Aufgabenvorlagen in Bitrix24 sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um wiederkehrende Arbeitsabläufe zu standardisieren und die Effizienz im Team zu steigern. Mit nur wenigen Klicks können Sie mithilfe von Vorlagen Aufgaben mit vorgefertigten Teilnehmern, Fristen und Beschreibungen erstellen, wiederkehrende Prozesse automatisieren und so wertvolle Zeit sparen. Besonders für Routineaufgaben wie Berichte, Schulungen oder das Onboarding von neuen Mitarbeitern bieten Vorlagen eine zuverlässige Grundlage, um Fehler zu minimieren und die Qualität der Arbeit zu sichern.

Neue Vorlage erstellen

Um eine Aufgabenvorlage zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:

1-2. Öffnen Sie den Bereich Aufgaben und Projekte > Vorlagen.
3. Klicken Sie auf Erstellen.
4. Bearbeiten Sie die Vorlage wie eine einfache Aufgabe, fügen Sie eine Beschreibung und Teilnehmer hinzu, markieren Sie die Aufgabe als wichtig, wenn nötig.
5. Geben Sie im Feld Frist an, bis wann die Aufgabe erledigt werden muss. Bitrix24 übernimmt diese Frist automatisch bei der Erstellung neuer Aufgaben aus der Vorlage.
6. Klicken Sie auf Erstellen.

Zugriffsrechte verwalten

Legen Sie fest, wer die Vorlage einsehen, bearbeiten oder löschen darf.

Bearbeitungsrechte besitzen:

• der Ersteller der Vorlage,
• der Bitrix24-Administrator,
• Mitarbeiter mit vollem Zugriff auf die Vorlage,
• Mitarbeiter, die im Bereich „Aufgaben und Projekte“ über die Rechte „Vorlagen eigener Abteilung bearbeiten“ oder „Vorlagen anderer Abteilungen bearbeiten“ verfügen.

Verfügt eine Person nur über Leserechte, kann sie die Vorlage zwar öffnen, jedoch nicht ändern.
Aufgabenvorlagen erstellen

Aufgaben nach Vorlage erstellen

Sie können neue Aufgaben auf der Basis von vorgefertigten Vorlagen direkt aus dem Bereich Aufgaben und Projekte erstellen.

Klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Erstellen und dann auf den Punkt Aufgabe nach Vorlage. Wählen Sie die Vorlage aus, mit der Sie arbeiten möchten.

Sie können auch die Aufgabe öffnen und auf die Schaltfläche Vorlagen rechts unten klicken. Danach wählen Sie die gewünschte Vorlage aus.

Liste der Vorlagen verwalten

Die erstellten Vorlagen können Sie im Bereich Aufgaben und Projekte > Vorlagen finden und verwalten. Rufen Sie das Kontextmenü der gewünschten Vorlage auf und wählen Sie eine Option aus:

• Anzeigen
• Aufgabe nach Vorlage erstellen — Es wird ein Aufgabenformular geöffnet, in dem die Vorlage bereits ausgewählt ist.
• Neue Teilaufgabe zur Vorlage hinzufügen — Es ist möglich, eine Vorlage mit Teilaufgaben zu erstellen.
  Teilaufgaben erstellen
• Bearbeiten
• Löschen