Im Auftragsformular können Sie festlegen, wie der Betrag berechnet wird: entweder manuell oder automatisch – basierend auf den ausgewählten Produkten und Dienstleistungen. So können Sie bereits zu Beginn des Gesprächs einen vorläufigen Betrag angeben und später, sobald der genaue Arbeitsumfang feststeht, eine präzise Berechnung durchführen.

Welche Kalkulationsmethode passt?

Manueller Modus. Hier geben Sie den Betrag selbst ein; hinzugefügte Produkte oder Dienstleistungen haben keinen Einfluss darauf. Dieser Modus ist besonders in der frühen Phase nützlich, wenn zwar ein ungefähres Budget bekannt ist, der genaue Arbeitsumfang aber noch mit dem Kunden abgestimmt wird. So können Sie schnell einen Richtwert festhalten, damit das Team den Aufwand besser einschätzen und die nächsten Schritte planen kann.

Beispiel: Nach einem ersten Gespräch weiß der Mitarbeiter, dass das Projekt voraussichtlich 20.000 Euro kosten wird, die Details sind aber noch offen. Solange keine konkreten Positionen hinterlegt sind, trägt er den Betrag einfach manuell ein.

Automatischer Modus. In diesem Modus wird der Betrag automatisch berechnet – CRM berücksichtigt dabei alle im Formular hinterlegten Produkte und Dienstleistungen, inklusive Mengen, Preise und Rabatte. Dieser Modus eignet sich ideal, wenn der Arbeitsumfang bereits mit dem Kunden abgestimmt ist und der Betrag bei Änderungen automatisch angepasst werden soll.

Beispiel: Sobald das Budget finalisiert ist, trägt der Manager alle Produkte und Dienstleistungen in den Auftrag ein. Ändert der Kunde später den Umfang oder fügt eine neue Position hinzu, aktualisiert das CRM den Betrag sofort. So bleibt die Summe immer aktuell, und die Erstellung von Dokumenten wird beschleunigt.
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Kalkulationsmethode wechseln

Der Standardmodus hängt davon ab, wie der Auftrag erstellt wird.

Wenn der Auftrag manuell erstellt wird:

• ist der manuelle Modus aktiviert – Sie können jeden beliebigen Betrag eingeben,
• werden nach dem Speichern Produkte oder Dienstleistungen hinzugefügt, schlägt das CRM vor, in den automatischen Modus zu wechseln,
• werden bereits beim Erstellen des Auftrags Produkte oder Dienstleistungen hinzugefügt, aktiviert sich automatisch der automatische Modus.

Wird der Auftrag automatisch erstellt, zum Beispiel aus einem Online-Formular, einem Chat oder einer anderen Quelle, ist der automatische Modus sofort aktiviert – auch wenn keine Produkte hinzugefügt wurden.

Die Kalkulationsmethode kann jederzeit geändert werden, abhängig davon, ob ein geschätzter Betrag manuell eingegeben oder die Berechnung automatisch auf Basis der Produkte erfolgen soll.

Manuellen Modus auswählen

In einem Auftrag ohne Produkte ist der Betrag standardmäßig auf null gesetzt – das Feld Betrag kann direkt bearbeitet werden.

1–3. Gehen Sie auf CRM > Aufträge und öffnen Sie den gewünschten Auftrag.
4. Klicken Sie auf das Feld Betrag und tragen Sie den gewünschten Betrag manuell ein.
5. Speichern Sie Ihre Änderungen.

Nach dem Speichern bleibt der Betrag des Auftrags unabhängig von später hinzugefügten Produkten.

Wenn bereits Produkte hinzugefügt wurden, fragt das CRM, ob die automatische Berechnung deaktiviert werden soll.

1–3. Gehen Sie zu CRM > Aufträge und öffnen Sie den gewünschten Auftrag.
4. Doppelklicken Sie auf das Feld Betrag.
5. Bestätigen Sie den Wechsel in den manuellen Modus.
6. Geben Sie den gewünschten Betrag ein.
7. Speichern Sie die Änderungen.

Das Feld Betrag wird editierbar und ist anschließend nicht mehr von den Produkten abhängig.

Automatischen Modus wählen

1–3. Gehen Sie zu CRM > Aufträge. Öffnen Sie einen Auftrag, bei dem der manuelle Modus aktiviert ist.
4–5. Klicken Sie rechts neben dem Feld Betrag auf Einstellungen (⚙️) > Gesamtbetrag automatisch kalkulieren.
6. Speichern Sie die Änderungen.

CRM berechnet den Betrag automatisch basierend auf den Produkten und Dienstleistungen im Deal.

Der Wechsel zwischen den Modi wird in der Timeline des Auftrags und im Tab History angezeigt: