Boards in Bitrix24 fördern die Zusammenarbeit: Sie eignen sich hervorragend, um Aufgaben, Projekte und Ideen zu visualisieren. Zum Schutz der Informationen können Sie die Zugriffsrechte für verschiedene Nutzer flexibel anpassen. Beispielsweise können Mitarbeiter Bearbeitungsrechte für ein Board erhalten, während für Kunden und externe Experten nur die Ansicht erlaubt ist. So lassen sich externe Teilnehmer in Arbeitsprozesse einbinden, ohne das Risiko von Datenverlust oder unerwünschten Änderungen einzugehen.

In diesem Beitrag erfahren Sie:

• wo sich die Zugriffseinstellungen für Boards befinden,
• wie Sie Mitarbeitern Zugriff gewähren,
• wie Sie externen Nutzern Zugriff gewähren.

Zugriffseinstellungen öffnen

Der Zugriff auf ein Board kann entweder aus der Board-Liste oder direkt während der Arbeit mit dem Board konfiguriert werden.

Aus der Board-Liste:

1. Öffnen Sie den Bereich Boards und finden Sie das gewünschte Board.
2–3. Klicken Sie neben dem Namen auf das Menü (≡) > Freigeben.
4. Wählen Sie eine Option:

• Mit anderen Nutzern teilen – für Mitarbeiter.
• Öffentlichen Link erhalten – für externe Nutzer wie Kunden, Auftragnehmer und andere.

Im Board-Editor: Wenn Sie bereits mit einem Board arbeiten, klicken Sie auf Zugriffsrechte und Freigabe und wählen Sie eine Option:

• Mit anderen Nutzern teilen – für Mitarbeiter,
• Öffentlichen Link bekommen – für externe Nutzer.

Zugriff für Mitarbeiter konfigurieren

Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen: Sie können den Zugriff einzelnen Mitarbeitern, Abteilungen oder Gruppen erteilen.

1. Klicken Sie auf Mehr hinzufügen.
2–4. Geben Sie im Suchfeld den Namen des Mitarbeiters, der Abteilung oder der Gruppe ein. Alternativ können Sie die gewünschte Registerkarte öffnen und Nutzer von dort hinzufügen. Die ausgewählten Teilnehmer werden sofort in der Liste angezeigt.
5. Um einen Mitarbeiter, eine Gruppe oder eine Abteilung aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Kreuz-Symbol.

Zugriffsebene festlegen: Standardmäßig haben alle Mitarbeiter Bearbeitungsrechte für das Board. Um dies zu ändern, klicken Sie auf die aktuelle Zugriffsebene und wählen Sie die gewünschte aus.

• Lesen – Der Mitarbeiter kann das Board und die Symbole der anderen sehen, die gerade daran arbeiten. Man kann auch entscheiden, ob die Cursor der anderen auf seinem Bildschirm angezeigt oder ausgeblendet werden.
• Bearbeiten – Der Mitarbeiter kann das Board öffnen und bearbeiten: Namen und Design ändern, Elemente hinzufügen, löschen oder bearbeiten sowie Verbindungen zwischen ihnen anpassen.
• Voller Zugriff – Der Mitarbeiter kann alle oben genannten Aktionen ausführen und zusätzlich die Zugriffsrechte anderer Teilnehmer verwalten.

Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie einem Mitarbeiter Zugriff auf ein Board gewähren, erhält er eine Benachrichtigung mit der Option, das Board zu seiner Liste hinzuzufügen. Der Mitarbeiter kann dann folgende Entscheidung treffen:

• Hinzufügen – Das Board wird zu seiner Liste hinzugefügt und er kann damit arbeiten.
• Ablehnen – Der Mitarbeiter verliert den Zugriff auf das Board. Der Zugriff kann nur vom Board-Besitzer oder von Mitarbeitern mit Vollzugriff wiederhergestellt werden.

Zugriffsrechte für externe Nutzer konfigurieren

Wenn Sie ein Board einem Kunden zeigen oder einen Spezialisten einladen möchten, der keinen Zugang zu Ihrem Bitrix24 hat, aktivieren Sie den öffentlichen Link. Diesen können Sie per SMS, Chat oder E-Mail versenden. Standardmäßig öffnet der Link das Board im Ansichtsmodus, ohne Passwort und ohne zeitliche Einschränkung.

Um den Zugriff zu ändern, öffnen Sie die Einstellungen (⚙️).

• Gültigkeitsdauer definieren – Legen Sie fest, wie lange der Link gültig bleibt. Nach Ablauf wird der Zugriff automatisch deaktiviert, ohne dass Sie ihn manuell schließen müssen.
• Passwort definieren – Fügen Sie ein Passwort hinzu, das erforderlich ist, um das Board zu öffnen. Ändern Sie das Passwort nach Projektabschluss, um das Ergebnis vor versehentlichen Änderungen zu schützen.
• Bearbeiten erlauben – Erlauben Sie externen Nutzern, Änderungen vorzunehmen, z. B. Elemente hinzuzufügen, Blöcke zu verschieben oder Notizen zu hinterlassen. Schalten Sie die Bearbeitung nach Abschluss der Arbeit aus, um das Ergebnis zu sichern.

Klicken Sie auf Speichern.