Ein Vertriebsdokument dient dazu, einen Verkauf zu erfassen und ein Produkt aus dem Lager abzubuchen. Die Zugriffsrechte bestimmen, wer solche Dokumente ansehen, erstellen, bearbeiten, stornieren oder löschen darf.

Öffnen Sie den Bereich CRM > Einstellungen > Zugriffsrechte für Bestandsverwaltung. Für die Arbeit mit Vertriebsdokumenten können folgende fünf Zugriffsrechte eingerichtet werden:

• Anzeigen – Nur Lesezugriff auf Dokumente. Der Mitarbeiter kann sie weder bearbeiten, buchen noch löschen. Diese Berechtigung ist nützlich, um Verkäufe und Bestände zu überwachen. Wenn beispielsweise ein Kunde Waren in Chargen erhält, kann der Mitarbeiter die Vertriebsdokumente für jede Lieferung öffnen und die Abschreibung der Waren prüfen.
• Erstellen und Bearbeiten – Ermöglicht das Anlegen neuer Dokumente und das Bearbeiten von Entwürfen. Diese Berechtigung wird Mitarbeitern zugewiesen, die Verkäufe abwickeln oder auf Anfrage Informationen aktualisieren.
• Bestandselemente verarbeiten – Ermöglicht die Erfassung eines Verkaufs: Waren aus dem Lager abbuchen und Einnahmen erfassen. Diese Berechtigung ist für Mitarbeiter erforderlich, die den Verkauf erfassen und den Warenfluss kontrollieren.
• Verarbeitung abbrechen – Ermöglicht, die Verarbeitung eines Dokuments rückgängig zu machen und die Bestände auf den Zustand vor dem Verkauf zurückzusetzen. Diese Berechtigung wird Mitarbeitern zugewiesen, die Fehler in der Buchhaltung korrigieren.
• Bestandselement löschen – Ermöglicht das Löschen von Entwürfen und stornierten Dokumenten. Relevant für Mitarbeiter, die für die Ordnung in den Dokumenten sorgen und überflüssige Einträge entfernen.

Anwendungsfall: Der Mitarbeiter verkauft Waren schrittweise. Beispiel: Ein Kunde kauft Waren in Chargen. Der Mitarbeiter erstellt für jede Lieferung ein Vertriebsdokument, verarbeitet es und erfasst den Verkauf. Auf diese Weise können Waren schrittweise aus dem Lager abgebucht und die Bestände für jede Charge angezeigt werden.

Um ein solches Szenario einzurichten, führen Sie zwei Schritte aus:

1. Erstellen Sie eine neue Rolle, z. B. „Mitarbeiter“, und fügen Sie die entsprechenden Nutzer hinzu.
2. Aktivieren Sie folgende Zugriffsrechte: Produktkatalog anzeigen, Bereich Bestandsverwaltung anzeigen, Lager anzeigen und auswählen – wählen Sie dabei nur die Lager aus, auf die Zugriff benötigt wird. Für die Arbeit mit den Dokumenten aktivieren Sie die Rechte Anzeigen, Erstellen und Bearbeiten sowie Bestandselemente verarbeiten. Die anderen Rechte können deaktiviert bleiben, da der Mitarbeiter keine verarbeiteten Dokumente abbrechen oder löschen darf.

Zusätzlich richten Sie für die Arbeit mit Vertriebsdokumenten die Zugriffsrechte im CRM für Kontakte und Unternehmen ein – dies ermöglicht es, Kunden im Dokument auszuwählen. Ohne diese Rechte kann das Dokument nicht erstellt werden. Nach der Einrichtung kann der Mitarbeiter Vertriebsdokumente erstellen und verarbeiten, um Verkäufe zu erfassen und Bestände zu aktualisieren.
Rollenmodell der Zugriffsrechte im CRM