In den Automatisierungsregeln besteht die Möglichkeit, Informationen verschiedener Haupttypen mithilfe von Konstanten und Variablen zu speichern.

Eine Konstante ist ein fester, unveränderlicher Wert, wie z. B. der Steuersatz, ein bestimmtes Datum oder die Position des Mitarbeiters in der Unternehmensstruktur. So können Sie beispielsweise die Konstante "Chef-Buchhalter" erstellen und die Rolle einem bestimmten Mitarbeiter zuordnen. Wenn das Unternehmen seinen Chef-Buchhalter ändert, ist es notwendig, den Wert der Konstante auch zu ändern und einen anderen Mitarbeiter auszuwählen. Alle Automatisierungsregeln, die diese Konstante verwenden, werden automatisch den aktualisierten Wert nutzen.

Eine Variable ist ein Wert, der sich im Laufe eines Arbeitsprozesses verändern kann. Ein Beispiel für eine Variable wäre der Gesamtbetrag eines Auftrags. Je nach Höhe dieses Betrags kann sich die verantwortliche Person verändern.

Konstanten und Variablen erstellen

Öffnen Sie im Bereich CRM > Aufträge > Automatisierungsregeln den Tab Konstanten oder Variablen und klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

Die Erstellung von Konstanten und Variablen erfolgt auf die gleiche Art und Weise. Nehmen wir als Beispiel die Einstellungen einer Variablen.

Name. Der Name wird in der Liste angezeigt. Nach dem Namen können Sie schnell die gewünschte Variable finden.

Typ. Wählen Sie in der Liste den Typ der Variable aus: Zahl, Zeile, Anbindung an einen Nutzer usw.

Mehrfach. Geben Sie an, ob die Variable nur einen oder mehrere Werte haben kann.

Wert. Der Wert hängt vom Typ der Variable ab. Wenn der Typ "Zahl" ist, geben Sie eine bestimmte Zahl an.

Sichtbarkeit. Geben Sie an, wo die Variable verwendet werden kann:

• Überall — in CRM-Elementen, Smartprozessen, Workflows, Aufgaben.
• CRM — in beliebigen CRM-Elementen.
• Bestimmtes CRM-Element — die Variable wird im ausgewähltem CRM-Element verfügbar sein, z. B. nur in den Aufträgen.

Beschreibung. Geben Sie an, zu welchem Zweck die Variable verwendet wird.

Wenn alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf Speichern.

Anwendungsbeispiel einer Konstante

Die Konstanten können in verschiedenen Automatisierungsregeln verwendet werden: in der Bedingung, im Text, in den mathematischen Operationen. Mit der Konstante "Anbindung an einen Nutzer" ist es möglich, die Nutzerrollen zu erstellen und sie als Empfänger der Nachrichten oder Aufgabenteilnehmer auszuwählen.

Als Beispiel erstellen wir die Konstante "Chef-Buchhalter", um sie in der Automatisierungsregel "Benachrichtigung hinzufügen" zu verwenden. Wenn der Auftrag in die Phase "Zahlung" übergeht, sendet die Automatisierungsregel die Benachrichtigung an den Chef-Buchhalter, dass die Zahlung eingegangen ist.

Konstante erstellen. Der Typ der Konstante ist "Anbindung an einen Nutzer". Wir wählen im Feld "Wert" den Mitarbeiter aus, der diese Rolle im Unternehmen hat.

Automatisierungsregel konfigurieren. Wir erstellen in der Phase "Zahlung" die Automatisierungsregel "Benachrichtigung hinzufügen", als Empfänger geben wir keinen bestimmten Nutzer, sondern die erstellte Konstante "Chef-Buchhalter" an. Die Konstanten befinden sich im Tab Rollen.
Automatisierungsregeln

Sobald der Auftrag in die Phase "Zahlung" verschoben wird, erhält der Chef-Buchhalter die folgende Benachrichtigung.

Anwendungsbeispiel für Variablen 

In den Automatisierungsregeln können Sie die Werte von Variablen für die mathematischen Operationen verwenden, zur Bedingung oder zum Nachrichtentext hinzufügen.

Beispielhaft kann man 2 Variablen erstellen "Gesamtbetrag mehr als 100.000" und "Gesamtbetrag weniger als 100.000". Abhängig vom Wert wird die Automatisierungsregeln die verantwortliche Person im Auftrag ändern. 

Variable erstellen. Der Typ der Variable ist "Anbindung an einen Nutzer". Im Feld "Wert" geben wir den Mitarbeiter an, der für die Aufträge zuständig sein wird, wenn der Gesamtbetrag mehr als 100.000 Euro ist.

Automatisierungsregel konfigurieren. In der Phase "Neu" erstellen wir die Automatisierungsregel "Element bearbeiten". Wir stellen die Bedingung ein, damit die Automatisierungsregel nur für die Aufträge mit dem Gesamtbetrag von mehr als 100.000 Euro ausgelöst wird. Die Automatisierungsregel wird die verantwortliche Person durch den Mitarbeiter ändern, den wir in der Variable angegeben haben.

Um die Variable einzufügen, klicken Sie auf Drei Punkte (...) neben dem Feld und wählen Sie die erstellte Variable aus.

Wenn die Bedingung im neuen Auftrag erfüllt sein wird, wird die Automatisierungsregel die verantwortliche Person ändern.