geschäftliche E-Mail-Adresse nutzen, um einen neuen Mitarbeiter zu registrieren.
Mitarbeiter in den Account einladen
E-Mail-Adresse wird als Logn genutzt
Bitten Sie den Mitarbeiter, seine E-Mail-Adresse im Bitrix24 Network vor oder nach der Deaktivierung zu ändern, z. B. von manager@mycompany.com auf temp@somemail.tld.
Bitrix24 Network Profil
Login-Daten für Bitrix24 aktualisieren
Anschließend aktualisieren Sie auch die Kontakt-E-Mail, wie es oben beschrieben ist.
Schließlich können Sie die geschäftliche E-Mail einem neuen Mitarbeiter zuweisen.
Mitarbeiter in den Account einladen
Zusammenfassung
- Bitrix24 erlaubt es nicht, eine bereits vergebene E-Mail-Adresse einem neuen Nutzer zuzuordnen – selbst dann nicht, wenn der Nutzer bereits deaktiviert wurde.
- Prüfen Sie deshalb vor der Deaktivierung, ob die E-Mail-Adresse als Kontaktdaten oder als Login genutzt wird, und passen Sie diese entsprechend an.
- Für Kontakt-E-mail: Bearbeiten Sie das Feld E-Mail im Nutzerprofil und weisen Sie eine temporäre E-Mail-Adresse zu.
- Für Login: Bitten Sie den Mitarbeiter, seine E-Mail-Adresse im Bitrix24 Network vor oder nach der Deaktivierung zu ändern.
