Damit die Arbeitszeit im Unternehmen richtig erfasst wird und die Dienstplanung wie von selbst läuft, gestalten Sie in wenigen Schritten digitale Dienstpläne mit Bitrix24.

Um einen Dienstplan zu erstellen, öffnen Sie in Ihrem Account den Bereich Zeit und Berichte - Dienstpläne und klicken Sie auf den Button Dienstplan hinzufügen.

In Bitrix24 sind 3 Arten von Dienstplänen verfügbar:

• Fixierter Dienstplan
• Flexibler Dienstplan
• Schichtarbeit

Flexiblen Dienstplan erstellen

Bei einem flexiblen Dienstplan kann man den Arbeitstag jederzeit anfangen und beenden. Die Arbeitszeitdauer wird auch nicht angegeben und kann mehr als 24 Stunden betragen.

Wählen Sie die Option flexibel aus und geben Sie den Namen des Dienstplanes und den Berichtsturnus an.

Legen Sie Mitarbeiter und Abteilungen an, für welche der erstellte Dienstplan angewendet wird. Möchten Sie bestimmte Mitarbeiter aus der angegebenen Nutzergruppe in einen anderen Plan integrieren, fügen Sie diese Benutzer im laufenden Plan zu Ausnahmen hinzu.

Im Feld "Arbeitstag starten und beenden via" wählen Sie Geräte aus, auf welchen Ihre Mitarbeiter den Arbeitstag starten und beenden dürfen.

Fixierten Dienstplan erstellen

Ein fixierter Dienstplan kontrolliert strenger die Arbeitszeit des Mitarbeiters und ermöglicht es dazu, den Prozentsatz der Beanstandungen nachzuverfolgen.

Wählen Sie die Option fixiert aus und geben Sie den Namen des Dienstplanes ein.

Der wichtigste Parameter ist der Berichtsturnus. Vom angegebenen Wert hängt die Erfassung der Verstöße gegen Plan ab.

Wählen Sie Mitarbeiter aus, für welche der angelegte Plan angewendet wird.

Geben Sie die Arbeitszeit für diesen Dienstplan aus. Es wird dabei die zulässige Pausendauer bei Bedarf berücksichtigt. In unserem Beispiel ist die Geschäftszeit Montag bis Donnerstag von 8.00 Uhr bis 18.00 Uhr und Freitag von 8.00 Uhr bis 16.00 Uhr.

Stellen Sie sorgfältig Wochenenden und Feiertage ein.

In den Einstellungen können Sie einen anderen bereits erstellten fixierten Plan auswählen. In diesem Fall werden Wochenenden und Feiertage aus diesem Plan importiert.

Dienstplan für Schichtarbeit erstellen

Der Dienstplan für die Schichtarbeit erstellt für jeden Mitarbeiter konkrete Zeitrahmen, wann sie ihren Arbeitstag starten und beenden müssen.

Wählen Sie im hinzugefügten Dienstplan Schichtarbeit aus. Erstellen Sie Schichten für den Dienstplan. Geben Sie den Namen und Arbeitszeit für sie ein.

Speichern Sie den Dienstplan und fügen Sie Schichten für die Mitarbeiter hinzu.

Navigieren Sie den Kursor auf das nötige Datum und wählen Sie eine Schicht aus. So einfach kann man die Schichten verteilen.

In Grün werden künftige Schichten markiert. In Rot werden versäumte Schichten markiert. In Gelb wird der Tag markiert, wenn der Mitarbeiter nicht in seiner Schicht den Arbeitstag begonnen hat. Klicken Sie die Schicht an und wählen Sie die Option "Schicht hinzufügen" aus, damit sie in seiner Arbeitstzeit berücksichtigt wird.

Arbeitszeit der Mitarbeiter kontrollieren

Im Bereich "Arbeitszeit kontrollieren" geben Sie an, wie die Mitarbeiter den Arbeitstag starten und beenden werden.

• Start und Ende des Arbeitstags - die Benutzer starten und beenden den Arbeitstag manuell.
• Anfang des Arbeitstags - die Mitarbeiter starten den Arbeitstag manuell und das Ende des Arbeitstages wird automatisch aus dem Feld Arbeitszeit angegeben.
• Ende des Arbeitstags - der Start des Arbeitstags wird automatisch aus dem Feld Arbeitszeit angegeben.

Im Bereich "Verstöße gegen Dienstplan erfassen" geben Sie an, welche Verstöße erfasst werden und stellen die ausgewählten Punkte ein.

• Arbeitstag starten und beenden - um Verstöße zu fixieren, geben Sie an, wann die Mitarbeiter den Arbeitstag starten und beenden müssen.
• Arbeitsstunden mindestens pro Tag - geben Sie die Mindestdauer des Arbeitstages. Im Fall eines Verstoßes erhalten die Mitarbeiter eine Benachrichtigung.
• Inkorrekte Änderung der Arbeitszeit - hier kann man angeben, inwieweit der Mitarbeiter seinen Arbeitstag selbständig ändern kann. Bei einer größeren Abweichung wird der Verstoß erfasst und die angegebenen Mitarbeiter erhalten eine Benachrichtigung.
• Erlaubte Abweichung in Arbeitsstunden für den Berichtszeitraum - geben Sie an, wie viele Stunden die Abweichung von der definierten Arbeitszeit betragen kann. Bei einer größeren Abweichung wird der Verstoß fixiert und eine Benachrichtigung an die betroffenen Mitarbeiter gesendet.

Die Benachrichtigungen wegen Verstöße können direkt dem Vorgesetzten des Mitarbeiters aus der Unternehmensstruktur gesendet werden.

Für die Schichtarbeit sind einige zusätzliche Einstellungen verfügbar:

Schicht beginnt - geben Sie an, ob die Mitarbeiter die Schicht später beginnen können.

Arbeitsschicht nicht gestartet - wählen Sie diejenigen aus, die benachrichtigt werden, wenn der Mitarbeiter die Schicht nicht gestartet hat.

Wie früher kann die Schicht begonnen werden (Zeitversatz) - geben Sie an, ob die Mitarbeiter früher die Arbeitsschicht beginnen können. Beispielsweise haben Sie eine Stunde angegeben. Nehmen wir an, dass die Arbeitsschicht um 15.00 beginnt. Die Schicht wird für den Mitarbeiter berücksichtigt, nur wenn er den Arbeitstag nicht früher als um 14.00 Uhr begonnen hat.

Es wird empfohlen, den Dienstplan des Mitarbeiters zu ändern, bevor der Arbeitstag begonnen wurde. Wenn der Dienstplan während des gestarteten Arbeitstages geändert wird, erscheinen 2 Einträge in der Arbeitszeit des Mitarbeiters an diesem Tag.