Bitrix24-Flows ermöglichen es, die Aufgaben der Abteilung oder eines Projektes zu sammeln und unter verantwortlichen Personen zu verteilen.

Öffnen Sie den Bereich Aufgaben und Projekte > Flows.

Um einen Flow zu erstellen, können Sie eine von 2 Varianten auswählen: einen neuen erstellen oder eine fertige Vorlage verwenden. Alle Beispiele haben bereits einen Namen, eine Beschreibung und eine Aufgabevorlage für den Flow. Klicken Sie auf den Button Neuer Flow oder wählen Sie eine Vorlage aus.

In der geöffneten Seitenleiste nehmen Sie folgende Einstellungen vor:

1. Schreiben Sie den Namen und die Beschreibung für den Flow.
2. Geben Sie im Feld "Nutzer, die Aufgaben zum Flow hinzufügen können" die Mitarbeiter an, die den Flow sehen und Aufgaben im Flow erstellen werden.
3. Definieren Sie die geplante Ausführungszeit für die Aufgaben — in Stunden, Tagen oder Monaten. Alle Aufgaben im Flow werden automatisch diese Frist übernehmen.

Konfigurieren Sie den Flow:

1. Bestimmen Sie, wie die Aufgaben den Mitarbeitern zugewiesen werden: automatisch, manuell oder selbst.

Warteschlange nutzen – Mitarbeiter werden zur Warteschleife hinzugefügt. Eine neue Aufgabe wird automatisch dem nächsten Mitarbeiter in der Liste zugewiesen. Sobald alle Mitarbeiter eine Aufgabe erhalten haben, beginnt die Verteilung erneut – mit dem ersten in der Warteschleife. Diese Option eignet sich für Teams, bei denen eine gleichmäßige Arbeitsverteilung wichtig ist.

Manuell zuweisen – Alle Aufgaben werden einem ausgewählten Mitarbeiter zugewiesen. Dieser kann sie bei Bedarf an Kollegen weitergeben. Diese Methode eignet sich besonders, wenn Aufgaben zunächst an einen Koordinator oder Teamleiter gehen sollen, der entscheidet, wer die Arbeit übernimmt. Beispiel: Im Marketing-Team erhält der Projektmanager alle Aufgaben, bewertet sie und verteilt sie anschließend an Designer, Texter und Targeting-Spezialisten.

Aufgaben selbst verteilen – Mitarbeiter übernehmen Aufgaben eigenständig, sobald sie bereit sind, neue Aufgaben anzunehmen. Diese Option eignet sich besonders für Teams, in denen Aufgaben nach dem Prinzip der freien Auswahl verteilt werden – ohne feste Zuweisung durch einen Verantwortlichen. Beispiel: Im „Rechtsabteilung“-Flow erstellen alle Mitarbeiter des Unternehmens Aufgaben. Die Juristen öffnen die Aufgabenliste und bearbeiten die nächste Aufgabe, sobald sie Zeit für eine neue Anfrage haben..

Wie vom übergeordneten Element bestimmt – Aufgaben werden automatisch mithilfe von Automatisierungsregeln oder Workflows erstellt und zugewiesen. Der Verantwortliche wird in den Einstellungen definiert: Dies kann ein bestimmter Mitarbeiter oder ein Wert aus einem CRM-Feld sein, z. B. „Verantwortlicher für den Auftrag“ oder „Ersteller des Leads“. Die Parameter der Aufgabe – wie Projekt, Frist und weitere Felder – werden aus den Flow-Einstellungen übernommen. Beispiel: Eine Automatisierungsregel erstellt beim Übergang eines Auftrags in die Phase „Vertrag“ automatisch eine Aufgabe im Flow „Juristische Prüfung“ und weist sie dem zuständigen Juristen für die Vertragsprüfung zu.

2. Stellen Sie zusätzliche Optionen für die Aufgaben ein: Verantwortliche Person kann Frist ändern, Warnung über die halbe Frist aktivieren und Aufgabe zur Kontrolle an den Ersteller senden.
3. Koppeln Sie ein Projekt mit dem Flow.
4. Damit Ihre Kollegen die Aufgaben nur nach der Vorlage erstellen, aktivieren Sie die entsprechende Option. Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste aus oder erstellen Sie eine neue.

Stellen Sie die Verwaltung ein.

1. Geben Sie den Flow-Administrator an. Diese Person wird Benachrichtigungen über Aufgaben erhalten und Einstellungen bearbeiten dürfen.
2. Konfigurieren Sie die Benachrichtigungen über die Updates in den Flow-Aufgaben. Sie informieren den Administrator über die Überbelastung und eine niedrige Team-Effektivität.
3. Klicken Sie auf Flow erstellen.

Um den Flow zu bearbeiten, zu deaktivieren oder zu löschen, klicken Sie auf Menü (≡) und wählen Sie die gewünschte Option aus.

Die Option Deaktivieren stoppt vorübergehend den Flow, die Mitarbeiter werden keine Aufgaben mehr für diesen Flow erstellen können. Im Weiteren kann der Flow wieder aktiviert werden.