Wiederkehrende Aufgaben in Bitrix24 sind ein Tool, das automatisch Aufgaben nach einem festgelegten Zeitplan erstellt. Damit lassen sich wichtige Aufgaben nicht vergessen, und der manuelle Aufwand für die Erstellung ähnlicher Aufgaben entfällt.

Die Parameter werden einmal festgelegt – etwa Beschreibung, verantwortliche Person und Häufigkeit. Bitrix24 erstellt daraufhin neue Aufgaben basierend auf diesen Vorgaben. Beispielsweise wird für einen Buchhalter am 25. jedes Monats automatisch die Aufgabe „Bericht einreichen“ generiert, während ein Marketingexperte jeden Freitag die Aufgabe „Werbekampagnen überprüfen“ erhält. So stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter keine Aufgaben vergessen und Führungskräfte wissen, dass wichtige Prozesse termingerecht ablaufen.

Wiederkehrende Aufgaben basieren auf einer Vorlage, die jederzeit angepasst oder pausiert werden kann – etwa bei Änderungen der verantwortlichen Person oder des Zeitplans.

Wiederkehrende Aufgabe erstellen

Um eine wiederkehrende Aufgabe zu erstellen, konfigurieren Sie zunächst eine Vorlage:

1–2. Öffnen Sie den Bereich Aufgaben und Projekte > Vorlagen.
3–4. Klicken Sie auf Erstellen, oder öffnen Sie eine bereits vorhandene Aufgabenvorlage.
5. Füllen Sie beim Erstellen der Vorlage die Hauptfelder aus: Vorlagenname, Beschreibung, verantwortliche Person, Frist sowie weitere relevante Angaben. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Elemente hinzufügen, wie Dateien, Checklisten oder Erinnerungen.
6. Aktivieren Sie am unteren Rand der Vorlage die Option Aufgaben mit Wiederholung, um den Block mit den Wiederholungseinstellungen zu öffnen.

Wiederholung der Aufgabe konfigurieren

Mit den Einstellungen für wiederkehrende Aufgaben legen Sie präzise fest, wie und wann neue Aufgaben automatisch erstellt werden.

Wählen Sie die Häufigkeit – definieren Sie, wie oft neue Aufgaben automatisch generiert werden sollen:

• Tag: Ideal für tägliche Routineaufgaben, wie das Prüfen von Verkaufsberichten, die Bearbeitung von Kundenanfragen oder den Abgleich von Lagerbeständen.
• Woche: Legen Sie bestimmte Wochentage fest, an denen die Aufgabe erscheinen soll.
• Monat: Wählen Sie ein bestimmtes Datum oder einen Wochentag im Monat, an dem die Aufgabe erstellt werden soll.
• Jahr: Definieren Sie ein bestimmtes Datum oder einen Wochentag und Monat. Geeignet für seltene, aber verpflichtende Aufgaben wie Jahresberichte, Audits oder Lizenzverlängerungen.

Legen Sie den Wiederholungsanfang fest – das Datum, ab dem die Aufgaben gemäß dem Zeitplan erstellt werden. Standardmäßig werden wiederkehrende Aufgaben unmittelbar nach der Konfiguration generiert. Sie können jedoch ein bestimmtes Startdatum festlegen.

Beispiel: Das Vertriebsteam plant eine Neujahrsaktion, die am 1. Dezember startet. Der Teamleiter konfiguriert im Voraus eine wiederkehrende Aufgabe mit dem Titel „Verkaufsplan für die Aktion überprüfen“ und setzt das Startdatum auf den 1. Dezember. Vor diesem Datum werden keine Aufgaben erstellt. Ab dem 1. Dezember erscheinen die Aufgaben dann wöchentlich gemäß dem festgelegten Zeitplan.

Konfigurieren Sie das Ende der Wiederholung – um unnötige Aufgaben zu vermeiden, legen Sie fest, wann die Wiederholung gestoppt werden soll. Es gibt 3 Möglichkeiten:

• Nach Datum: Aufgaben werden bis zu einem festgelegten Enddatum erstellt.
• Nach Anzahl der Wiederholungen: Aufgaben werden eine definierte Anzahl von Malen generiert. Danach wird die Wiederholung automatisch beendet.
• Ohne Einschränkungen: Aufgaben werden kontinuierlich erstellt, bis die Wiederholung manuell deaktiviert wird.

Legen Sie die Zeit für die Erstellung neuer Aufgaben fest – bestimmen Sie, zu welchem Zeitpunkt die neue Aufgabe erscheinen soll. Standardmäßig werden Aufgaben zu Beginn des Arbeitstages generiert. Diese Zeit ist in den Bitrix24-Einstellungen hinterlegt. Diese Option ermöglicht es, einen passenden Zeitpunkt auszuwählen, sodass Aufgaben dann erscheinen, wenn die Mitarbeiter bereits anwesend sind und direkt mit der Bearbeitung beginnen können.

Definieren Sie, ob Aufgaben an Wochenenden und Feiertagen erstellt werden sollen – fällt das Wiederholungsdatum auf einen arbeitsfreien Tag oder Feiertag, wird die Aufgabe standardmäßig dennoch an diesem Tag angelegt. Möchten Sie, dass die Aufgabe erst am nächsten Arbeitstag erscheint, wählen Sie die Option „Nicht erstellen“.

Nach der Konfiguration aller Parameter der wiederkehrenden Aufgabe klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.

Wiederkehrende Aufgabe ändern oder deaktivieren

Die Einstellungen für wiederkehrende Aufgaben können vom Ersteller der Vorlage, vom Bitrix24-Administrator sowie von Mitarbeitern mit der Berechtigung „Voller Zugriff“ in den Vorlageneinstellungen geändert werden. Verfügt ein Mitarbeiter nur über Leserechte, hängt die Bearbeitungsmöglichkeit von seiner Rolle ab: Im Bereich „Aufgaben und Projekte“ müssen die Rechte zum Bearbeiten von Vorlagen der eigenen oder anderer Abteilungen aktiviert sein.
Zugriffsrechte in Aufgaben

So passen Sie die Einstellungen an:

1–2. Öffnen Sie den Bereich Aufgaben und Projekte > Vorlagen.
3–4. Klicken Sie auf den Filter und wählen Sie die Option Wiederholende aus.
5. Öffnen Sie die gewünschte Aufgabenvorlage.
6–7. Klicken Sie auf die Wiederholungsbedingung, um die Parameter der Wiederholung zu bearbeiten. Um die Wiederholung zu löschen, klicken Sie auf das Kreuz (×) daneben.

Wenn Sie die Einstellungen ändern, werden neue Aufgaben nach den aktualisierten Bedingungen erstellt. Wenn Sie die Wiederholung deaktivieren, wird die Erstellung von Aufgaben gestoppt.

Wiederkehrende Aufgaben verwalten

Nach der Konfiguration der Vorlage können Sie die wiederkehrenden Aufgaben verwalten. Dazu gehört das Anzeigen der Erstellungsgeschichte sowie das Konfigurieren der Zugriffsrechte.

Erstellungsverlauf wiederkehrender Aufgaben anzeigen – im Bereich History wird eine Liste aller automatisch erstellten Aufgaben basierend auf der Vorlage gespeichert. Dies ermöglicht es, zu überprüfen, wann die letzte Aufgabe erstellt wurde, und stellt sicher, dass die Wiederholung korrekt funktioniert.

Zugriffsrechte konfigurieren – legen Sie fest, wer die Vorlage einsehen, bearbeiten oder löschen darf.

Bearbeitungsrechte besitzen:

• der Ersteller der Vorlage,
• der Bitrix24-Administrator,
• Mitarbeiter mit vollem Zugriff auf die Vorlage,
• Mitarbeiter, die im Bereich „Aufgaben und Projekte“ über die Rechte „Vorlagen eigener Abteilung bearbeiten“ oder „Vorlagen anderer Abteilungen bearbeiten“ verfügen.

Verfügt eine Person nur über Leserechte, kann sie die Vorlage zwar öffnen, jedoch nicht ändern.
Aufgabenvorlagen erstellen