Wenn Sie Kunden, Auftragnehmer oder Partner zur Besprechung einer Aufgabe hinzuziehen möchten, können Sie diese Personen in einen Bitrix24-Chat einladen. So bleiben der gesamte Kommunikationsverlauf und alle Dateien an einem Ort gespeichert. Externe Teilnehmer erhalten Gastzugang zum Chat und benötigen dafür keine Registrierung in Bitrix24.

Gäste können an der Diskussion teilnehmen, Audio- und Videonachrichten austauschen sowie Dateien senden. Sie sehen ausschließlich den Chat, in den sie eingeladen wurden, und haben keinen Zugriff auf weitere Bereiche Ihres Bitrix24. Nach Abschluss der Kommunikation können Sie den Gastzugang zum Chat beibehalten oder deaktivieren.

Wer kann einen Gast in den Chat einladen?

Standardmäßig können der Chat-Besitzer und die Chat-Administratoren Gäste einladen. In den Zugriffsrechten können Sie festlegen, ob Gäste von allen Teilnehmern oder nur vom Chat-Besitzer eingeladen werden dürfen.

Wechseln Sie zum Messenger und öffnen Sie den gewünschten Chat.

Tippen Sie in der Kopfzeile auf den Namen des Chats. Daraufhin öffnet sich die Sidebar – das Steuerungszentrum des Chats.

Tippen Sie auf Drei Punkte (…) in der rechten oberen Ecke und wählen Sie Bearbeiten.

Wechseln Sie zum Bereich Zugriffsrechte. Die Zugriffseinstellungen können nur der Chat-Besitzer oder ein Chat-Administrator ändern.

Tippen Sie auf Gäste einladen und wählen Sie die gewünschte Option aus:

• Alle Teilnehmer,
• Besitzer und Administratoren,
• Nur Besitzer.

Gäste in den Chat einladen

Öffnen Sie im Bereich Messenger den gewünschten Chat und tippen Sie auf den Namen in der Kopfzeile, um die Sidebar zu öffnen. Sie können den Einladungslink sofort kopieren und an den Gast senden oder eine andere Einladungsmethode wählen – SMS, E-Mail oder QR-Code.

Einladungslink kopieren. Tippen Sie in der Sidebar des Chats auf Link zur Einladung in Chat und wählen Sie Link für Gäste. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert und kann auf beliebige Weise gesendet werden.

Einladungsmethode wählen. Öffnen Sie in der Sidebar des Chats den Tab Teilnehmer und tippen Sie auf Hinzufügen.

Öffnen Sie den Tab Gäste. Hier kann man den Einladungslink auch kopieren und direkt über eine andere App senden – tippen Sie dazu auf Per Link einladen.

Möchten Sie einen externen Teilnehmer per SMS, E-Mail oder QR-Code einladen, tippen Sie auf Weitere Einladungsmöglichkeiten und wählen Sie die gewünschte Option aus.

Per SMS. Geben Sie die Telefonnummer des Gastes ein und tippen Sie auf Fortfahren.

Geben Sie den Namen an, unter dem der Gast im Chat angezeigt wird, und tippen Sie auf Einladen. Der Gast erhält eine SMS mit dem Link zum Chat.

Per E-Mail. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein und tippen Sie auf Einladen. Möchten Sie mehrere Personen einladen, geben Sie die E-Mail-Adressen durch Leerzeichen getrennt ein.

Geben Sie für jede E-Mail-Adresse den Namen an, unter dem der Teilnehmer im Chat angezeigt werden soll, und bestätigen Sie den Versand. Der Gast erhält anschließend eine E-Mail mit einem Link zum Chat.

Per QR-Code. Zeigen Sie dem Gast den QR-Code, zum Beispiel bei einem persönlichen Treffen. Der Gast scannt den Code mit der Kamera seines Smartphones und öffnet direkt die Einladung zum Chat.

Wie sieht der Chat für den Gast aus?

Nach dem Öffnen des Links wird die mobile App von Bitrix24 geöffnet. Vor dem Beitritt kann der Gast einen Namen eingeben und anschließend den Chat öffnen.

Der Gast kann Nachrichten im Gruppenchat senden und anderen Teilnehmern private Nachrichten schicken. Der Chatverlauf ist ab dem Zeitpunkt sichtbar, an dem der Gast dem Chat beigetreten ist.

Zugang zum Chat für Gäste deaktivieren

Wenn die Diskussion beendet ist, kann man einen einzelnen Gast ausschließen oder den Zugang für alle auf einmal schließen. Das können Nutzer mit dem Recht zum Hinzufügen von Gästen tun.

Einladungslink aktualisieren. Diese Option eignet sich, wenn Sie den Zugang für alle Gäste, die den aktuellen Einladungslink verwendet haben, sofort sperren möchten – zum Beispiel nach Abschluss eines Projekts mit einem Auftragnehmer oder wenn keine weitere Kommunikation mit externen Teilnehmern erforderlich ist.

Wechseln Sie in der Sidebar des Chats zum Tab Teilnehmer und tippen Sie auf Hinzufügen.

Öffnen Sie den Tab Gäste, tippen Sie auf Link ändern und bestätigen Sie die Aktion. Alle Gäste, die über den aktuellen Link eingetreten sind, werden ausgeschlossen. Neue Gäste können über den alten Link nicht eintreten.

Bestimmten Gast entfernen. Nutzen Sie diese Methode, um einen bestimmten Gast aus dem Chat zu entfernen, ohne die anderen Gäste zu beeinträchtigen – zum Beispiel wenn ein Auftragnehmer seine Arbeit abgeschlossen hat, der Kunde aber weiterhin am Chat teilnimmt.

Wechseln Sie in der Sidebar des Chats zum Tab Teilnehmer. Tippen Sie neben dem Namen des gewünschten Gastes auf Drei Punkte (...), wählen Sie Aus dem Chat entfernen und bestätigen Sie die Aktion.

Nach dem Entfernen verliert der Gast den Zugriff auf den Chat. Solange der Einladungslink gültig ist, kann der Gast erneut beitreten. Wenn Sie den Zugang vollständig sperren möchten, aktualisieren Sie nach dem Entfernen den Einladungslink.