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E-Mail-Integration mit dem CRM

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Jeder Nutzer muss die Verbindung selbst einstellen. 

Sie haben die Möglichkeit, sowohl persönliche Postfächer als auch E-Mails des Unternehmens mit dem CRM zu synchronisieren. Das Bitrix24 CRM wird alle eingehenden und ausgehenden E-Mails sammeln, unahängig davon, wo Sie arbeiten – direkt im Account oder in Ihrem Postfach.



Postfach mit dem CRM verknüpfen

Nur der Mitarbeiter kann das Postfach mit dem CRM verbinden, wer den Zugriff auf CRM hat.

Die Möglichkeit finden Sie unter Optionen der E-Mail-Integration.

Wenn Ihr Mail-Konto schon hinzugefügt ist, aktivieren Sie einfach die Integration mit dem CRM, indem Sie auf den entsprechenden Button klicken.

Sie können Ihr Postfach direkt hier hinzufügen und mit dem CRM verknüpfen. Dabei stehen Ihnen 3 Varianten zur Auswahl:

  1. E-Mail-Services
  2. @bitrix24.de
  3. eigene E-Mail Domain


Einstellungen der Integration mit dem CRM

Die Einstellungen sind relativ einfach.

  • Mit CRM verknüpfen - aktivieren Sie die Option und Ihr Postfach wird automatisch mit dem CRM integriert
  • Daten abrufen für: hier geben Sie ein, für welchen Zeitraum die E-Mails synchronisiert werden: 3 Tage oder für die ganze Zeit.
  • Die Option "Daten abrufen für die ganze Zeit" ist nur im Tarif Professional verfügbar.
  • Lead für eine neue E-Mail-Adresse erstellen - Wenn die Option aktiviert ist, werden neue Leads aus allen eingehenden und ausgehenden E-Mails, falls die Adresse des Absenders bzw. Empfängers nicht bekannt ist, neue Leads und Aktivitäten erstellt. Sonst werden Aktivitäten nur für die bekannten  Adressen erstellt. 
  • Kontakte aus vCard-Anhängen erstellen

Nachdem das Mail-Konto mit dem CRM verbunden wurde, kann man auch die Einstellungen bearbeiten und zusätzlich folgedne Optionen konfigurieren:

  • Ordner werden verarbeitet - geben Sie den Ordner an, die mit CRM integriert werden.
  • Schwarzliste - geben Sie E-Mails und Domains, die abzulehnen sind.
Außer der Adressen aus der Schwarzliste werden auch E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeiter sowie auch E-Mail-Adressen, die Ihre Mitarbeiter mit Ihrem Bitrix24.Webmail integriert haben, im CRM in neuen Leads nicht gespeichert.

Nachdem Sie die Synchronisierung aktiviert haben, bekommen Sie den Button "CRM" angezeigt.

Die Leads werden nur dann erstellt, wenn Sie vorher die Option “Lead für einen unbekannten Absender erstellen” in den Einstellungen (CRM - Einstellungen - Integration mit Send&Save<) aktiviert haben. 


E-Mail des Unternehmens

Der Adminstrator des Accounts kann das Postfach des Unternehmens mit dem CRM verbinden. In diesem Fall werden neue Leads auch aus den E-Mails des Unternehmens erstellt und unter Verantwortlichen verteilt.

Die Option finden Sie im Bereich CRM - Einstellungen - E-Mails - CRM E-Mail Accounts (Unternehmens-E-Mail).

unternehmen.png

Die Einstellungen sind dieselben. Unter Verbindungsparametern können Sie die Zeit angeben, wie oft Ihr Postfach auf neue Leads geprüft wird.

Die Optionen "Auf neue E-Mails prüfen alle 2 Minuten und 5 Minuten" sind nur im Tarif Standard verfügbar.

Zudem stellen Sie in diesem Bereich präzise die Verarbeitung der Leads ein. Dabei sind folgende Optionen verfügbar:

  • Für eingehende Nachrichten von unbekannten E-Mail-Adressen Lead/Kontakt erstellen
  • Für ausgehende Nachrichten an unbekannte E-Mail-Adressen Lead/Kontakt erstellen
  • Kontakte aus vCard-Anhängen erstellen

Geben Sie auch die Warteschlange zur Verteilung von Leads und Kontakten. Sie werden der Reihe nach unter den Verantwortlichen verteilt.

zusaetzlich.png


Ihre Post wird auf neue Leads geprüft:

  • Persönliche E-Mails:
    • Alle 10 Minuten, wenn der Nutzer im Account arbeitet.
    • Einmal am Tag, wenn sich einer der Mitarbeiter im Account einloggt.
  • E-Mails des Unternehmens:
    • Alle 2-5-10 Minuten, 1-3-12 Stunden (so, wie Sie es eingestellt haben), wenn sich einer der Mitarbeiter im Account einloggt.

Wenn kein Mitarbeiter im Account eingeloggt ist, werden die E-Mails nicht geprüft.



So funktioniert die Integration

Die E-Mail wird automatisch dem Kontakt, dem Unternehmen oder dem Lead mit der gleichen E-Mail-Adresse zugeordnet, d. h., die E-Mail-Adresse, die im CRM-Element gespeichert ist, ist mit der E-Mail-Adresse des Absenders identisch

Wenn Sie eine E-Mail von einer unbekannten E-Mail-Adresse erhalten, d. h. , die E-Mail-Adresse wurde noch nicht im System eingetragen, wird daraus automatisch ein Lead erstellt.

Leads werden automatisch mit einer Aktivität erstellt. Wenn Sie eine ungelesene E-Mail löschen, wird auch die Aktivität gelöscht. 

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  • Danke, das hilft Danke :) Das hilft nicht Schade :(
    Könnten Sie bitte sagen, warum:
    Es ist nicht das, was ich suche
    Es ist zu kompliziert und unverständlich

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