In Bitrix24 gibt es jetzt ein brandneues Feature — Flows. Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, Aufgaben gleichen Typs aus verschiedenen Abteilungen zentral zu sammeln und zu verwalten. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ein neues Programm auf dem Büro-PC installieren möchte, ist es nicht erforderlich, den Techniker zu suchen. Stattdessen erstellen Sie einfach eine Aufgabe im Flow "IT-Dienste". Die Aufgaben im Flow werden dann automatisch an die zuständige Person weitergeleitet und der Vorgang kann effizient erfolgen. Dadurch wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird und alle Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden.
Wenn Sie als Abteilungsleiter einen neuen Flow einstellen möchten, folgen Sie der Anleitung im Beitrag "Flow erstellen".
Wenn die Flows bereits erstellt sind und Sie diese finden oder Aufgaben dafür erstellen möchten, lesen Sie den Beitrag "Aufgaben im Flow erstellen und finden".
Wurden Sie als verantwortliche Person im Flow angegeben und daher erfahren möchten, wie die Aufgaben im Flow verteilt werden, schlagen Sie die Informationen dazu im Beitrag "Aufgaben im Flow verteilen" nach.Die Flows ermöglichen es Ihnen:
- Aufgaben an einem zentralen Ort zu sammeln und unter den verantwortlichen Personen zu verteilen,
- die Verfügbarkeit der Mitarbeiter zu verfolgen,
- die Geschwindigkeit der Aufgabenerfüllung zu überwachen,
- Schwachstellen in der Arbeit zu identifizieren.
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Arbeit mit den Flows
Öffnen Sie den Bereich Aufgaben und Projekte > Flows.
Neuen Flow erstellen. Standardmäßig übernimmt das der Vorgesetzte. Der Flow erscheint in der Liste mit der allgemeinen Information: Zeit für die Aufgabenerledigung, Projekt, Anzahl der verantwortlichen Personen und Aufgaben in jeder Phase und Effektivität. Die Effektivität wird aus dem Prozentsatz der Aufgaben berechnet, die rechtzeitig erledigt wurden.
Flow erstellen
In den Phasen Anstehend und in Arbeit wird die durchschnittliche Zeit angezeigt, die Ihre Aufgaben hier verbleiben. In der Phase Abgeschlossen wird die durchschnittliche Zeit berechnet, die für die Erledigung der Aufgaben benötigt wurde.
Aufgabenzuweisungsvariante auswählen. Die Aufgaben im Flow werden nicht einem bestimmten Nutzer, sondern dem ganzen Team zugeordnet. Der Ersteller des Flows wählt aus, wie die Aufgaben zugewiesen werden: automatisch oder manuell.
Wenn die Aufgabenvorlagen im Flow eingestellt sind, werden die Felder automatisch ausgefüllt.
Aufgaben manuell zuweisen. In diesem Fall gibt der Übergeordnete die zuständige Person für die Aufgabenverteilung an. Dieser Mitarbeiter wird automatisch als verantwortliche Person in den neuen Aufgaben ausgewählt und kann danach den Verantwortlichen ändern.
Es ist möglich, eine oder gleich mehrere Aufgaben an eine andere verantwortliche Person zu übergeben.
In unserer Schnellstart-Anleitung erzählen wir Ihnen, wie Sie einen Flow erstellen und verwalten können — Bitrix24-Flows. Schnellstart-Anleitung.
Flows in der mobilen Anwendung
In der mobilen Anwendung sind die Flows auch verfügbar. Sie befinden sich im Bereich Aufgaben > Flows. Hier können Sie Aufgaben erstellen und verfolgen.
In den mobilen Flows werden auch allgemeine Informationen angegeben: Name, Beschreibung, Projekt, durchschnittliche Zeit, Effektivität und Administrator. Im Tab Ähnliche Flows finden Sie die Flows, die von demselben Mitarbeiter erstellt wurden.
- In den Flows können Sie Aufgaben für die Abteilung oder einen Arbeitsprozess sammeln und den zuständigen Personen zuweisen, auch wenn Sie nicht wissen, wer als verantwortliche Person ausgewählt werden sollte.
- Alle erstellten Flows finden Sie im Bereich Aufgaben und Projekte > Flows.
- Wenn der Vorgesetzte einen Flow erstellt, können alle Nutzer die Aufgaben dafür erstellen.
- Die Aufgaben werden automatisch oder manuell verteilt. Um die Aufgaben manuell zuzuweisen, gibt der Vorgesetzte einen zuständigen Mitarbeiter an.
- Die Aufgaben im Flow können sowohl in der Webversion als auch in der mobilen Anwendung von Bitrix24 hinzugefügt werden.
- Ein neuer Flow können Sie jedoch nur in der Webversion anlegen und aktivieren.