Im BI-Builder des Unternehmens werden analytische Berichte anhand von Geschäftsdaten erstellt. Nicht alle Mitarbeiter benötigen Zugriff auf diese Informationen. Zur Verteilung der Verantwortlichkeiten können Sie die Zugriffsrechte konfigurieren.

Rollen und Zugriffsrechte definieren

Bestimmen Sie die Zuständigkeiten der Mitarbeiter im Unternehmen und welche Zugriffsrechte sie dafür brauchen. In unserem Beispiel stellen wir die Zugriffsberechtigungen für vier Mitarbeiter und das Vertriebsteam ein. Die Mitarbeiter haben folgende Zuständigkeiten:

• Administrator — verwaltet die Zugriffsrechte und Einstellungen im BI-Builder. Der Administrator erfordert den Zugriff auf alle Berichte nicht, sondern nur auf die Einstellungen des Builders.
• Analytiker — arbeitet mit Daten, erstellt und bearbeitet Berichte. Für diese Tätigkeit werden Zugriffsrechte zur Bearbeitung von Berichten benötigt.
• Manager — Person, die Entscheidungen trifft, Berichte überprüft und die Leistung des Unternehmens verfolgt. Der Zugriff wird auf alle Berichte ohne Bearbeitungsrechte benötigt.
• Mitarbeiter des Vertriebsteams — Mitarbeiter verkaufen Waren, überwachen den Verkaufsplan und die Anzahl der Aufträge. Der Zugriff wird nur auf bestimmte Berichte ohne Bearbeitungsrechte erfordert.

Rollen und Zugrissrechte einstellen

Öffnen Sie den Bereich BI-Builder > Einstellungen > Zugriffsrechte.

Die Zugriffsrechte für den Administrator und Analytiker sind vorinstalliert. Weisen Sie einfach die Rolle den Mitarbeitern zu. Der Administrator kann die Zugriffsrechte verteilen und den BI-Builder für die Anforderungen des Unternehmens konfigurieren. Der Analytiker wird alle Berichte lesen und neue erstellen und bearbeiten können.
BI-Builder für analytische Berichte

Für Manager erstellen wir eine eigene Rolle. Klicken Sie auf Rolle erstellen, geben Sie den Rollennamen an und fügen Sie Mitarbeiter oder eine ganze Abteilung hinzu.

Verteilen Sie die Zugriffsrechte für neue Rollen.

• Aktivieren Sie für den Manager den Zugriff auf den Bereich, auf die Erstellung und Bearbeitung der Dashboard-Tags und das Anzeigen aller Berichte. Der Manager wird die Möglichkeit haben, sämtliche Berichte des Unternehmens einzusehen und mit eigenen Tags zu versehen. Dies erleichtert es den Mitarbeitern, den gewünschten Bericht schneller zu finden.
• Für die Vertriebsabteilung aktivieren wir den Zugriff auf den Bereich und wählen im Feld Anzeigen die Berichte aus, mit denen die Mitarbeiter arbeiten werden.

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie die Änderungen.

Einstellungen prüfen

Nach der Einstellung von Zugriffsrechten sollte der Administrator des Accounts sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter nur auf die benötigte Information zugreifen kann. Um zu prüfen, wie die Zugriffsrechte funktionieren, kann sich der Administrator unter den Login-Daten der Nutzer im Account einloggen, oder sie bitten, die Zugriffsberechtigungen selbstständig zu testen.

Für die Mitarbeiter aus dem Vertriebsteam sind nur die Berichte sichtbar, auf die sie Zugriff haben.