Automatisierungsregeln in Aufgaben automatisieren Ihren Arbeitsablauf und helfen Ihnen, die Effizienz bei der Arbeit an großen Projekten und Aufgaben zu steigern.
Stellen Sie die Automatisierungsregeln ein, und Ihr Bitrix24 erstellt automatisch verknüpfte Aufgaben, verschiebt Fristen, ändert die Verantwortlichen usw.
Automatisierungsregeln in Aufgaben konfigurieren
Automatisierungsregeln und Trigger können für verschiedene Status und Phasen der Aufgaben eingestellt werden. In Ihrem Bitrix24 sind die Status für die Aufgaben in folgenden Fällen verfügbar:
- Im Kanban. Kanban ist Ihre virtuelle Tafel für die Arbeit mit den Projekten.
- Im Planer. Der Planer ist Ihre persönliche virtuelle Tafel für die Arbeit mit den Aufgaben. Im Unterschied zur Kanban-Ansicht, die für die Aufgaben im Rahmen des Projektes verfügbar ist, arbeitet jeder Mitarbeiter im Planer nur mit eigenen Aufgaben.
- Selbst die Status der Aufgaben. Alle Aufgaben haben Standardphasen, für die die Automatisierungsregeln eingestellt werden können: anstehend, in Arbeit, abgeschlossen, muss kontrolliert werden, verschoben.
Im Kanban kann nur der Gruppenbesitzer bzw. der Projektleiter die Automatisierungsregeln erstellen.
Im Planer erstellt jeder Mitarbeiter die Regeln für sich selbst, da der Planer die individuelle Aufgabenansicht ist.
Die Benutzer können die Regeln für die Aufgaben konfigurieren, an denen sie sich beteiligen, d.h. wo sie als verantwortliche Personen, Ersteller oder Beobachter angegeben sind.
Anwendungsbeispiel
Als Beispiel erstellen wir eine Automatisierungsregel, die den Verantwortlichen im Activity Stream benachrichtigen wird, dass die Aufgabe fast überfällig ist.
- Erstellen Sie im Projekt eine Phase für diese Aufgaben.
- Im Bereich Automatisierungsregeln tippen Sie auf Automatisierungsregeln konfigurieren.
- Fügen Sie den Trigger "Fast überfällig" hinzu, damit die Aufgabe automatisch in die erstellte Phase versetzt wird.
- Status geändert - sobald die Aufgabe in den erforderlichen Status versetzt wird (z.B. die Ausführung beginnt), verschiebt der Trigger die Aufgabe in die angegebene Phase.
- Fast überfällig - der Trigger wird 24 Stunden vor der angegebenen Frist einer nicht fertiggestellten Aufgabe aktiviert.
- Überfällig - der Trigger wird nach dem Ablauf der Aufgabenfrist aktiviert.
- Fügen Sie die erforderliche Automatisierungsregel für den ausgewählten Trigger hinzu. Als Beispiel wählen wir die Regel für Mitarbeiter "Nachricht zum Activity Stream hinzufügen" aus.
- Sobald die Aufgabe in die Phase versetzt wird, bekommt der Verantwortliche die Benachrichtigung im Activity Stream.
Trigger in Aufgaben einstellen
Trigger in Aufgaben
Verfügbare Automatisierungsregeln in Aufgaben
Für Mitarbeiter
- Aufgabe - die Regel erstellt eine neue Aufgabe.
- Aufgabe bearbeiten - die Regel ändert ausgewählte Felder der Aufgabe, wenn sie in einen anderen Status verschoben wird.
- Aufgabe löschen - die Regel löscht die Aufgabe, nachdem sie in den angegebenen Status verschoben wurde.
- Code generieren - Die Regel generiert einen Code mit dem ausgewählten Format und der angegebenen Zeilenlänge.
- E-Mail senden - die Regel sendet eine E-Mail an die angegebene Adresse.
- Element der Liste bearbeiten, erstellen, lesen - Die Regel führt Aktionen mit der ausgewählten Liste aus.
- Benachrichtigung sendet dem Mitarbeiter eine interne Benachrichtigung.
- Mitarbeiterinformationen - die Regel ermöglicht es, die Information zum Mitarbeiter im CRM-Element anzugeben. Nachdem Sie die Automatisierungsregel Mitarbeiterinformationen erstellt haben, erhalten Sie die Möglichkeit, in anderen Automatisierungsregeln die Informationen zum Mitarbeiter auszuwählen und sie im Dokument bzw. in der Aufgabe anzugeben.
- Nachricht zum Activity Stream hinzufügen
- Phase ändern die Regel verschiebt die Aufgabe in die andere Phase.
- Status ändern die Regel ändert den Status der Aufgabe.
- Verantwortliche Person ändern
Benutzerdefinierte Automatisierungsregeln
- Webhook - mithilfe Webhooks kann Bitrix24 mit den Drittservices kontaktieren. Um die Regel einzustellen, geben Sie die Adresse vom Handler und die erforderlichen Parameter ein.
Weitere Informationen zu dieser Technologie finden Sie im Beitrag "Eingehende WebHooks".
- Marketplace - man kann Automatisierungsregeln im App-Katalog downloaden.
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