RPA (Robotic Process Automation) automatisiert Routineaufgaben in Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise die Genehmigung von Urlaubsanträgen und Dienstreisen, das Erstellen von Zuweisungen sowie andere wiederkehrende Abläufe. Die Einrichtung erfordert keine speziellen Kenntnisse – jeder Mitarbeiter kann Workflows mit vorgefertigten Aufgaben konfigurieren. Das beschleunigt die Arbeit und reduziert Fehler.

Workflow erstellen

1–3. Öffnen Sie den Bereich Automatisierung > RPA > RPA-Liste.
4. Klicken Sie auf Neuer Workflow.

Füllen Sie das Workflow-Formular aus:

• Name – Wählen Sie einen klaren und eindeutigen Namen, um sich leichter in der Workflow-Liste zurechtzufinden.
• Elemente nach der Erstellung in die nächste Phase verschieben – Deaktivieren Sie diese Option, wenn Elemente manuell zwischen den Phasen verschoben werden sollen.
• Workflow starten – Geben Sie an, welche Mitarbeiter den Prozess starten dürfen.
• Beim Start auszufüllende Felder – Erstellen Sie die erforderlichen Felder. Für die Genehmigung eines Urlaubs könnten dies z. B. sein: Name, Startdatum, letzter Urlaubstag, Urlaubstyp.
  Benutzerdefinierte Felder in RPA
• Zugriffsrechte – Legen Sie fest, welche Mitarbeiter den Workflow bearbeiten dürfen.
  Zugriffsrechte für RPA
• Workflow-Bild – Wählen Sie ein passendes Symbol aus.

Speichern Sie die Änderungen.

Phasen konfigurieren

Phasen dienen dazu, den Fortschritt eines Workflow-Elements von Anfang bis Ende nachzuverfolgen. Im Workflow eines Urlaubsantrags können Sie beispielsweise folgende Phasen konfigurieren: Antrag → Genehmigt durch Vorgesetzten → Genehmigt durch Buchhaltung → Urlaub genehmigt. Dies ermöglicht Mitarbeitern und Vorgesetzten, den aktuellen Status zu verstehen und schneller Entscheidungen zu treffen.

Sie können Phasen hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

Öffnen Sie den Workflow und klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) > Phaseneinstellungen.
Phasen und Zuweisungen im RPA-Kanban

Zuweisung hinzufügen

Eine Zuweisung ist eine Aktion, die in einer bestimmten Phase des Workflows ausgeführt werden muss, z. B. ein Dokument prüfen oder einen Urlaub genehmigen. Es gibt vier Aufgabenvorlagen.

• Genehmigen oder ablehnen – Geeignet für Workflows, in denen eine Entscheidung getroffen werden muss. Beispielsweise kann ein Vorgesetzter einen Antrag auf Dienstreise genehmigen oder mit Angabe eines Grundes ablehnen.
• Informationen anfordern – Wird verwendet, wenn für den Workflow zusätzliche Daten benötigt werden. Der Buchhalter kann beispielsweise fehlende Belege für die Kostenerstattung anfordern.
• Mit Informationen vertraut machen – Hilft, den Erhalt eines Dokuments oder einer Benachrichtigung zu bestätigen.
• Einfach verschieben – Geeignet für Situationen, in denen ein Element ohne weitere Aktion in die nächste Phase weitergeleitet werden soll. Ein Sekretär kann beispielsweise einen Antrag prüfen und ihn zur Genehmigung an den Vorgesetzten weiterleiten.

Für jede Phase kann eine eigene Zuweisung konfiguriert werden.

1. Klicken Sie auf Zuweisung hinzufügen.
2. Wählen Sie eine Vorlage aus und konfigurieren Sie diese.
Aufgabenzuweisungen hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Automatisierungsregeln“, um:

• alle konfigurierten Zuweisungen nach Phasen anzuzeigen,
• zu erfahren, welche Automatisierungsregeln ausgelöst werden,
• neue Automatisierungsregeln hinzuzufügen, die nicht in der Liste der Aufgabenvorlagen enthalten sind.

Automatisierungsregeln und Trigger in Bitrix24

Element hinzufügen

Ein Element ist ein Formular, das durch die Phasen des Workflows läuft. Im Workflow eines Urlaubsantrags kann das Element beispielsweise der Antrag eines bestimmten Mitarbeiters sein.

1–2. Klicken Sie auf Hinzufügen und füllen Sie die Felder des Workflows aus.
3. Um ein Feld zu bearbeiten, klicken Sie auf Einstellungen (⚙️) neben dem Feldnamen.
4. Wählen Sie bei Bedarf Felder aus der Liste aus oder erstellen Sie neue.
5. Speichern Sie die Änderungen.

Das Tool RPA bietet zwei Ansichtsmodi für Elemente.

• Liste – Praktisch für detaillierte Analysen, Sortierungen und das Massenlöschen von Elementen.
• Kanban – Zeigt die aktuelle Phase eines Elements an, hilft dabei, den Fortschritt zu verfolgen und die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu verteilen.