LexOffice Buchhaltung App ist ein praktisches Mittel zum Integrieren von Ihrem Buchhaltungssystem in Bitrix24!
Mithilfe von LexOffice-Integration können Sie in ein paar Schritten Rechnungen und Kundenprofile in Ihrer LexOffice-Datenbank erstellen und diese mit dem Bitrix24-CRM synchronisieren lassen.
Die App ermöglicht den Import von Kundendaten aus der LexOffice-Datenbank und lässt neulich erstellte Rechnungen synchronisieren. Rechnungen können Sie in LexOffice wie gewohnt erstellen, sie werden aber durch CRM- und Kollaborationstools von Bitrix24 gestärkt und mit zusätzlichen Funktionen erweitert.
So kreieren Sie eigene multifunktionelle Plattform, die Ihr Unternehmen voranbringt.
Damit die Integrationsapp funktioniert, wird ein LexOffice XL Account benötigt. Dies hängt damit zusammen, dass der volle Zugriff zum Public API des Services nur im XL-Tarif gewährt wird.
Integration installieren und konfigurieren
Sie können die Anwendung aus dem Market in ein paar Schritten installieren. Dafür folgen Sie den Empfehlungen unseres Beitrages zur Installation von Marketanwendungen.
Zuerst soll ein neuer Zugriffstoken im entsprechenden Bereich Ihres LexOffice-Accounts generiert werden.
Als Nächstes setzen Sie den Zugriffstoken ins entsprechende Feld innerhalb der App ein.
Nachdem Sie den Zugriffstoken eingegeben haben, können Sie Synchronisierungsparameter gemäß Ihrer Geschäftsprozesse konfigurieren.
Sie können folgende Parameter vor der Synchronisierung festlegen:
- die Kundenadresse, also die standardmäßig angewendete Liefer- und Rechnungsadresse
- die Detailvorlagen - die Standardvorlagen für Ihre Unternehmen und Kontakte
- der/die Mitarbeiter*in, der/die als standardmäßig verantwortliche Person definiert werden soll
Beachten Sie bitte:
- Die aktuelle Appversion (Version 1) unterstützt ausschließlich Einweg-Synchronisierung. Dabei spielt Ihr LexOffice-Account die Rolle einer Referenzdatenbank und wird deshalb durch Änderungen in Bitrix24 nicht beeinflusst. Bei erster Synchronisierung werden keine von bestehenden Kontakten, Unternehmen oder Rechnungen in LexOffice übertragen.
- Der Importprozess kann nicht angehalten oder gestoppt werden. Überprüfen Sie bitte vor dem Start, ob alle gewünschten Einstellungen und zu übertragenden Daten vorhanden und korrekt konfiguriert sind.
- Synchronisierung ist ein zeitaufwendiger Prozess. Genaue Zeit, die für den erfolgreichen Import von Elementen benötigt wird, hängt vor allem von der Größe Ihrer LexOffice-Datenbank ab.
- Die App führt keine Dublettenkontrolle durch. Die Integrationsapp ist als Tool fürs Einstellen eines elementenfreien CRMs gedacht.
Nachdem Sie die gewünschten Parameter definiert haben, kann die Synchronisierung gestartet werden.
Da die Datenmigration ein Hintergrundprozess ist, können Sie die App-Seite verlassen bzw. schließen, wenn nötig.
Sie können sich mit der Statistik bezüglich der importierten Elementen unter den Parametereinstellungen vertraut machen, nachdem sie erfolgreich übertragen werden.
Kundendaten übertragen
Bei der ersten Synchronisierung wird Personen- und Firmendatenbank aus Ihrem LexOffice-Account automatisch übertragen. In Bitrix24 werden dementsprechend neue Elemente im CRM-Bereich angelegt: Kontakte und Unternehmen (CRM - Kunden - Kontakte / Unternehmen).Die bei weiterer Arbeit eingetragenen Personen- und Firmendaten werden nach Bitrix24 exportiert, solange Synchronisierung aktiviert ist.
Wenn Sie einen Kunden in LexOffice anlegen möchten, ohne Bitrix24 zu verlassen, können Sie dies machen, indem Sie bei einem Kontakt auf Erweiterungen - LexOffice - Rechnung erstellen klicken.
Dabei werden Sie zum LexOffice-Account weitergeleitet, in dem ein neues Kundenprofil generiert wird. Als Nächstes können Sie dann eine LexOffice-Rechnung für Ihren Kunden erstellen.
Rechnung erstellen
Rechnungerstellung erfolgt im angeschlossenen LexOffice-Account. Wenn Sie die Option Rechnung erstellen auswählen, werden Sie an entsprechende Seite weitergeleitet.
Man soll die relevanten Daten eintragen und die zu bezahlenden Waren bzw. Dienstleistungen im Bereich Belegpositionen bestimmen.
Dann speichern Sie die vorgenommenen Änderungen wie gewohnt mit den Optionen Weiter zu Vorschau > Abschließen und speichern.
Im Endeffekt werden zwei Einträge in der Timeline des CRM-Elementes erscheinen: ein Link zur LexOffice-Rechnung (1) und die Rechnung als CRM-Dokument (2).
Die in Bitrix24 erstellte Rechnung können Sie mit ein paar Klicks ausdrucken, herunterladen oder an Kunden in Datei-, Link bzw. QR-Code-Form (bei entsprechenden Einstellungen) senden lassen.
Produkte synchronisieren
Momentan werden die in Bitrix24 erstellten Rechnungen mit LexOffice-Rechnungen nicht verknüpft (Einweg-Synchronisierung). Die aktuelle Appversion unterstützt keine Synchronisierung vom Produktkatalog.
Dahinter steht die Logik, dass man mit Produkten im LexOffice-Account weiterarbeiten möchte, da die Erstellung von Rechnungen in LexOffice abgewickelt wird.
Es kann sich bei weiteren Versionen ändern. Wir wären Ihnen für Ihr Feedback zur Entwicklung der App äußerst dankbar.
Dahinter steht die Logik, dass man mit Produkten im LexOffice-Account weiterarbeiten möchte, da die Erstellung von Rechnungen in LexOffice abgewickelt wird.
Es kann sich bei weiteren Versionen ändern. Wir wären Ihnen für Ihr Feedback zur Entwicklung der App äußerst dankbar.
Automatisierungsregeln
Die App ermöglicht es, besondere voreingestellte LexOffice-Trigger anzulegen. Diese reagieren auf Statusänderungen der LexOffice-Rechnungen, die mit einem bestimmten CRM-Element verknüpft sind. Mehr dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Vertriebsautomatisierung.